Распоряжение Главы Нижневартовского района от 31.05.2007 N 284-р “Об утверждении Положения об архивном отделе администрации района“
Утратил силу в связи с изданием распоряжения Администрации Нижневартовского района от 26.11.2009 N 706-р.ГЛАВА НИЖНЕВАРТОВСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 мая 2007 г. N 284-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Уставом района, решением Думы района от 08.12.2006 N 112 “О совершенствовании структуры управления администрации района“, распоряжениями главы района от 06.12.2006 N 990-р “Об упорядочении структуры администрации района“, от 12.12.2006 N 1003-р “О структуре управления администрации района“:
1. Утвердить:
Положение об архивном отделе администрации района согласно приложению 1;
образцы бланка письма, печати и штампов архивного отдела администрации района согласно приложению 2.
2. Признать утратившим силу распоряжение главы района от 15.05.2006 N 381 “Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Нижневартовского района“.
3. Отделу делопроизводства и контроля управления организации деятельности администрации района (О.А.Винокурова) внести информационную справку в оригинал распоряжения главы района от 15.05.2006 N 381.
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы района, управляющего делами Л.Ф.Налимову, начальника архивного отдела администрации района Н.Г.Санникову.
Глава района
Б.А.САЛОМАТИН
Приложение 1
к распоряжению
главы района
от 31.05.2007 N 284-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
I. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации района, правами юридического лица не обладает.
1.2. В своей деятельности отдел может осуществлять отдельные государственные полномочия, переданные ему в установленном порядке.
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, иными нормативными правовыми актами, нормативными документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз “Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре“, нормативными документами Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом района, решениями Думы района, постановлениями и распоряжениями главы района, Положением об отделе.
1.4. Отдел в своей деятельности подчинен Главе района. Оперативное управление, координацию и контроль деятельности отдела осуществляет заместитель главы района, управляющий делами.
1.5. Отдел имеет круглую печать для заверения: архивных справок, копий и выписок из документов; штампы и бланк письма со своим наименованием.
1.6. Местонахождение отдела: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Нижневартовск, проспект Победы, дом 26а.
II. Основные задачи отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Управление архивным делом на территории района в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов района и обеспечение доступа к ним.
2.2. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.
2.3. Обеспечение процесса информатизации архивного дела.
III. Основные функции отдела
В соответствии с возложенными задачами отдел реализует следующие основные функции:
3.1. Осуществляет:
взаимодействие по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думой района, структурными подразделениями администрации района, городскими и сельскими поселениями района, предприятиями, учреждениями и организациями района;
координацию и организацию архивного дела на территории района в пределах предоставленных ему полномочий;
координацию и методическое руководство деятельностью самостоятельных субъектов архивной деятельности, а также городских и сельских поселений района;
контроль сохранности архивных документов, находящихся на хранении в органах местного самоуправления района, предприятиях, учреждениях и организациях района;
контроль и методическое руководство, в пределах своих полномочий, по вопросам исполнения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории района, представляет в установленном порядке сведения о составе документов в уполномоченный орган исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в области архивного дела;
научно-техническую обработку архивных документов и их отбор на постоянное хранение;
учет документов по личному составу органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений, предприятий и организаций района;
хранение и учет документов и представляет в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.2. Обеспечивает:
подготовку проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления района по вопросам, отнесенным к ведению отдела;
выполнение федеральных и окружных программ, в пределах своей компетенции, участвует в разработке районных программ развития архивного дела.
3.3. Участвует в формировании проекта бюджета района.
3.4. Контролирует соблюдение установленного порядка и сроков передачи документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.
3.5. Организует:
изучение состава документов предприятий, учреждений и организаций - потенциальных источников комплектования архивного отдела с целью их дальнейшего отбора на постоянное хранение;
экспертизу научной и практической ценности документов и их отбор на постоянное хранение;
работу постоянной экспертной комиссии согласно Положению о ней;
работу Совета по архивному делу согласно Положению о нем.
3.6. Ведет:
реестры предприятий, организаций и учреждений района, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, практическое и иное значение для района;
в установленном порядке учет документов Архивного фонда района, хранящихся в органах местного самоуправления района, муниципальных предприятиях, учреждениях и организациях района - источниках комплектования отдела.
3.7. Разрабатывает:
в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
представляет на утверждение Главе района списки органов местного самоуправления района, муниципальных предприятий, учреждений и организаций района, документы которых подлежат передаче в отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
3.8. Проводит:
в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;
мероприятия по улучшению работы архивов в органах местного самоуправления района, муниципальных предприятиях и учреждениях, организациях района; способствует внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.
3.9. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.10. Информирует:
органы местного самоуправления района, иные учреждения, предприятия и организации района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
Главу района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в органах местного самоуправления района, муниципальных предприятиях, учреждениях и организациях района и других нарушениях законодательства.
3.11. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, при выступлениях на радио, телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы отдела органам местного самоуправления, учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
3.12. Рассматривает:
согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел органов местного самоуправления района, муниципальных предприятий и учреждений, организаций района - источников комплектования архивного отдела;
и представляет на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры поступившие от учреждений, предприятий и организаций описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, на технические документы, а также описи на кинофотофонодокументацию, в том числе и на электронных носителях;
заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3.13. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, а также деятельности экспертных комиссий.
3.14. Внедряет в практику работы отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
3.15. Выполняет другие функции в пределах представленных ему полномочий.
IV. Права отдела
Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:
4.1. Представлять администрацию района по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Получать от органов местного самоуправления района, муниципальных предприятий и учреждений, организаций района - источников комплектования архива - необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.3. Проверять выполнение учреждениями, предприятиями, организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов автономного округа, органов местного самоуправления района в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
4.4. Давать в пределах своей компетенции органам местного самоуправления района, муниципальным предприятиям и учреждениям, организациям района обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий района.
4.6. Вносить на рассмотрение Главы района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.
4.7. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию о работе ведомственных архивов и состояния делопроизводства в организациях, учреждениях и предприятиях, расположенных на территории района.
4.8. Утверждать порядок доступа и работы посетителей читального зала, порядок охраны архивной документации и имущества в зданиях архивного отдела.
V. Организация деятельности отдела
5.1. Положение об отделе, штатное расписание и должностной регламент начальника отдела утверждаются Главой района.
5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности Главой района по представлению заместителя главы района, управляющего делами.
5.3. Начальник отдела:
5.3.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
5.3.2. Отчитывается о своей работе и состоянии архивного дела в районе перед Главой района, Управлением по делам архивов автономного округа.
5.3.3. Готовит проект сметы расходов при формировании бюджета района.
5.3.4. Вносит предложения о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.
5.4. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности Главой района по представлению начальника отдела и согласованию с заместителем главы района, управляющим делами. Должностные регламенты специалистов отдела утверждаются заместителем главы района, управляющим делами.
5.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного заместителем главы района, управляющим делами, по согласованию с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и осуществляется во взаимодействии с органами местного самоуправления района.
5.6. Исключение отдела из структуры администрации района осуществляется по представлению Главы района по решению Думы района. При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается Главой района.
5.7. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах отдела, исключаемого из структуры администрации района, передаются в порядке правопреемства архивных документов в соответствии с действующим законодательством.
5.8. Выполнение указаний отдела по вопросам архивного дела обязательно для структурных подразделений администрации района, муниципальных учреждений и предприятий органов местного самоуправления, городских и сельских поселений района.
5.9. Отдел финансируется за счет средств бюджета района.
VI. Ответственность
6.1. Отдел несет предусмотренную законодательством ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, в том числе за:
несоответствие действующему законодательству визируемых им проектов постановлений, распоряжений главы района, положений, инструкций и других документов правового характера;
непринятие предусмотренных законом мер и устранение выявленных нарушений в принимаемых и принятых нормативных документах;
несоблюдение Правил внутреннего распорядка.
6.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, использование бланков, печати и штампов отдела. Степень ответственности специалистов отдела определяется должностными регламентами в соответствии с действующим законодательством.
Приложение 2
к распоряжению
главы района
от 31.05.2007 N 284-р
ОБРАЗЦЫ
БЛАНКА ПИСЬМА, ПЕЧАТИ И ШТАМПОВ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра
(Тюменская область)
АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖНЕВАРТОВСКОГО РАЙОНА
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ул. Таежная, 19, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский
автономный округ - Югра (Тюменская область), 628602
Телефоны: (3466) 41-18-14, 41-03-74
__________________ N _________
На N ________ от _____________
Образец печати не приводится.
---------------------------------------------¬
¦ АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ¦
¦ администрации Нижневартовского района ¦
¦ ул. Таежная, 19 г. Нижневартовск ¦
¦ Ханты-Мансийский автономный округ - Югра ¦
¦ Тюменской области Российской Федерации ¦
¦ индекс: 628611 ¦
L---------------------------------------------
-------------------------------------------¬
¦ Российская Федерация ¦
¦ (Тюменская область) ¦
¦ Ханты-Мансийский автономный округ - Югра ¦
¦ Администрация Нижневартовского района ¦
¦ АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ¦
¦ “___“ ________________ 20___ г. ¦
¦ N _______________________ ¦
L-------------------------------------------
-------------------------------------------¬
¦ Основание: Архивный отдел ¦
¦ администрации Нижневартовского района ¦
¦ ¦
¦фонд N ____________, опись N ____________ ¦
¦ед. хр N __________, лист(ы) N __________ ¦
L-------------------------------------------
-----------------------------------------¬
¦ АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ¦
¦ администрации Нижневартовского района ¦
¦ ¦
¦Входящий N ___________________________ ¦
¦ “___“ ____________________ 200___ г. ¦
L-----------------------------------------
-----------------------------------------¬
¦ АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ¦
¦ администрации Нижневартовского района ¦
¦ ¦
¦Исходящий N ___________________________ ¦
¦ “___“ ____________________ 200___ г. ¦
L-----------------------------------------
-----------------------------¬
¦ АРХИВНАЯ КОПИЯ ¦
L-----------------------------
-----------------------------¬
¦Хранить: __________________ ¦
L-----------------------------
-------------------¬
¦Хранить: ПОСТОЯННО¦
L-------------------
-----------------------------¬
¦Количество листов _________ ¦
L-----------------------------
-------------------¬
¦ Хранить: 75 лет ¦
L-------------------
-------------------------------------------¬
¦ Основание: АОАНР ¦
¦фонд N ____________, опись N ____________ ¦
¦ед. хр N __________, лист(ы) N __________ ¦
L-------------------------------------------
--------------------------------¬
¦В деле прошито и пронумеровано ¦
¦ ¦
¦ __________ листов ¦
¦___________ ____________ ¦
¦(должность) (подпись) ¦
¦“___“ _______________ 20___ г. ¦
L--------------------------------