Постановление главы Ядринской районной администрации ЧР от 08.02.2006 N 44 “О смотре-конкурсе среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики“ (вместе с “Положением...“)
АДМИНИСТРАЦИЯ ЯДРИНСКОГО РАЙОНАЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 февраля 2006 г. N 44
О СМОТРЕ-КОНКУРСЕ СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЯДРИНСКОГО РАЙОНА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В целях улучшения обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов по личному составу органов местного самоуправления Ядринского района Чувашской Республики постановляю:
1. Провести с 8 февраля 2006 года по 8 июля 2006 года смотр-конкурс среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района.
2. Утвердить прилагаемое Положение о смотре-конкурсе среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района (приложения N 1, 2).
3. Финансовому отделу Ядринской районной администрации предусмотреть выделение финансовых средств на подведение итогов районного смотра-конкурса.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами, Ядринской районной администрации и отдел бухгалтерского учета и отчетности.
Глава Ядринского района
Е.М.ЯРАНСКИЙ
Приложение N 1
к постановлению
главы Ядринского района
от 08.02.2006 N 44
ПОЛОЖЕНИЕ
О СМОТРЕ-КОНКУРСЕ СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЯДРИНСКОГО РАЙОНА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
1. Общие положения
1.1. Смотр-конкурс среди ведомственных архивов органов местного самоуправления Ядринского района проводится в целях улучшения состояния архивов, совершенствования деятельности специалистов, ответственных за архив, и их стимулирования.
1.2. Цели и задачи смотра-конкурса:
оказание помощи архивам ведомственных организаций по выполнению возложенных на них функций;
привлечение внимания руководителей организаций к вопросам улучшения материально-технической базы хранения документов;
наведение порядка в хранении и учете документов;
создание оптимальных условий хранения документов;
обобщение и распространение положительного опыта в практической деятельности архивов организаций;
совершенствование профессиональных навыков работников, ответственных за архив организаций.
1.3. В смотре-конкурсе принимают участие архивы городской и сельских поселений Ядринского района, структурные подразделения Ядринской районной администрации.
2. Организация и порядок проведения смотра-конкурса
2.1. Смотр-конкурс проводится с 8 февраля по 8 июля 2006 г.
2.2. Руководство организации самостоятельно принимает меры по проведению конкурса и выполнению его условий, представляет информацию о проделанной работе в оргкомитет.
2.3. Состав организационного комитета утверждается постановлением главы Ядринского района.
2.4. Оргкомитет рассматривает и изучает материалы, представленные участниками смотра-конкурса, оценивает их и составляет справку, в которой отражаются выполнение условий смотра-конкурса, его итоги и конкретные предложения по дальнейшему совершенствованию деятельности архивов организаций.
В случае необходимости члены оргкомитета выходят на места для более полного и всестороннего ознакомления с практикой работы архивов организаций.
3. Условия смотра-конкурса
Смотр-конкурс выдвигает следующие условия:
3.1. Соответствие помещений архивохранилищ и рабочих кабинетов, ответственных за архив нормативным требованиям, наличие оптимальных условий хранения документов.
3.2. Загруженность хранилищ в процентах (при загруженности более 90 процентов, принимаемые меры по увеличению их вместимости и представлению дополнительных площадей).
3.3. Наличие и состояние:
сигнализации (охранной, пожарной);
запираемых, распашных наружу металлических решеток на доступных извне окнах;
дверей, обитых металлом по огнестойкому материалу;
металлических стеллажей;
отключающих рубильников, скрытой электропроводки, светильников закрытого типа;
запасного выхода и плана эвакуации документов;
средств пожаротушения.
3.4. Соблюдение светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов:
наличие вытяжной вентиляции;
наличие приборов для измерения температурно-влажностного режима и журналов его регистрации;
периодичность проведения санитарных дней и обеспыливания документов;
обеспечение светозащищенности архивохранилищ (темные шторы, жалюзи, нанесение покрытий на оконные стекла и т.д.);
порядок опечатывания хранилищ и ограничения доступа к ним посторонних лиц.
3.5. Физическое состояние документов, их картонирование и размещение в хранилище.
3.6. Наличие топографических постеллажных указателей.
3.7. Соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилищ.
3.8. Периодичность проведения проверок наличия и состояния документов в архиве.
3.9. Наличие и ведение учетных документов:
книги учета поступления и выбытия документов;
описей дел;
актов приема-передачи документов;
сводной номенклатуры дел.
3.10. Наличие вспомогательного оборудования (шкафы, сейфы, каталожные ящики и др.).
3.11. Оснащение архива современной электронной техникой (компьютеры, принтеры, сканеры, ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и ее использование.
3.12. Отсутствие задолженности в обработке и описании документов организации.
3.13. Соответствие штатной численности работников объему работ архива.
3.14. Использование документов архива. Исполнение тематических и социально-правовых запросов.
4. Порядок подведения итогов смотра-конкурса
4.1. Итоги смотра-конкурса среди архивов ведомственных организаций подводит оргкомитет смотра-конкурса до 8 июля 2006 года.
Победителями признаются архивы тех организаций, которые добились лучших показателей в выполнении условий смотра-конкурса.
4.2. Оргкомитет принимает решение по результатам рассмотрения присланных материалов и выносит предложение по распределению призовых мест. Определяется три призовых места.
4.3. На основании решения оргкомитета издается постановление главы Ядринского района по итогам конкурса.
4.4. Архивы организаций победителей награждаются дипломами и ценными подарками.
Приложение N 2
к постановлению
главы Ядринского района
от 08.02.2006 N 44
СОСТАВ
ОРГАНИЗАЦИОННОГО КОМИТЕТА ПО ПРОВЕДЕНИЮ СМОТРА-КОНКУРСА
СРЕДИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
ЯДРИНСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Бажайкин С.В. - управляющий делами Ядринской районной
администрации, председатель;
Иванов В.К. - начальник отдела организационной работы
управления делами, организационно-контрольной
и кадровой работы;
Ильина М.В. - главный специалист по делам архивов управления
делами, организационно-контрольной и кадровой
работы;
Пушкина В.Н. - зав. правовым сектором - юрист управления
делами, организационно-контрольной и кадровой
работы;
Чиркова Т.А. - главный специалист по делопроизводству и
контролю управления делами,
организационно-контрольной и кадровой работы.