Законы и бизнес в России

Распоряжение Главы города Челябинска от 23.04.2002 N 456 “Об утверждении “Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска“ (вместе с “Положением о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска“)

ГЛАВА ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23 апреля 2002 г. N 456

Об утверждении “Положения о порядке ведения

личных дел муниципальных служащих органов

городского самоуправления Челябинска“

В соответствии со ст. 34 Закона Челябинской области “О муниципальной службе в Челябинской области“, ст. 22 Устава города Челябинска, Регламентом Администрации города Челябинска (раздел 10):

1. Утвердить “Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска“ (приложение).

2. Установить обязательность исполнения требований названного Положения для всех органов городского самоуправления Челябинска.

3. Считать утратившим силу распоряжение Главы города Челябинска от 08.07.1998 N 873 “Об утверждении “Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска“.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения
возложить на заместителя Главы города, руководителя аппарата С.В. Козлова.

Глава города Челябинска

В.М.ТАРАСОВ

Приложение

к распоряжению

Главы города Челябинска

от 23 апреля 2002 г. N 456

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения личных дел муниципальных служащих

органов городского самоуправления Челябинска

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска (далее - Положение) разработано на основании законодательства о труде и муниципальной службе Российской Федерации и Челябинской области, Закона Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации“, Устава г. Челябинска, Регламента Администрации г. Челябинска и имеет целью установление единого порядка ведения личных дел муниципальных служащих органов городского самоуправления Челябинска.

1.2. Настоящее Положение не распространяется на работников, замещающих должности, предусмотренные штатными расписаниями органов городского самоуправления Челябинска для технического обеспечения деятельности этих органов, а также временных работников и совместителей.

1.3. Личное дело муниципального служащего есть совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о личности муниципального служащего, его служебно-трудовой деятельности и необходимых для обеспечения порядка прохождения муниципальной службы и реализации трудовых отношений в соответствии с законодательством.

1.4. Запрещается собирать и вносить в личные дела муниципальных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности и частной жизни.

1.5. Запрещается ведение нескольких личных дел одного и того же муниципального служащего.

1.6. Личное дело муниципального служащего является конфиденциальным документом строгого учета.

1.7. Руководители и специалисты органов городского самоуправления, в соответствии со своими полномочиями и функциональными обязанностями владеющие информацией о персональных данных, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, несут предусмотренную законодательством дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, а также уголовную ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

II. СОСТАВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА

2.1. Состав документов, входящих в личное дело муниципального
служащего, должен в полной мере отражать весь процесс прохождения муниципальной службы муниципальным служащим и реализации им трудовых отношений.

2.2. В состав личного дела муниципального служащего должны входить и располагаться в приведенном порядке следующие документы:

- дополнение к анкете;

- анкета;

- автобиография;

- личное заявление о приеме на муниципальную службу;

- трудовой договор;

- копия распоряжения (приказа) о назначении лица на муниципальную должность муниципальной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, повышении квалификации, присвоении ученых степеней и званий;

- характеристики, отзывы, рекомендации, представленные лицом при поступлении на муниципальную службу;

- справка из органов государственной налоговой службы о представлении сведений (декларации) о доходах и имуществе;

- справка о соблюдении ограничений, связанных с муниципальной службой;

- медицинское заключение (справка) о состоянии здоровья (при необходимости);

- документы о прохождении конкурса или испытания на замещение муниципальной должности муниципальной службы (если лицо принято на муниципальную должность по результатам конкурса или испытания);

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений);

- копии распорядительных документов о награждении государственными наградами и присвоении государственных почетных званий, а также копии удостоверений к наградам и званиям;

- копии распорядительных документов и удостоверений (свидетельств) о присуждении государственных премий;

- копии документов (удостоверений, свидетельств и других), подтверждающих наличие у лица льгот и гарантий, установленных законодательством (участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и лица, приравненные к ним; ветераны труда и боевых действий; лица, имеющие несовершеннолетних детей-инвалидов и другие);

- внутренняя опись документов, хранящихся в личном деле.

2.3. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных муниципального служащего (копии свидетельства о браке, изменении
фамилии и т.п.), характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (аттестационные листы, документы о сдаче квалификационных экзаменов, характеристики и отзывы о работе, представления к назначению на муниципальную должность и освобождению от нее, копии документов о переподготовке и повышении квалификации, копии распоряжений либо приказов о присвоении квалификационных разрядов, поощрении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, копии наградных листов, копии документов о награждении лица государственными наградами и присвоении ему государственных почетных званий, копии актов проверок полноты и достоверности деклараций о доходах и имуществе, копии актов служебных расследований, проверок и ревизий, другие документы), а также копии распоряжений (приказов) о переводах (перемещениях) на другие муниципальные должности муниципальной службы, об увольнении с муниципальной службы.

2.4. Все включаемые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

2.5. Личное дело оформляется работником кадровой службы (специалистом по кадрам) после издания распоряжения или приказа о назначении лица на муниципальную должность муниципальной службы.

2.6. Личное дело формируется в специальной папке. На внешней стороне обложки этой папки должны быть следующие реквизиты:

- полное наименование органа городского самоуправления;

- надпись “Личное дело“;

- номер личного дела;

- фамилия, имя, отчество муниципального служащего.

Номер личного дела должен быть проставлен на корешке папки.

На внутренней стороне обложки папки личного дела подклеивается карман для хранения контрольной карточки выдачи личного дела во временное пользование, здесь же рекомендуется подклеить памятку о порядке обращения с личным делом.

2.7. Все личные дела вносятся в журнал учета личных дел пофамильно, в алфавитном порядке и с указанием номера, присвоенного личному делу.

2.8. Все документы, включаемые в личное дело, должны быть тщательно проверены на полноту и достоверность сведений и подписаны работником службы кадров
(специалистом по работе с кадрами), ответственным за ведение личных дел.

Все листы документов личного дела нумеруются.

2.9. Анкета заполняется при поступлении на муниципальную службу собственноручно лицом, назначаемым на муниципальную должность, разборчивым почерком, без сокращений, прочерков и исправлений, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Заполнение Анкеты производится в строгом соответствии с данными личных документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании, присуждении ученых степеней и званий, удостоверения к государственным наградам и другие).

Анкета заполняется на отпечатанном типографским способом бланке установленного образца, как правило в присутствии работника службы кадров (специалиста по кадрам), который обязан проверить полноту и правильность записей в Анкете, заверить ее своей подписью и печатью службы кадров (Управление делами, общего отдела).

Представлять ксерокопии Анкет для включения в личное дело запрещается.

2.10. Лицо, вновь назначаемое на муниципальную должность муниципальной службы, обязано представить для включения в личное дело Автобиографию.

Автобиография является документом, содержащим краткое описание в хронологической последовательности основных событий в жизни и деятельности лица, назначаемого на муниципальную должность.

Автобиография составляется собственноручно на чистом листе писчей бумаги формата А4 (допускаются бланки автобиографии) в произвольной форме с соблюдением требований, указанных в части 1, 2 и 4 п. 2.9 настоящего Положения.

В Автобиографии должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения; национальность; социальное происхождение; где, когда и какие учебные заведения окончил; с какого времени, где и в качестве кого началась трудовая деятельность; причины перехода с одной работы на другую; занятие общественной деятельностью (где, когда и в качестве кого), участие в боевых действиях, ликвидации последствий стихийных бедствий и аварий; какие имеет изобретения, достижения в науке, литературе, культуре, искусстве и спорте; какие
знает иностранные языки и языки народов России; когда, за что и каких наград удостоен; свое семейное положение, близкие родственники и их занятие и т.п. сведения. Автобиография не должна в точности копировать сведения, указанные в анкете.

Объем Автобиографии не должен превышать 3-х страниц формата А4.

Автобиография заканчивается простановкой даты ее написания и подписью составившего ее лица.

2.11. Характеристика является документом, содержащим сведения о профессиональных, деловых и личных качествах муниципального служащего либо лица, впервые назначаемого на муниципальную должность муниципальной службы. Характеристика представляется в случаях, прямо предусмотренных законодательством, либо по распоряжению руководителя органа городского самоуправления. Категорически запрещается оформлять, запрашивать и высылать закрытые (секретные) Характеристики.

В дальнейшем при оформлении Характеристики муниципального служащего сведения для нее представляются непосредственными руководителями лица, на которого она составляется. Сведения должны быть достоверными, непредвзятыми, объективными. Сведения для Характеристики могут корректироваться и дополняться вышестоящим руководителем подразделения, в котором работает (работало) характеризуемое лицо.

Сведения для Характеристики должны содержать аргументированную оценку уровня профессиональной подготовки, творческого потенциала, способов и методов достижения поставленных задач, лидерских способностей, мотивации продвижения по службе, способность критически оценивать собственные результаты, учитывать критику и мнение подчиненных и руководителей, другие важные для характеристики личности критерии. Оценочные формулировки не должны унижать личного достоинства.

Объем Характеристики не должен превышать 2-х страниц формата А4.

Характеристика, как правило, составляется работником службы кадров (специалистом по кадрам) на основе представленных сведений по общепринятой форме, подписывается руководителем органа городского самоуправления (его первым заместителем либо руководителем аппарата) и заверяется печатью органа городского самоуправления.

Лицо, на которое составлена Характеристика, в обязательном порядке должно быть с ней ознакомлено, по его просьбе ему на руки должна выдаваться копия Характеристики.

2.12. Копии документов
об образовании должны быть составлены на бланках установленного образца. Допускаются ксерокопии с подлинников этих документов. Копии документов об образовании должны быть подписаны работником службы кадров (специалистом по кадрам) и заверены печатью службы кадров (Управления делами, общего отдела).

2.13. Копии распоряжений (приказов) о назначении (перемещении, увольнении и других) должны быть заверены в установленном порядке протокольной частью либо иной службой, на которую возложено ведение этих документов.

2.14. Личное дело муниципального служащего открывается Дополнением к анкете, которое ведется на бланке установленного образца, отпечатанном типографским способом.

Дополнение к анкете содержит: фамилию, имя, отчество муниципального служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о прохождении муниципальной службы (назначения, перемещения) со ссылкой на соответствующие распоряжения (приказы).

Во втором разделе помещаются данные, отражающие основные профессиональные и личные изменения муниципального служащего: переподготовка и повышение квалификации, присвоение ученых степеней и званий, присвоение квалификационных разрядов, награждение государственными наградами, присвоение почетных званий, поощрения, наложение и снятие взысканий, итоги прохождения аттестаций, изменения семейного положения и места жительства. Все изменения вносятся на основании подлинников соответствующих документов.

Обязательным реквизитом Дополнения к анкете является подраздел отметок о проверке состояния личного дела. Проверки состояния личных дел должны производиться не реже одного раза в год работниками службы кадров (специалистом по кадрам).

2.15. Личное дело закрывается Внутренней описью документов личного дела.

Внутренняя опись составляется на бланке установленного образца, отпечатанном типографским способом, и должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов личного дела, количестве листов документов, датах включения документов в личное дело, а также кем, когда и по какой причине изъяты документы из личного дела.

Листы Внутренней описи нумеруются отдельно от
остальных документов личного дела.

При сдаче личного дела на хранение в архив Внутренняя опись личного дела закрывается итоговой записью, в которой цифрами и прописью указывается количество документов и количество листов личного дела, подписывается работником службы кадров (специалистом по кадрам) с расшифровкой подписи и указанием даты закрытия Внутренней описи личного дела.

2.16. Образцы бланков документов личного дела (анкета, дополнение к анкете, справка о представлении декларации о доходах и имуществе в налоговые органы, внутренняя опись и другие) устанавливаются нормативными актами федеральных и областных органов государственной власти, а также распоряжениями Главы города и являются едиными для всех органов городского самоуправления.

2.17. Муниципальный служащий имеет право на ознакомление с персональными данными, хранящимися в его личном деле, внесение в них изменений и дополнений, получение копий с документов его личного дела, а также иные права в отношении его персональных данных, предусмотренные федеральным и областным законодательством и местными нормативно-правовыми актами.

2.18. Ознакомление муниципального служащего с документами его личного дела должно производиться по его требованию, но не реже одного раза в год, в том помещении, где хранятся личные дела муниципальных служащих, при обязательном присутствии работника кадровой службы. Ознакомление муниципального служащего с личным делом должно подтверждаться его личной подписью с указанием даты в верхней части лицевой стороны дополнения к анкете.

III. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

3.1. Личные дела муниципальных служащих для ознакомления и изучения могут выдаваться во временное пользование на срок не более 3-х суток должностным лицам, круг которых определяется распоряжением Главы города либо руководителя органа городского самоуправления.

3.2. Выдача во временное пользование личных дел муниципальным служащим, на которых эти дела заведены, не
допускается.

3.3. При выдаче личного дела на руки должностному лицу во временное пользование оно предупреждается о конфиденциальности личного дела, сроке пользования, соответствующем порядке хранения, а также об ответственности за неправомерное использование или утрату документов личного дела.

3.4. Перед выдачей личного дела во временное пользование из него изымается контрольная карточка, в которой проставляются фамилия и инициалы лица, получившего личное дело, дата выдачи. Лицо, получившее личное дело, в обязательном порядке должно расписаться в контрольной карточке.

Изъятая на период пользования личным делом контрольная карточка хранится в специальной картотеке (ящике), при возвращении личного дела соответственно помещается в него.

3.5. При работе с личным делом, полученным во временное пользование, запрещается производить в документах личного дела какие-либо записи, вносить в документы исправления, снимать с документов копии, помещать в личное дело новые документы, изымать из личного дела документы либо их части, выносить личное дело либо хранящиеся в нем документы из помещения органа городского самоуправления.

IV. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

4.1. Личные дела муниципальных служащих хранятся в структурном подразделении органа городского самоуправления, на которое возложены обязанности по ведению кадровой документации.

4.2. Личные дела хранятся как конфиденциальные документы строгого учета, в металлических шкафах (сейфах) и располагаются в них по порядку номеров. Совместно с личными делами хранится журнал учета личных дел. Хранение личных дел совместно с трудовыми книжками, другими документами строгого учета муниципальных служащих не допускается.

4.3. В случае прекращения муниципальной службы (увольнение, выход в отставку) личное дело муниципального служащего изымается из папки и, после оформления в установленном порядке, помещается в архив для хранения. Срок хранения личного дел в архиве 75 лет.

4.4. По истечении срока хранения
личное дело уничтожается, о чем составляется акт. Уничтожение личных дел производится путем сжигания либо измельчения в специальных машинках.

Заместитель

Главы города Челябинска,

Руководитель аппарата

С.В.КОЗЛОВ