Законы и бизнес в России

Постановление Администрации Ханты-Мансийского района от 03.09.2009 N 115 “Об утверждении Положения об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района“

АДМИНИСТРАЦИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 сентября 2009 г. N 115

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ФОРМЫ И ПОРЯДКА

ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ

ПРОФЕССИОНАЛЬНУЮ СЛУЖЕБНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МУНИЦИПАЛЬНОГО

СЛУЖАЩЕГО АДМИНИСТРАЦИИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

Руководствуясь Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“, учитывая требования Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела“, принимая во внимание постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 26.03.2008 N 33 “Об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Ханты-Мансийского автономного округа
- Югры“:

1. Утвердить Положение об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района, согласно приложению.

2. Установить, что разъяснения и рекомендации по вопросам, связанным с исполнением Положения об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района, осуществляются отделом кадров и муниципальной службы администрации Ханты-Мансийского района.

3. Руководителям органов администрации района принять аналогичный правовой акт.

4. Рекомендовать главам сельских поселений, расположенных на территории района, принять аналогичный правовой акт.

5. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района Юдину Т.Ю.

Глава

Ханты-Мансийского района

Ю.Т.МАНЧЕВСКИЙ

Приложение

к постановлению администрации

Ханты-Мансийского района

от 03.09.2009 N 115

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ФОРМЫ И ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНУЮ СЛУЖЕБНУЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО АДМИНИСТРАЦИИ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

1. Общие положения

Настоящее Положение устанавливает форму и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района (далее - Положение) в соответствии с нормами Федерального закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“, требованиями Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела“, постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 26.03.2008 N 33 “Об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Ханты-Мансийского автономного округа - Югры“.

2. Форма, порядок ведения личного дела

Учет и хранение документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района (далее - муниципального служащего администрации района), осуществляется в индивидуально сформированном личном деле, состоящем из специальной
картонной папки, на лицевой стороне которой размещается обложка личного дела по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению, внутри папки первоначально располагается опись документов, впоследствии размещаются документы, имеющие отношение к лицу, в отношении которого заведено личное дело, конечным листом материалов личного дела муниципального служащего является лист ознакомления, свидетельствующий об ознакомлении с расположенными в нем материалами (документами).

3. Форма учета документов

3.1. Для учета документов, имеющихся в личном деле муниципального служащего администрации района, составляется опись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. В описи каждый документ, приобщенный к личному делу муниципального служащего (далее - личное дело), записывается отдельно с указанием его наименования, даты включения документа в личное дело, количества листов, при необходимости вносится запись об изъятии документа из личного дела с одновременным отражением инициалов, должности изымающего, а также причины изъятия. Опись подписывается ответственным лицом отдела кадров и муниципальной службы администрации Ханты-Мансийского района (далее - отдел кадров и муниципальной службы администрации района) с указанием расшифровки подписи.

3.2. К личному делу прилагается лист ознакомления муниципального служащего с документами личного дела по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

3.3. Учет личных дел осуществляется в журнале регистрации личных дел служащих администрации Ханты-Мансийского района по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению. Журнал регистрации личных дел ведется ответственными лицами отдела кадров и муниципальной службы администрации Ханты-Мансийского района (далее - администрации района), уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципального служащего. Количество номеров в журнале учета личных дел должно соответствовать количеству имеющихся личных дел.

4. Порядок ведения документов

4.1. Документы, подтверждающие профессиональную служебную деятельность муниципального служащего,
приобщаются в его личное дело.

В личное дело приобщается по одному экземпляру каждого документа.

4.2. Документы в личном деле муниципального служащего располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, приобщенных к личному делу муниципального служащего, все его листы, кроме описи и листа ознакомления с личным делом, нумеруются. Цифры проставляются в правом верхнем углу документа.

4.4. Копии документов, приобщаемых к личному делу муниципального служащего, заверяются соответствующим штампом (печатью) и подписью ответственного лица отдела кадров и муниципальной службы администрации района.

4.5. Ведение личных дел, документов осуществляется ответственным лицом отдела кадров и муниципальной службы администрации района.

5. Учет и хранение документов

5.1. Перечень документов, размещаемых в личном деле, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, применимый к муниципальной службе в соответствии с пунктом 4 статьи 30 Федерального закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“, должен соответствовать перечню документов, предусмотренных пунктом 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

5.2. Учет и хранение документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, осуществляет отдел кадров и муниципальной службы администрации района.

5.3. Для хранения личных дел муниципальных служащих используется специально отведенный кабинет (помещение), в том числе размещаемый в нем шкаф (сейф), оборудованный запорным устройством, ограничивающий доступ посторонних лиц.

5.4. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой орган администрации района, а также в государственные органы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, других субъектов Российской Федерации (увольнении муниципального служащего с муниципальной службы) его личное дело передается
в другой орган администрации района, государственные органы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, других субъектов Российской Федерации (хранится в кадровой службе), о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Освободившийся номер личного дела присваивается личному делу вновь принятого на должность муниципальной службы.

5.5. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в отделе кадров и муниципальной службы администрации района в течение 10 (десяти) лет, после чего передаются на архивное хранение в архив администрации района.

Приложение 1

к Положению об установлении формы

и порядка ведения, учета и хранения

документов, подтверждающих

профессиональную служебную деятельность

муниципального служащего администрации

Ханты-Мансийского района

Ханты-Мансийский

автономный округ

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

N ____________

АДМИНИСТРАЦИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

_________________________________________________

(фамилия, имя, отчество работника)

Приложение 2

к Положению об установлении формы

и порядка ведения, учета и хранения

документов, подтверждающих

профессиональную служебную деятельность

муниципального служащего администрации

Ханты-Мансийского района

ОПИСЬ

документов, имеющихся в личном деле

___________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

----T---------------------------T---------T----------T-----------T--------¬

¦ N ¦ НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА ¦ Дата ¦Количество¦Примечание ¦ Кем ¦

¦п/п¦ ¦включения¦ листов ¦ ¦ изъят ¦

¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦документ¦

¦ ¦ ¦в личное ¦ ¦ ¦ и по ¦

¦ ¦ ¦ дело ¦ ¦ ¦ какой ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦причине ¦

+---+---------------------------+---------+----------+-----------+--------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+---------------------------+---------+----------+-----------+--------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------------------------+---------+----------+-----------+--------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------------------------+---------+----------+-----------+--------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------------------------+---------+----------+-----------+---------

------------------------¬ -----------------------¬ -----------------------¬

¦ Личное дело ¦ ¦ Личное дело ¦ ¦ Опись переписана ¦

¦ сформировано ¦ ¦ сформировано ¦ ¦ ¦

¦“___“ ________ _____ г.¦ ¦“___“ _________ ___ г.¦ ¦“___“ __________ __ г.¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦Подпись ___ __________ ¦ ¦Подпись ___ __________¦ ¦Подпись _____ ________¦

¦ (Ф.И.О.) ¦ ¦ (Ф.И.О.)¦ ¦ (Ф.И.О.)¦

L------------------------ L----------------------- L-----------------------

Приложение 3

к Положению об установлении формы

и порядка ведения, учета и хранения

документов, подтверждающих

профессиональную служебную деятельность

муниципального служащего администрации

Ханты-Мансийского района

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

---------------T--------------------------T-------------------------------¬

¦ Дата ¦ Подпись служащего ¦ Подпись должностного лица ¦

¦ ¦ ¦ отдела кадров ¦

+--------------+--------------------------+-------------------------------+

¦
¦ ¦ ¦

+--------------+--------------------------+-------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

+--------------+--------------------------+-------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

+--------------+--------------------------+-------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

L--------------+--------------------------+--------------------------------

Приложение 4

к Положению об установлении формы

и порядка ведения, учета и хранения

документов, подтверждающих

профессиональную служебную деятельность

муниципального служащего администрации

Ханты-Мансийского района

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СЛУЖАЩИХ

АДМИНИСТРАЦИИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

________________________________________________

(наименование органа местного самоуправления)

----T----T------------------T-----T-------------T-------------T-----------¬

¦ N ¦ N ¦ Фамилия, имя, ¦Таб. ¦ Структурное ¦ Замещаемая ¦Примечание ¦

¦п/п¦дела¦ отчество ¦ N ¦подразделение¦ должность ¦ ¦

+---+----+------------------+-----+-------------+-------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----+------------------+-----+-------------+-------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----+------------------+-----+-------------+-------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----+------------------+-----+-------------+-------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+----+------------------+-----+-------------+-------------+------------