Законы и бизнес в России

Постановление Администрации города Барнаула от 07.08.2000 N 1547 “Об инструкции по делопроизводству в Барнаульской городской Думе, городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах“

Утратил силу в связи с изданием Постановления администрации города Барнаула от 09.07.2004 N 2043.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 августа 2000 г. N 1547

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В БАРНАУЛЬСКОЙ

ГОРОДСКОЙ ДУМЕ, ГОРОДСКОЙ, РАЙОННЫХ, СЕЛЬСКИХ И

ПОСЕЛКОВЫХ АДМИНИСТРАЦИЯХ, ИХ ОТДЕЛАХ,

УПРАВЛЕНИЯХ И КОМИТЕТАХ

На основании примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края, утвержденной распоряжением администрации края от 5 января 2000 г. N 1-р, изменений ГОСТа Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, введенных с 1 апреля 2000 г., постановляю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Барнаульской городской Думе, городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах.

2. Руководителям аппарата Барнаульской городской Думы, городской, районных, сельских, поселковых администраций, их отделов, управлений и комитетов организовать изучение и неукоснительное соблюдение данной инструкции.

3. Постановление главы администрации города от 3 февраля 1997 года N 28 “Об инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах“ считать утратившим силу.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на секретаря администрации Гребенникова А.Г.

Глава администрации г. Барнаула

В.Н.БАВАРИН

Утверждена

Постановлением

администрации города

от 7 августа 2000 г. N 1547

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОРОДСКОЙ ДУМЕ, ГОРОДСКОЙ,

РАЙОННЫХ, СЕЛЬСКИХ И ПОСЕЛКОВЫХ АДМИНИСТРАЦИЯХ, ИХ

ОТДЕЛАХ, УПРАВЛЕНИЯХ И КОМИТЕТАХ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция составлена с учетом примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края, утвержденной распоряжением администрации края от 5 января 2000 г. N 1-р, изменений ГОСТа Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, введенных с 1 апреля 2000 г., и определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в Барнаульской городской Думе, городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах.

Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию несекретного характера.

Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом “Для служебного пользования“ определен особыми инструкциями.

Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда возлагается: в администрациях города, районов на заведующих общими отделами;

в администрациях сел и поселков - на заместителей глав этих администраций;

в отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.

1.3. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с регламентом работы данного учреждения и данной Инструкцией по делопроизводству.

2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

2.1. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.

2.2. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

2.3. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.

2.4. При приеме и регистрации корреспонденции необходимо:

проверить правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений;

вскрыть полученные пакеты, бандероли или посылки, кроме тех, на которых имеется надпись “лично“. При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщить об этом отправителю;

прикрепить к поступившим документам конверты, при получении доплатной корреспонденции конверты сохранить для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожить;

систематизировать документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

передать адресатам или уполномоченным им лицам именные пакеты с надписью “лично“. Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, зарегистрировать их;

передать или переслать неправильно присланные отправителю.

Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни - дежурным.

Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже резолюции руководителя ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.

2.5. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля.

Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов указан в приложении 1 к настоящей Инструкции.

2.6. Входящая корреспонденция регистрируется: срочная - вне очереди, остальные - в течение дня ее поступления.

2.7. Для регистрации всех категорий входящих документов применяется, как правило, единая регистрационная карточка или ее компьютерный вариант (приложение 2).

На каждый регистрируемый документ заполняется 2 экземпляра карточки. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая - после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения.

При этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения отдельных граф лицевой стороны регистрационной карточки:

в графе “Корреспондент“ для входящего документа указывается наименование учреждения, откуда поступил документ, вид документа. В отдельных случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего входящий документ;

для инициативного исходящего документа указывается наименование учреждения, куда он направляется;

при массовой рассылке документа указывается обобщенное название корреспондентов. Например, “Главы администраций“, “Отделы, управления и организации“. При регистрации инициативного исходящего документа в этой же графе указывается фамилия лица, подписавшего документ;

в графе “Дата и индекс документа“ указывается дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением - автором;

графа “Дата поступления и индекс документа“ заполняется только для входящих документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу;

календарная шкала вверху карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата, к которой документ должен быть исполнен (типовой срок, установленный для исполнения различных групп документов, в соответствии с пунктом 4.5 настоящей Инструкции либо дата, указанная руководителем в резолюции). Если срок исполнения продлен, то в шкале отмечается новая дата, а первая зачеркивается. Отметка о сроке исполнения делается в шкале на каждый документ, требующий ответа или исполнения, независимо от того, взят ли он на контроль. Для документа, взятого на особый контроль, перед сроком исполнения ставится красная буква “К“. При взятии на контроль отдельного вопроса или пункта документа (постановления, распоряжения, поручения, письма) проставляется срок их исполнения;

в графе “Краткое содержание“ указывается заголовок документа, а при его отсутствии излагается его краткое содержание;

при регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемых в разные сроки, заполняется дополнительный экземпляр карточки (продолжение), на котором в этой графе указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их исполнения;

в графу “Резолюция“ переносится резолюция с документа с указанием должности лица, подписавшего ее, и дата;

в графе “Отметка об исполнении“ отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения и направление его “В дело“, N и дата.

Оборотная сторона регистрационной карточки заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению - обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.

Для документов, взятых на контроль по срокам исполнения, запись делается по формуле: дата - кому передан документ;

дата - факт напоминания о сроке исполнения; дата - факт возвращения исполненного документа.

2.8. Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.

2.9. Регистрационно - контрольные карточки изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (формат А5 (210 х 148 мм) по ГОСТ-Р 6.30-97) (приложение 2).

2.10. При объеме документооборота до 500 - 600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме (приложение 3).

2.11. Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно - ориентированной регистрационно - контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа.

2.12. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.

Индекс документа - это его условное цифровое или буквенно - цифровое обозначение. Он обычно проставляется на бланке документа рядом с датой.

Индекс состоит из условного цифрового обозначения, если оно определено в номенклатуре дел администрации или его структурного подразделения, либо краткого названия подразделения, составившего документ, номера дела по номенклатуре подразделения, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера этого документа по регистрации. Например: 07-15/87/94. Может использоваться более простой вариант регистрации, в том числе компьютерный.

На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.

Если поступивший документ является ответом на письмо или информацией о выполнении решений, постановлений, распоряжений, то факт его получения отмечается в графе “Отметка об исполнении“ регистрационной карточки исходящего документа или в журнале исходящей корреспонденции.

2.13. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю.

Если в полученной корреспонденции имеется ссылка на какие-либо документы, ответственный за делопроизводство подбирает и передает их руководителю вместе с поступившими документами или соответствующей справкой.

2.14. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая оформляется на отдельном листе. На верхнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция должна содержать:

указание, кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы), предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату ее написания.

2.15. Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал регистрации входящей корреспонденции, а затем документ передается исполнителю.

Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочередно, либо одновременно в размноженных копиях.

2.16. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения.

2.17. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации.

В случае направления документа или письма на рассмотрение и для принятия мер в другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.

2.18. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в соответствующей регистрационной карточке или журнале.

Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.

2.19. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку “В дело“, N дела, в котором будет храниться документ, и заверяет ее своей подписью.

2.20. От имени учреждения корреспонденция подписывается его руководителем или заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Исходящие документы в вышестоящие органы подписываются в районной администрации главой, в администрации города - главой или его заместителями.

2.21. При увольнении или переводе работника на другую работу все служебные документы должны быть сданы по акту приема - передачи вновь принятому сотруднику.

3. Подготовка, оформление и размножение документов

3.1. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

3.2. Служебные документы пишутся на бланках. Бланк документа - это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.

3.3. Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской.

Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов (приложение 4).

На бланке для решений Барнаульской городской Думы, постановлений, распоряжений главы, писем администрации в верхней части, перед наименованием органа печатаются слова “Российская Федерация“.

3.4. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ и настоящей Инструкции.

3.5. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований:

- указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);

- указание вида документа;

- индекс и дата документа;

- заголовок документа;

- текст документа;

- адресат;

- проставление отметок о согласовании текста документа;

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

- проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его “В дело“.

3.6. Важным реквизитом документа является правильное указание его автора.

Для решений, принятых на заседаниях Думы, - наименование представительного органа (приложение 5).

Для постановлений и распоряжений главы администрации - наименование администрации (приложение 6).

Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.

При принятии совместных решений городской Думы и администрации города указываются в следующем порядке: слова “Российская Федерация“, затем наименование представительного органа, затем наименование администрации (приложение 7) с проставлением номера очередного решения Думы и через дробь номера очередного постановления главы администрации.

Такие решения подшиваются в дела в Думе и администрации.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию нескольких комитетов, управлений, отделов, принимается совместный распорядительный документ - постановление или приказ.

Документы, издающиеся совместно, оформляются не на бланках. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех учреждений, участвующих в их составлении, например:

Комитет по управлению Комитет по образованию

имуществом г. Барнаула администрации г. Барнаула

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.06.2000 г. N 25/30

Подписи в этих документах располагаются на одном уровне с указанием полных наименований должностей, включая наименования организаций, составивших документ, например:

Председатель комитета по Председатель комитета по

управлению имуществом образованию администрации

г. Барнаула г. Барнаула

подпись расшифровка подпись расшифровка

подписи подписи

Все экземпляры этих документов, в том числе и приложения, остающиеся в делах организаций, должны содержать подписи должностных лиц с указанием их должностей.

Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные данными учреждениями, разделенные косой чертой. При этом первым указывается номер той организации, которая подготовила проект документа.

3.7. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения.

3.8. Все указанные в п. 3.7 документы, за исключением распоряжений, поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений должны иметь заголовок, он должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: “О чем?“. Например: “Об отмене...“, “О состоянии...“.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, без кавычек. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Длина строки заголовка не более 28 печатных знаков, объем не должен превышать 5 строк машинописного текста.

Документы, оформленные на бумаге формата А5, не нуждаются, как правило, в заголовке.

3.9. Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.

Для решений представительного органа и протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений администрации и писем - день их подписания.

Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.

3.10. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Дата подписания указывается в левой верхней части документа.

Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах.

Все отметки на служебных документах, связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.

3.11. Реквизит “Адресат“ располагается в верхнем правом углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту инструкции и в приложениях примеры наименования организаций, их справочные данные и другие являются условными),

Администрация г. Барнаула

Общий отдел

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Администрация г. Барнаула

Отдел по защите прав

потребителей

Заведующему отделом

Мацепуло В.Н.

При адресовании документа руководителю учреждения наименование его входит в состав наименования должности адресата, например:

Председателю Избирательной

комиссии Алтайского края

Н.А.Еремеевой

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Сельские и поселковые

администрации

При адресовании документа нескольким адресатам слово “Копия“ не пишется.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Отделение Пенсионного фонда

Российской Федерации

по Алтайскому краю

656056, г. Барнаул,

пр. Комсомольский, 80-а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

656023, г. Барнаул,

пр. Строителей, 6, кв. 2

С.И.Павлову

Документ не должен содержать более четырех адресатов; в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

В состав реквизита “Адресат“ при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат“ по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового

товарищества “Восход“

В.И.Петрову

В адресате документа, направляемого внутри учреждения, указывается должность, инициалы и фамилия руководителя структурного подразделения.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и учреждениям подведомственной системы. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

Каждый элемент реквизита “адресат“ - наименование учреждения, подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес печатаются с новой строки от 4-го положения табулятора через 1 интервал, составные части отделяются друг от друга 1,5 интервалами.

3.12. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.

3.13. При согласовании документа (кроме постановлений и распоряжений) визированием виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Визы проставляются на лицевой стороне ниже подписи руководителя (главы администрации). Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

______________ А.С.Орлов

личная подпись

06.04.2000

При наличии замечаний к документу (кроме постановлений и распоряжений) визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

__________________ А.С.Орлов

личная подпись

06.04.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.06.2000 N 451-805

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

страховой компании “Жизнь“

от 21.05.2000 N 107

Гриф согласования располагается ниже реквизита “подпись“.

3.14. Согласование проектов постановлений, распоряжений глав городской и районных администраций визируется исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юристом, заместителями глав администраций, курирующими соответствующие вопросы.

Согласование оформляется на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа после подписи главы администрации, перед приложениями (приложение 8).

При согласовании постановлений и распоряжений главы администрации города первым указывается первый заместитель главы администрации, затем секретарь администрации, заместитель главы администрации по правовым вопросам, отраслевой заместитель главы администрации, начальник контрольно - аналитического управления, руководители структурных подразделений администрации города, главы районных администраций и другие заинтересованные лица.

Очередность визирования от меньшей должности к большей, последними ставят свои подписи в следующей последовательности: начальник контрольно - аналитического управления, секретарь администрации, заместитель главы администрации по правовым вопросам.

Если по рассмотренному на коллегии проекту постановления сделаны замечания, то после доработки он перепечатывается и снова визируется в следующем порядке: отраслевой заместитель главы администрации, начальник контрольно - аналитического управления, секретарь администрации, заместитель главы администрации по правовым вопросам. Список этих руководителей располагается по вышеназванному в этом пункте порядку.

При согласовании постановлений и распоряжений глав районных администраций соблюдается следующая последовательность: секретарь администрации, отраслевой заместитель главы администрации, заведующий юридическим отделом, затем другие руководители заинтересованных отделов управлений, комитетов.

3.15. Гриф согласования постановлений и распоряжений содержит следующие элементы: при соблюдении полей: левое - 10 мм, правое - 35 мм, верхнее - 15 мм, в верхней части листа от границы левого поля печатается слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами без кавычек, наименование должности (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым согласовывается документ и дата согласования.

3.16. После списка согласования указывается список на рассылку документа. Если список не помещается на этой странице, он продолжается на дополнительном листе.

3.17. Под списком на рассылку указывается должность, инициалы и фамилия руководителя отдела, комитета, управления, готовящего проект распорядительного документа, и первой проставляется его роспись.

3.18. В конце распорядительного документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя полностью, номер его телефона, дата исполнения. Например,

Иванов

233221

25.06.2000

Подпись исполнителя обязательна.

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (инициалы имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

Н.В. 3 12.04.2000

3.19. Проекты постановлений и распоряжений должны визироваться должностными лицами незамедлительно в день их поступления с обязательным проставлением даты визирования под подписью.

В случае несогласия с содержанием распорядительного документа, замечания излагаются в листе визирования или на отдельном листе. В этом случае делается отметка: “Замечания прилагаются“.

3.20. Приложение к решению городской Думы или постановлению (распоряжению) администрации (приложение 9) должно обязательно иметь следующие элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, заголовок, текст. Если в приложении имеются цифровые показатели, то указывается единица их измерения. Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере приложения и к какому документу оно прилагается указывается в правом верхнем углу первого листа. Знак N не печатается.

Приложения к распорядительным документам администрации подписываются секретарем администрации, связанные с расходованием бюджетных средств - начальником управления по финансам, налоговой и кредитной политике.

Приложения могут иметь также другие служебные документы. В этом случае в основном или сопроводительном письме ниже текста, перед подписью указывается:

Приложение: на ___ л., в ____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и число их экземпляров.

Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 5 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 5 экз.

3.21. Основными способами утверждения документов являются подписание, утверждение, проставление печати.

Подпись - обязательный реквизит документа. Подписываются и утверждаются первые экземпляры документов, при необходимости и их копии (по учредительным документам, направляемые в федеральные органы власти, и др.).

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. В состав подписи входит обозначение должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка, например:

Глава администрации личная подпись В.И.Иванов

Октябрьского района

г. Барнаула

или

Глава администрации личная подпись В.И.Иванов

Документ может быть подписан исп“лняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог “За“ или косую черту перед наименованием должности.

Допускается в реквизите “Подпись“ центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Начальник муниципального

трамвайно - троллейбусного предприятия

г. Барнаула ____________ А.Ф.Рейнгольд

личная подпись

3.22. Решения и распоряжения городской Думы подписываются главой городского самоуправления.

Постановления, распоряжения администраций города, района, села и поселка - главой администрации, при его отсутствии - первым заместителем главы администрации, а также заместителем главы администрации, назначенным главой администрации специальным распоряжением.

В отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителем руководителя.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления личная подпись М.А.Медведев

Главный бухгалтер личная подпись Н.И.Рогозина

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель комитета Начальник управления по

по экономике финансам, налоговой и кредитной

политике

личная подпись С.В.Баев личная подпись А.А.Калинин

Подпись располагается ниже текста на 2 - 4 интервала, длина строки с указанием наименования должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через 1 интервал. Расшифровка подписи - на уровне первой строки наименования должностного лица от 6 положения табулятора без скобок строчными буквами. Между инициалами имени и фамилией пробел не ставится.

3.23. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале или с помощью компьютера. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года (приложение 10).

3.24. Распоряжения издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела. Распоряжения регистрируются в журнале или с помощью компьютера. Порядковый номер распоряжения с добавлением буквы “р“ (12-р, 159-р и т.д.), буквы “лс“ - по личному составу, буквы “к“ - по командировкам и отпускам устанавливается в пределах календарного года. Наличие установленных реквизитов обязательно для всех видов распоряжений (приложение 11).

3.25. Утверждение - особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Элементом грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ, написанное заглавными буквами без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.

Гриф утверждения печатается перед текстом в правом верхнем углу документа. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Центрального района

________________ С.Л.Сытых

личная подпись

21.05.99

Допускается в реквизите “Гриф утверждения“ документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

г. Барнаула

_________________________ В.Н.Баварин

личная подпись

12.06.2000

3.26. При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утвержденного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением администрации

Ленинского района

от 30.06.2000 N 101

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжением администрации

Октябрьского района

от 15.05.2000 N 25-р

Гриф утверждения примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края следует читать

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением администрации края

от 15.01.2000 N 1-р

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета Начальник УВД города

по образованию полковник милиции

администрации города

___________ Б.А.Черниченко _____________ Ю.К.Синев

12.02.2000 12.02.2000

ПЛАН

ОРГАНИЗАЦИОННО - ПРАКТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ

ПО ПРОФИЛАКТИКЕ ПРАВОНАРУШЕНИЙ СРЕДИ

ПОДРОСТКОВ

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа от пятого положения табулятора, отступив от верхнего обреза листа 4 - 5 интервалов. Составные части реквизита должны содержать в одной строке не более 28 знаков и отделяются друг от друга 1,5 - 2 интервалами.

3.27. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3.28. Количество печатей, их виды, место хранения, ответственных за сохранность печатей определяет глава городского самоуправления, администрации.

3.29. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. 1991 (ГСДОУ) рекомендует примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать (приложение 12).

3.30. Размноженные экземпляры (ксерокопии) распорядительных документов (постановлений, распоряжений, решений, приказов) заверяются печатью “Для постановлений и распоряжений“, “Для решений“, “Для приказов“ и т.д.

Оттиск печати на документе должен быть синего или фиолетового цвета, проставлять его следует таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.

Письма, выполненные на бланках организаций, не требуют удостоверения печатью.

3.31. Постановления, распоряжения, материалы к различным заседаниям и совещаниям тиражируются в Думе, администрациях города, районов, сел и поселков в соответствии с установленным регламентом их работы.

3.32. Решение, постановление (распоряжение), подлежащее рассылке согласно списку, выдается в копии и должно содержать необходимые реквизиты: дату подписания, регистрационный номер и заверено печатью “Для постановлений и распоряжений“.

Постановления, касающиеся:

- охраны прав детства;

- регистрации новой редакции учредительных документов (внесение в них изменений) предприятий;

- передачи в собственность жилья путем приватизации;

- указания частных строительных объектов;

- опеки над совершеннолетними;

- иные документы

выдаются заявителям в виде дубликата с подлинной подписью главы администрации, заверенной печатью (“Для постановлений и распоряжений“).

3.33. Решения, постановления (распоряжения), выдаваемые из архивного фонда по запросам судебных органов и для нотариальных сделок, другие служебные документы, выдаются в виде ксерокопий, заверенных надписью или штампом “Копия верна“, подписью руководителя аппарата городской Думы, секретаря администрации, круглой печатью.

Копии снимаются только с документов, изданных учреждением.

3.34. Копии распорядительных документов, не обозначенные в списке на рассылку, выдаются заявителям на основании письменного заявления с указанием причин в срок не более 3-х дней.

3.35. Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа, постановлений или распоряжений администрации, необходимо тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р 6.30-97 и настоящей Инструкцией.

Обязательными пунктами в них должны быть те, в которых указаны в какие сроки, что должен сделать, кто должен организовать исполнение, в какие сроки проинформировать о выполнении, на кого возлагается контроль.

3.36. Решения, постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков в интервале 15 мм от верхнего края листа.

3.37. Тексты сложных документов (справки, отчеты, обзоры, доклады, положения и т.д.) делятся на разделы, пункты, подпункты. Разделы текста снабжаются заголовками, которые располагаются посередине листа. От текста заголовки отделяются двумя - четырьмя интервалами. Нумеруют разделы, пункты и подпункты арабскими цифрами. Порядковые номера частей текста отделяются точками, например: обозначение 5.12.7. соответствует разделу 5, пункту 12, подпункту 7. Обозначения номеров печатаются с красной строки.

В распорядительных документах используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ), что является отражением принципа единоначалия. Слова ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ печатаются прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками, затем ставится двоеточие.

В таких документах, как объяснительные записки, докладные записки используется форма изложения от первого лица единственного числа (“прошу направить“, “считаю необходимым...“).

В других видах документов используется форма изложения от третьего лица единственного числа (“... считает возможным...“, “...не возражает...“ и т.д.) или первого лица множественного числа (“направляем“, “просим“). В данном случае руководитель, подписавший документ, выступает от имени учреждения.

3.38. Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться, как правило, по одному вопросу.

Для писем применяются бланки (приложение 4).

На копии письма ставятся визы исполнителя и других работников, с которыми согласован проект письма.

В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа печатают фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Ниже указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.

3.39. Служебные документы печатаются на компьютере с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 14 через 1 интервал или на пишущей машинке через 1,5 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста (кроме постановлений и распоряжений).

При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов АЗ и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

Левое поле печатного текста - 35 мм.

Документы со сроками хранения до 3-х лет допускается печатать на двух сторонах листа, при этом размеры верхнего и нижнего полей обратной стороны не меняются, размер правого поля должен быть не менее 20 мм, а левого - не менее 10 мм.

Документы для печатания должны быть написаны пастой или чернилами ясно и разборчиво.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

Текст документов печатают через 1,5 интервала. Документы, изготовляемые на бумаге формата А5, допускается печатать через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 интервала.

3.40. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.

От нулевого положения табулятора печатают реквизиты: “Наименование учреждения“, “Заголовок к тексту“, “Текст (без абзаца)“, “Отметка о наличии приложения“, “Наименование должности в реквизите и подпись“, “Гриф согласования“, заверительную надпись “Верно“, дату при заверении копий, “Фамилия исполнителя и номер его телефона“.

От 1-го положения табулятора печатают начало абзаца в тексте.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит “адресат“.

От 5-го положения табулятора печатают реквизит “гриф утверждения“ и “гриф ограничения допуска к документу“.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизите “подпись“.

2-е, 3-е, 7-е положения табулятора используют при составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными частями текста.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал, а их составные части отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 4 интервалами.

3.41. Внутренние документы (докладные записки, заявления, объяснительные записки) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. Если документы указанных видов направляются за пределы организации, они оформляются на общем бланке.

3.42. В распорядительных документах слова ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ и т.п. печатают прописными буквами отдельной строкой от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками, например: ПОСТАНОВЛЯЮ:

3.43. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Наименование должности, а также наименование согласовывающего и утверждающего документы печатают через 1 интервал строчными буквами через 1,5 интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО.

3.44. Слова “Приложение“, “Основание“ печатают строчными буквами от нулевого положения табулятора. Наименование приложения и основания печатают через один интервал, столбиком справа, оставляя слова Приложение и Основание открытыми.

3.45. В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не допускается.

При оформлении многострочных реквизитов необходимо использовать максимальные длины строк в пределах, указанных в п. 3.40 настоящей Инструкции.

Председатель комитета

по образованию администрации города Б.А.Черниченко

Не рекомендуется

Председатель комитета

по образованию администрации

города Б.А.Черниченко

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета.

3.46. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах фиксируются в соответствующих протоколах.

3.47. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступления докладчиков и участников;

стенографические - весь ход заседания записывается дословно.

В полных и стенографических протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам.

Протоколы ведет секретарь, избранный на заседании, либо должностные лица.

В случае стенографирования выступления на заседаниях или совещаниях, их содержание в протокол может не включаться, а расшифрованная и соответствующим образом оформленная стенограмма прилагается к протоколу.

3.48. Протокол оформляется на основании записей хода заседания, собрания, а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений записей выступлений депутатов.

Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на компьютере или на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать его юридическую силу. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе.

3.49. Форма протокола должна включать в себя следующие обязательные реквизиты:

слова “Российская Федерация“;

полное наименование органа местного самоуправления;

наименование документа (протокол);

порядковые номера заседания и созыва;

дата и место состоявшегося заседания. Эти данные печатаются на одном уровне.

3.50. Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколы заседаний Думы нумеруются в нарастающем порядке в пределах созыва, другие - в пределах календарного года.

3.51. На вводной части протокола указываются:

фамилия, инициалы и должность лица, открывшего заседание, а также председательствующего на заседании, секретаря заседания;

установленное число депутатов, число избранных депутатов в Думу, из них присутствовало на заседании;

число отсутствующих депутатов и по каким причинам;

число приглашенных.

Список отсутствующих депутатов и приглашенных прилагается к протоколу.

В повестке дня указывается порядковый номер и наименование каждого вопроса, внесенного на рассмотрение.

Например:

О повестке дня ________ заседания __________________________

(номер) (наименование

_________________________;

представительного органа)

О порядке работы _______ заседания _________________________

(номер) (наименование

__________________________;

представительного органа)

или Регламент работы ______ заседания ______________________

(номер) (наименование

__________________________;

представительного органа)

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос “Разное“. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

3.52. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)“. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

3.53. Перед словом “СЛУШАЛИ“ ставят номер вопроса повестки дня. Затем в одной строке указывается формулировка рассматриваемого вопроса (соответствующая формулировке вопроса в повестке дня); строкой ниже с красной строки - фамилия и инициалы докладчика и содокладчика. Если они депутаты, то указывается номер избирательного округа, должность или род занятий, затем ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада, содоклада в форме прямой речи или запись после тире “Доклад, содоклад прилагается“.

3.54. В подразделе “ВЫСТУПИЛИ“ с абзаца указываются фамилия и инициалы (фамилия указывается в именительном падеже), наименование избирательного округа (для депутатов) и через тире с прописной буквы краткое содержание выступлений каждого выступающего. Если слово предоставляется приглашенному лицу, то указывается его фамилия, инициалы и должность или род занятий. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается “Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается“. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана, и последствия аварии ликвидированы.

3.55. После слова “ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)“ ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится принятое постановление (решение) или пишется “решение прилагается“.

Например: принять представленный проект правового акта;

принять за основу;

принять с учетом высказанных замечаний;

снять с обсуждения ввиду неготовности вопроса и т.д.

Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Например:

1. СЛУШАЛИ:

Фролова Е.Н. - Текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. - Краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Провести мероприятия...

1.2. Елизарову Б.С. организовать выставку...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись В.А.Сидоров

Секретарь Подпись Е.М.Круглова

При голосовании указывается, сколько голосов подано за предложение или постановление по схеме:

“за“ ____, “против“ ____, “воздержался“ ____.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

3.56. В протокольной записи могут содержаться поручения по доработке проекта постановления (решения) с указанием лиц, ответственных за это, сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту Думы, поручения должностным лицам, не включенным в проект постановления (решения).

3.57. Все решения, принятые городской Думой, подписываются главой городского самоуправления и прилагаются к протоколу.

Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в архиве Думы и администрации, а затем сдаются в государственный архив на постоянное хранение.

3.58. Выписки из приказов и протоколов:

3.58.1. В выписках из протокола и приказа делается дословная запись содержания выписываемых абзацев.

3.58.2. Выписку подписывает компетентное лицо, затем ее заверяют печатью. Выписки заверяют проставлением заверительной подписи “Верно“, наименования должности сотрудника, его личной подписи и даты.

3.58.3. В решениях и постановлениях, приказах при оформлении выписки пишется обязательно констатирующая часть: в протоколах - вводная часть (включая повестку дня), а затем - дословная запись содержания абзацев.

3.59. Докладная записка.

3.59.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

3.59.2. Докладные записки могут быть внутренними и внешними.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству учреждения, подписывается руководителем структурного подразделения и оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту.

Если докладная записка исходит от имени учреждения, то она подписывается руководителем и печатается на общем бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

3.59.3. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

3.60. Акт.

3.60.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово - хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

3.60.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

3.60.3. Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке.

Совместные акты учреждения с другими учреждениями печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт или на чистом листе бумаги формата А4.

В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

3.60.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта строится по схеме: Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: (указываются наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии членов комиссии).

Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, его местонахождение или адресаты, которым они направлены, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - направлен (наименование структурного подразделения)

2-й экземпляр - (наименование структурного подразделения)

3-й экземпляр - в дело (указывается номер дела).

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

3.61. Служебное письмо.

3.61.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

3.61.2. Письма подготавливаются по указанию руководства или по инициативе структурных подразделений, а также в ответ на поступившие документы и печатаются на бланке письма.

3.61.3. Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - извещения.

3.61.4. Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно облегчает, убыстряет их обработку.

Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей. В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д.

Простые письма содержат только вторую часть.

Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.

3.61.5. Служебные письма пишут, как правило, без обращения к адресату. Изложение ведется в первом и втором лице множественного числа: “Высылаем Вам...“, “Просим направить нам...“ (“Вы“, “Вас“ и т.д. пишется с прописной буквы, а “мы“, “нас“, “нам“ и т.д. - со строчной.

3.61.6. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

3.61.7. Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.

В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

3.61.8. Письмо - подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или для подтверждения телефонного разговора.

3.61.9.Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу. Например:

В порядке оказания технической помощи просим... Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...

Руководитель учреждения подпись Расшифровка подписи

Главный бухгалтер подпись Расшифровка подписи

3.61.10. Письмо - напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить отчет не позднее 03.06.2000.

Начальник отдела подпись Расшифровка подписи

3.62. Извещение - документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается.

Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: “Уважаемый...Сообщаем“ (“Извещаем“); “Доводим до Вашего сведения“, “Ставим Вас в известность“, например:

Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20 октября 2000 г.

Начальник отдела подпись Расшифровка подписи

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения, если оно адресовано конкретному лицу или с просьбой о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). Например:

Просим заинтересованных лиц организации принять участие в

заседании комиссии.

Заместитель руководителя подпись Расшифровка подписи

3.63. Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица в свершении факта. Например: Сообщаем...

3.64. Срочное донесение - сообщение, представляемое в орган местного самоуправления за подписью руководителя учреждения о чрезвычайных происшествиях или чрезвычайной обстановке на объектах.

3.65. Порядок составления и отправки телеграмм (телетайпограмм) и телефонограмм.

3.65.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем учреждения или его заместителями.

3.65.2. Проекты телеграмм (телетайпограмм), представляемые на подпись руководству учреждения, должны составляться кратко, четко излагать содержание, визироваться исполнител“ми и руководителями структурных подразделений, а в случае необходимости согласовываться и визироваться руководителями других заинтересованных подразделений. Проекты телеграмм (телетайпограмм), представляемые на подпись руководителю учреждения, кроме перечисленных лиц, визируются заместителем руководителя учреждения, которому подчинены подразделения, составившие проекты таких телеграмм.

3.65.3. Составление телеграмм (телетайпограмм) производится с соблюдением следующих правил: перед адресом указывается, в случае необходимости, категория телеграммы (“Срочная“);

при необходимости пишется полный адрес или телеграфный адрес получателя;

текст телеграммы (телетайпограммы) пишется без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется во избежание искажения при передаче печатать словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты получателем как делопроизводственные индексы.

3.65.4. Телеграммы (телетайпограммы) составляются по следующей форме:

телеграфный адрес получателя(ей), текст (содержание телеграммы), знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес и наименование учреждения, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата внизу;

телеграммы (телетайпограммы) одного и того же содержания, адресованные большому количеству адресатов (по списку), размножаются в необходимом количестве структурными подразделениями после подписи и регистрации первого экземпляра.

3.65.5. В проектах ответных телеграмм (телетайпограмм) перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста.

3.65.6. Телеграммы (телетайпограммы) за подписью руководства учреждения передаются секретарю:

в один адрес - в двух экземплярах;

нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов плюс копия.

3.65.7. После регистрации подписанный экземпляр направляется на телеграф (телетайп); один экземпляр с визами составителей остается в деле у секретаря.

3.65.8. Телефонограммы подписываются руководителем, фиксируются в книге телефонограмм, а затем передаются.

3.65.9. Телефонограммы, адресованные руководителю учреждения и его заместителям, принимаются секретарем руководителя и незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются секретарем и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства учреждения.

3.65.10. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

4. Организация контроля и проверки исполнения

служебных документов

4.1. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на глав районных администраций и руководителей структурных подразделений администраций.

4.2. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется, как правило, делопроизводственной службой учреждения или поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство.

4.3. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля “К“ или штамп “Контроль“, после чего документ направляется исполнителю.

4.4. В соответствии с ГСДОУ установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:

законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - согласно указанному в них сроку;

указы, распоряжения Президента Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при условии подготовки по ним предложений;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края, постановления краевого Совета народных депутатов, решения Барнаульской городской Думы, постановления и распоряжения администрации края, города - согласно указанному в них сроку;

обращения, запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно; другие - в течение 15 дней, либо иной, согласованный с ним срок;

до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

до 15 дней - по письмам и запросам депутатов Совета народных депутатов;

письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней;

исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку;

обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца;

критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;

телеграммы (телефонограммы) - от 2 до 5 дней.

По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.

4.5. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются),

4.6. В тех случаях, когда срок исполнения документа вышестоящей организации не определен, он устанавливается для исполнителей руководителями учреждения или его заместителями.

4.7. Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней.

4.8. Если в документе несколько пунктов с разными сроками, то он снимается с контроля после выполнения последнего по срокам мероприятия.

Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.

4.9. Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

4.10. Отметка о контроле проставляется в журнале регистрации входящих документов в графе “Отметка об исполнении“ знаком “К“.

Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной контрольной папке.

При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

4.11. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.

4.12. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль или в его отсутствие заместитель, при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.

4.13. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.

4.14. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

4.15. Служебная переписка хранится в учреждении в течение 5 лет.

5. Организация контроля за исполнением

распорядительных документов

5.1. Документ после подписи главы администрации передается в отдел, осуществляющий регистрацию распорядительных документов.

5.2. На каждый документ, требующий контроля, в соответствующем подразделении заводится контрольное дело, в котором накапливаются материалы, отражающие работу по его выполнению.

5.3. Распорядительный документ должен исполняться в установленный в нем срок. Если в документе несколько пунктов с разными сроками исполнения, то он снимается с контроля после выполнения последнего по срокам мероприятия, при условии выполнения всех позиций распорядительного документа.

Если в процессе работы выясняется невозможность соблюдения указанного срока исполнения, то он может быть продлен с указанием причины неисполнения и новых предлагаемых сроков, но не позднее чем за 2 дня до окончания срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

5.4. Информация о выполнении постановления или распоряжения администрации города адресуется заместителю главы администрации города, на которого возложен контроль за его выполнением. После визы заместителя главы администрации информация передается в контрольно - аналитическое управление для подготовки постановления, распоряжения о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже 1 раза в квартал.

5.5. В районной администрации снять распорядительный документ с контроля или продлить его срок исполнения может только глава администрации района или в его отсутствие - первый заместитель.

Информация о выполнении распорядительного документа или причинах переноса его срока исполнения, подписанная руководителем отдела, комитета, службы администрации (исполнителя) и завизированная заместителем главы администрации с подлинником этого документа и контрольной карточкой, передается главе администрации района на рассмотрение.

Глава администрации района принимает решение о снятии с контроля этого документа, либо о продлении срока его исполнения.

При необходимости глава администрации района выносит вопрос на рассмотрение аппаратного совещания, либо проводит совещание в рабочем порядке, либо дает дополнительные поручения.

После чего информация передается в организационно - контрольный отдел, для подготовки постановления, распоряжения о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже 1 раза в месяц.

5.6. Данные о ходе и результатах исполнения распорядительных документов, стоящих на контроле, периодически обобщаются и анализируются.

Итоги рассматриваются на аппаратных совещаниях.

5.7. Если документ снимается с контроля, то на контрольной карточке делается отметка “В дело“ и ставится дата снятия с контроля, либо продлевается срок его исполнения.

Все документы, снятые с контроля, вводятся в компьютер, т.е. делается отметка “В дело“ и формируются в дела в хронологическом порядке. Позже они убираются в архив.

5.8. О снятии распорядительного документа с контроля информируются отдел, комитет, служба - исполнитель и заместитель главы администрации.

5.9. Копия документа, стоящего на дополнительном контроле, после компьютерной обработки, с новой датой контроля (красный цвет) возвращается в отдел для завершения начатой работы, после чего документ снимается с контроля.

О новых сроках исполнения также информируется исполнитель (отдел, комитет) и заместитель главы администрации района, которому поручено исполнение этого документа.

6. Оформление и отправка исходящей корреспонденции

6.1. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей.

6.2. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.

6.3. При подготовке исходящей корреспонденции необходимо руководствоваться положениями главы 3 настоящей Инструкции.

6.4. Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы (приложение 13), либо в компьютерном варианте.

При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа - запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отправляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.

6.5. Обработка исходящей корреспонденции включает в себя ее сортировку, адресование, вложение в конверт, заклеивание, определение и проставление стоимости, отправление, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи.

6.6. Канцелярия проверяет правильность написания адреса на отправляемых документах, наличие указанных в письме приложений, правильность их оформления (подписи, нумерация страниц, приложений, наличие необходимых виз, правильность напечатания и расположения текста); проставляет на подлиннике и копиях дату и исходящий номер, на письмах с несколькими адресами отмечает адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, заверяет копии документов.

В случае обнаружения недостатков в оформлении документов возвращает их исполнителям.

6.7. Если исходящий документ является инициативным, то есть не является ответом на входящую корреспонденцию, на него заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в раздел “исходящие документы“. Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа, и исходящего номера, например, 02/1-11-154.

6.8. Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.

6.9. При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения.

6.10. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка “подлежит возврату“.

6.11. Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт.

6.12. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение 14).

Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.

7. Работа с письмами и обращениями граждан

7.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрациях города, районов, сел, поселков, в отделах, управлениях, комитетах ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется администрациями районов, городов, сел и поселков в соответствии с настоящей Инструкцией.

Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на специально назначенных для этого лиц.

Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в подведомственных им органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию этой работы.

7.2. Все поступающие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления на регистрационно - контрольных карточках.

7.3. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения.

Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения. Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя (например: К-17, Ю-1), на коллективных и анонимных обращениях проставляется соответственно буквы “Кл“ и “Ан“.

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода хранения обращений.

7.4. Обращения граждан в “Час прямого провода“, “День открытых дверей“ также подлежат централизованной регистрации на регистрационно - контрольных карточках с добавлением в регистрационный номер буквенного символа (например: Ю-5-П - обращение в “Час прямого провода“; С-12-Д - обращение в “День открытых дверей“).

7.5. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно - контрольных карточках делается отметка “Повторно“ и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения;

- указывается на вновь открывшиеся обстоятельства по этому же вопросу.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в один и тот же орган, в одно и то же учреждение, повторными не являются и рассматриваются как первичные, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например Д-401/1 Д-401/2 и т.д.).

7.6. Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек и карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

7.7. Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю, который обязан определить порядок их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

7.8. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие проверки и изучения - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - не позднее 7 дней.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены не более чем на один месяц должностным лицом, давшим поручение о его рассмотрении, а если исполнение обращения связано с сезонными работами - то не более чем на 6 месяцев.

О продлении срока рассмотрения необходимо сообщать заявителю. В регистрационно - контрольных карточках делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения.

По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;

- о передаче обращения на рассмотрение в подчиненную организацию;

- о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к ведению данного органа с обязательным извещением об этом автора;

- об оставлении обращения без рассмотрения (в случае, если содержание обращения лишено логики и смысла).

Запрещается направлять жалобы граждан в те организации или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы с учетом требований делопроизводства и регистрируются за теми же номерами, что и обращения.

7.9. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в местных организациях возлагается на глав, их заместителей, заведующих общими отделами.

В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль за своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения.

Письма граждан, направленные в администрации, их отделы, управления и комитеты, на предприятия, в учреждения и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно - контрольных карточек и на письме в установленном месте проставляется штамп “Контроль“ или знак контроля “К“.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решения о снятии их с контроля принимают главы администраций или их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, давшие поручение о рассмотрении обращений граждан, делая отметку на карточке.

7.10. Ответы на обращения граждан дают глава городского самоуправления, депутаты городской Думы, главы администраций, их заместители, руководители отделов, комитетов, управлений, их заместители. Они даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке. Если комитет или управление готовит ответ на обращение по поручению заместителя главы, то ответ визируется у заместителя.

Главы администраций, их заместители и другие должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителем вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

- принимать по ним законное, обоснованное и мотивированное решение и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

- в случае отклонения обращения - разъяснить порядок обжалования принятого решения со ссылкой на законодательные акты.

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

7.11. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать письменные и устные обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых Законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.

Для анализа и обобщения вопросов, содержащихся в обращениях граждан, а также работы, проводимой администрацией города по рассмотрению обращений и организации личного приема граждан, районные, сельские и поселковые администрации ежегодно к 15 июля и 15 января представляют в администрацию города отчеты о работе по рассмотрению обращений и организации приема граждан.

7.12. Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим по этим вопросам делопроизводство, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно - контрольной карточки для централизованного оформления дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения на основании решения должностного лица должна быть надпись “В дело“ и личная подпись лица, ответственного за делопроизводство.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующих администраций, отделов, управлений, комитетов.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

На каждое обращение оформляется обложка дела.

7.13. Администрации, отделы, управления и комитеты осуществляют хранение и использование в справочных и других целях обращения граждан.

Ответственность за сохранность этих документов возлагается на руководителей и других должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Срок хранения дел по предложениям, заявлениям и жалобам - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения дел по обращениям граждан подлежат утверждению руководителями соответствующего органа, учреждения.

7.14. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.

Письма и иные обращения граждан, содержащие сведения о правонарушениях, передаются на рассмотрение в правоохранительные органы.

8. Составление номенклатуры и формирование дел

8.1. В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учете и сроках хранения составляется индивидуальная номенклатура дел (приложения 15, 16, 17), которая согласовывается с управлением архивного дела администрации края и утверждается в аппарате администрации ее главой. При составлении индивидуальной номенклатуры используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению.

8.2. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.

В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности администрации.

Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря пересматривается, в случае отсутствия изменений, перепечатывается, утверждается главой и вводится в действие с 1 января.

С краевой архивной службой номенклатура дел согласуется каждые 5 лет, а также ежегодно, в случае необходимости внесения в нее изменений.

8.3. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

8.4. Контроль за правильным формированием дел в администрациях осуществляют лица, ответственные за организацию делопроизводства.

8.5. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные “В дело“.

При этом проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, его оформления, наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.

Устанавливается последовательность группировки документов внутри дела.

Изымаются лишние дубликаты и черновики документов.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Неисполненные документы в дела не подшиваются.

8.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Он состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

8.7. При составлении индивидуальных номенклатур дел администраций, отделов, управлений, комитетов, комиссий в них обязательно включаются документы их структурных подразделений (за исключением тех, которые самостоятельно утверждают свою номенклатуру дел в краевой архивной службе).

9. Порядок хранения документов и передачи дел в архив

9.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих кабинетах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

9.2. Работники аппарата администрации хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел.

После подписания запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

9.3. В случае необходимости дела выдаются работникам аппарата администрации во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка - заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.

9.4. Документы, отражающие основную деятельность администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры и частью Государственного архивного фонда Российской Федерации.

9.5. Администрации обеспечивают полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их в государственный архив.

9.6. Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.

9.7. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название администрации, название структурного подразделения, ниже номер дела по номенклатуре, его наименование (заголовок), даты начала и окончания дела, количество листов в деле, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения сверху указывается название архивного учреждения, куда будут переданы дела на госхранение.

В делах постоянного хранения листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.

9.8. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передачи в государственный архив.

Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение или уничтожение определяется правилами и инструкциями Главного архивного управления РФ, методическими указаниями и рекомендациями Центра хранения архивного фонда Алтайского края.

После завершения делопроизводственного года дела не расшиваются и отдельные документы из них сотрудникам не выдаются. При необходимости во временное пользование может быть выдано все дело.

Бухгалтерские дела выдаются по распоряжению главного бухгалтера.

В другие организации дела выдаются по разрешению главы администрации, его заместителей, либо руководителей структурных подразделений.

Изъятие из дел документов судом, прокуратурой, правоохранительными органами производится на основании принятого ими постановления, копия которого вместе с копией изъятого документа помещаются в дело.

Приложение N 1

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

В ЖУРНАЛЕ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

2. Сообще“ия о заседаниях, совещаниях и конференциях.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения и плакаты.

5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

9. Повестки в суд.

Приложение N 2

к Инструкции

-----------------------------------------------------------------¬

¦1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31¦

+----------------------------------------------------------------+

¦ Наименование учреждения ¦

¦ ¦

¦ Корреспондент ¦

+------------------------------------T---------------------------+

¦Дата поступл., индекс докум. ¦Дата и индекс документа ¦

+------------------------------------+---------------------------+

¦ ¦

¦ ¦

¦ Вид и содержание документа ¦

+----------------------------------------------------------------+

¦ ¦

¦ ¦

¦ Резолюция и кому направлен ¦

¦ документ ¦

+----------------------------------------------------------------+

¦ ¦

¦ Отметка об исполнении документа и направлении его “В дело N“¦

¦ и дата ¦

L-----------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------¬

¦ ¦

+--------------------------------T-------------------------------+

¦ ¦ ¦

¦ Дата вручения ¦ Роспись в получении ¦

+--------------------------------+-------------------------------+

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ Контрольные отметки ¦

¦ (отметка главы) ¦

L-----------------------------------------------------------------

Образец регистрационно - контрольной карточки

Приложение N 3

Администрация _________________________________ Алтайского края

(наименование города, района, села, поселка)

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

------------T--------------T----------T--------------T-----------¬

¦ Дата ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦Резолюция или ¦Отметка об ¦

¦поступления¦дата и индекс ¦содержание¦кому направлен¦исполнении ¦

¦ и индекс ¦ поступившего ¦ ¦ документ ¦ ¦

¦ документа ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------+--------------+----------+--------------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

L-----------+--------------+----------+--------------+------------

Образец журнала регистрации

входящих документов

Приложение N 4

Российская Федерация

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДА БАРНАУЛА

656099, г. Барнаул,

пр. Ленина, 18

Тел. _______ Факс ______

___________ N ________

На N ______ от ________

(Заголовок)

Образец углового бланка письма

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ г. БАРНАУЛА

__________ N __________

на N ____ от __________ 656099, г. Барнаул,

пр. Ленина, 18

тел. _______ факс ________

( )

Образец продольного бланка письма

Приложение N 5

к Инструкции

Российская Федерация

Герб города

БАРНАУЛЬСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

РЕШЕНИЕ

12.01.2000 N 3 г. Барнаул

Заголовок решения

Констатирующая часть.

(В ней излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины и основания принятия решения).

Решающая часть должна начинаться словами:

На основании вышеизложенного городская Дума РЕШИЛА:

Пункты решения должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными.

Указываются сроки исполнения отдельных пунктов и документа в целом и должностные лица, на которых возлагается контроль, к какому сроку предоставляется информация о выполнении.

Глава городского

самоуправления личная подпись В.Н.Баварин

Образец решения представительного органа

Приложение N 6

к Инструкции

Российская Федерация

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

12.01.92 г. N г. Барнаул

(Заголовок постановления)

Констатирующая часть.

(В ней излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины и основания принятия постановления).

Распорядительная (решающая) часть постановления должна начинаться со слов:

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Пункты постановления должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными.

Указываются сроки исполнения отдельных пунктов и документа в целом и должностные лица, на которых возлагается контроль, к какому сроку предоставляется информация о выполнении.

Глава администрации личная подпись В.Н.БАВАРИН

Образец постановления администрации города

Приложение N 7

к Инструкции

Российская Федерация

ГЕРБ ГОРОДА

БАРНАУЛЬСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БАРНАУЛА

РЕШЕНИЕ

12.01.92 N 3/217 г. Барнаул

Заголовок решения

Констатирующая часть.

Решающая часть должна начинаться со слов:

городская Дума и администрация города РЕШИЛИ:

Глава городского В.Н.Баварин

самоуправления,

глава администрации личная подпись

Образец совместного решения городской Думы и администрации города

Приложение N 8

к Инструкции

Пример

оборотной стороны последнего листа

постановления (распоряжения) главы

администрации города

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель главы Подпись

администрации дата Инициалы, фамилия

Секретарь администрации -“-

Заместитель главы администрации

по правовым вопросам -“-

Заместитель главы администрации -“-

Начальник контрольно -

аналитического управления -“-

Начальник отдела (комитета, управления)

Глава администрации района -“-

Список на рассылку

1. КАУ - 1 экз.

2. Дума - 1

3. Городская прокуратура - 1

4. Отдел (комитет, управление) - 1

5. Администрация района - 1

Итого: - 5 экз.

Начальник отдела (комитета, управления) инициалы, фамилия

Исп. фамилия, дата

номер телефона

Приложение N 9

к Инструкции

Приложение к постановлению

главы администрации

города Барнаула

от 11.03.99 N 32

СПИСОК

ЗЕМЛЕПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ, У КОТОРЫХ ИЗЫМАЮТСЯ И

КОТОРЫМ ПРЕДОСТАВЛЯЮТСЯ ЗЕМЕЛЬНЫЕ УЧАСТКИ

В ПОРЯДКЕ ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЯ

--------------------T-------------------T---------------------------¬

¦ Наименование ¦ Наименование ¦Площадь передаваемых земель¦

¦землепользователей,¦землепользователей,¦ (га) ¦

¦ из чьих земель ¦ которым +-----T--------T------------+

¦ изымаются участки ¦ предоставляются ¦всего¦в т.ч. ¦ из них ¦

¦ ¦ земельные участки ¦ ¦сельхоз-¦ пашни ¦

¦ ¦ ¦ ¦угодий ¦ ¦

+-------------------+-------------------+-----+--------+------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

L-------------------+-------------------+-----+--------+-------------

Секретарь администрации личная подпись А.Г.Гребенников

Образец приложения к постановлению администрации города, района,

села, поселка

Приложение N 10

к Инструкции

ЖУРНАЛ

регистрации постановлений администрации

________________________________________________

(наименование города, района, села, поселка)

2000 г.

Образец журнала регистрации распоряжений администрации, города,

района, села, поселка

--------------T----T-------------T--------T-----------T----------¬

¦ Порядковый ¦Дата¦Наименование ¦ Кто ¦Исполнитель¦Отметка об¦

¦ номер ¦ ¦постановления¦подписал¦ и дата ¦исполнении¦

¦постановления¦ ¦ ¦ ¦исполнения ¦ ¦

+-------------+----+-------------+--------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+-------------+----+-------------+--------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-------------+----+-------------+--------+-----------+-----------

Приложение N 11

к Инструкции

ЖУРНАЛ

регистрации распоряжений администрации

________________________________________________

(наименование города, района, села, поселка)

Алтайский край

2000 г.

Образец журнала регистрации распоряжений администрации города,

района, села, поселка

--------------T-----T-------T----------T-------------T-----------¬

¦ Порядковый ¦Дата ¦ О чем ¦ Кто ¦ Исполнитель ¦ Отметка об¦

¦ номер ¦ ¦ ¦ подписал ¦ ¦ исполнении¦

¦распоряжения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+-----+-------+----------+-------------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+-------------+-----+-------+----------+-------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-------------+-----+-------+----------+-------------+------------

Приложение N 12

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ КРУГЛАЯ ПЕЧАТЬ

1. Акты (о приеме - передаче муниципальной собственности, приеме выполненных работ, списания основных средств, проведении экспертизы и т.д.).

2. Больничные листы.

3. Векселя администраций.

4. Дипломы (об окончании учебного заведения, о награждении за первенство в конкурсе, фестивале, о присвоении Почетного звания и т.д.).

5. Доверенности (на право представлять интересы администраций, управлений и комитетов города в учреждениях, предприятиях, организациях и ведомствах; на право пользования и распоряжения транспортными средствами, имуществом, земельными участками и т.д.; на получение товарно - материальных ценностей и т.д.).

6. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, аренды помещений, купли - продажи, о выполнении работ и т.д.).

7. Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство и т.д.).

8. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

9. Заявления (на оборудование, изобретения и т.д.).

10. Исполнительные листы.

11. Контракты с руководителями органов местного самоуправления (администрации всех уровней), управлений, комитетов и отделов администрации города, муниципальных учреждений и предприятий.

12. Лицензии на право ведения деятельности.

13. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций.

14. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

15. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.).

16. Почетные грамоты.

17. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

18. Свидетельства (о страховании, о регистрации права собственности, оперативного управления или хозяйственного ведения, о награждении муниципальными премиями и учреждении стипендий, об образовании и т.д.).

19. Сметы расходов (на содержание аппаратов администраций, управлений и комитетов, на капитальное строительство и т.д.).

20. Справки (об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о заработной плате и т.д.).

21. Трудовые книжки, титульные листы.

22. Удостоверения (служебные и командировочные).

23. Уставы и положения органов местного самоуправления, управлений и комитетов администрации города, муниципальных учреждений и предприятий.

24. Чековые книжки.

25. Штатные расписания и изменения к ним.

26. Архивные справки, архивные копии.

Приложение N 13

к Инструкции

Администрация ________________________________________________

(наименование города района, села, поселка)

________________________________

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

-----------------T------------------T--------------T-------------¬

¦ Дата и индекс ¦ Корреспондент ¦ Краткое ¦ Отметка об ¦

¦ документа ¦ ¦ содержание ¦ исполнении ¦

¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦

+----------------+------------------+--------------+-------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+----------------+------------------+--------------+-------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----------------+------------------+--------------+--------------

Форма журнала регистрации исходящих документов

Приложение N 14

к Инструкции

Администрация ________________________________________________

(наименование города, района, села, поселка)

Алтайского края

РАЗНОСНАЯ КНИГА

2000 г.

-----T-----------T----------------T-----------------T------------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Кому адресован ¦ Наименование ¦ Расписка в ¦

¦п/п ¦отправления¦ ¦ документа и его ¦ получении ¦

¦ ¦ ¦ ¦ исходящий номер ¦ и дата ¦

+----+-----------+----------------+-----------------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-----------+----------------+-----------------+-------------

Форма разносной книги

Приложение N 15

к Инструкции

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНЫХ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ ГОРОДСКОЙ,

РАЙОННОЙ, СЕЛЬСКОЙ ПОСЕЛКОВОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

Примерные номенклатуры дел предназначены для районных, сельских, поселковых администраций, передающих документы на хранение в центр хранения Архивного фонда края.

Номенклатуры дел представляют собой систематизированные списки дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков хранения. Они служат для распределения и группировки исполненных документов в дела, установления сроков их хранения, а также являются учетными документами в архиве администрации для дел временного хранения.

Примерные номенклатуры дел включают в себя основные виды документов, образующихся в процессе делопроизводства.

На основе примерных номенклатур разрабатываются индивидуальные номенклатуры, отражающие конкретный состав документов того или иного учреждения, специфику их структуры и деятельности.

Индивидуальные номенклатуры могут быть как едиными, так и раздельными по усмотрению руководства.

Проект номенклатуры дел согласовывается с подразделением, организующим делопроизводство в вышестоящем органе, и затем утверждается руководителем учреждения.

В номенклатуру дел подлежат включению все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации. Кроме того включению в номенклатуру дел подлежат документы временных органов и общественных организаций, действующих в администрации, профсоюзного комитета, отделов, комиссий.

Каждому разделу номенклатуры дел присваивается цифровое обозначение - индекс; а внутри раздела каждому делу присваивается свой порядковый номер. Совокупность цифрового обозначения, раздела и порядкового номера в этом разделе составляет индекс дела по номенклатуре.

В каждом разделе номенклатур должны быть оставлены резервные номера для впечатывания наименований новых дел, возникших в ходе делопроизводственного года.

Наименования (заголовки) дел сохраняются, в основном, в том же виде, как они сформулированы в примерных номенклатурах. Однако в порядке уточнения и конкретизации в индивидуальных номенклатурах допускается их редактирование.

В дела документы помещаются за один календарный год. В них формируются документы с одним и тем же сроком хранения. Не допускается формирование в дела неисполненных документов и содержание которых не отвечает заголовку данного дела.

В индивидуальные номенклатуры дел вносятся дела, ведущиеся в делопроизводстве с самостоятельной индексацией.

В дела комиссий при администрации вносятся документы, подлежащие передаче на госхранение. На другие документы этих комиссий заводятся дела временного хранения. К таким документам относятся: планы работы, планы мероприятий, организационные и методические указания, заявления граждан, материалы по переписке, журналы учета, регистрации и другие.

Устанавливается два основных срока хранения: “постоянно“, “временно“. Документы постоянного хранения подлежат передаче в архивные учреждения в установленном порядке. Документы временного хранения находятся в архиве администрации в течение срока, указанного в номенклатуре.

Приложение N 16

к Инструкции

Администрация УТВЕРЖДАЮ

___________________ района Глава администрации

г. Барнаула района

___________ Ф.И.О.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(примерная)

г. Барнаул

на _____________ год

-------T------------------------T-----T---------------T----------¬

¦Индекс¦Наименование структурных¦Коли-¦Сроки хранения ¦Примечание¦

¦ дел ¦подразделений, заголовки¦че- ¦и номера ст. по¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ство ¦ перечню ¦ ¦

¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 01. Общее руководство, контроль ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦01-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК ¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦от 28.05.96 ¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦пр. 6 ¦ ¦

¦ ¦самоуправления ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(постановления, решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-02 ¦Информации, справки,¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦докладные записки о¦ ¦ст. 11 ТП ¦ ¦

¦ ¦выполнении ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановлений, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжений ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации края и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦города, органов¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦края, решений¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦Барнаульской городской¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦Думы ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-03 ¦Постановления главы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦администрации района ¦ ¦ст. 5-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-04 ¦Распоряжения по основной¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦деятельности главы¦ ¦ст. 5-а ТП ¦ ¦

¦ ¦администрации района ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-05 ¦Регламент администрации¦ ¦До минования ¦подлинники¦

¦ ¦района, положения о¦ ¦надобности, ¦в деле ¦

¦ ¦структурных ¦ ¦решение ЭПМК от¦01-03 ¦

¦ ¦подразделениях ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦администрации. Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-06 ¦Утвержденные должностные¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦инструкции работников¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦администрации. ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦Инструкция по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства в¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации и ее¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦структурных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦подразделениях. Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-07 ¦Протоколы совещаний у¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦главы администрации и¦ ¦ст. 13-а ТП ¦ ¦

¦ ¦материалы к ним ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-08 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦администрации района ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-09 ¦Документы по организации¦ ¦3 года ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦учебы аппарата¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦администрации (планы¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦занятий, методические¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦разработки, списки и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦др.) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-10 ¦Документы о выполнении¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦постановлений, ¦ ¦ст. 24-а, ¦ ¦

¦ ¦распоряжений главы¦ ¦25-а ТП ¦ ¦

¦ ¦администрации района¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(справки, информации,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отчеты, докладные¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦записки) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-11 ¦Документы об организации¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦и проведении праздников,¦ ¦68-а ТП ¦ ¦

¦ ¦торжеств (доклады,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы, приветствия) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-12 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦работы администрации¦ ¦27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦органами государственной¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦власти края (акты,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦справки, информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-13 ¦Приемо - сдаточные акты,¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦составленные при смене¦ ¦61-а ТП ¦ ¦

¦ ¦главы администрации,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заместителей главы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦секретаря, приложения к¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ним ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-14 ¦Предложения и заявления¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦граждан по вопросам¦ ¦31-а ТП ¦ ¦

¦ ¦деятельности органов¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦местного самоуправления¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦района, сел, поселков,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦материалы по их¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦рассмотрению ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-15 ¦Журнал регистрации¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦постановлений главы¦ ¦ст. 106-а ТП ¦ ¦

¦ ¦администрации района ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-16 ¦Журнал регистрации¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦распоряжений по основной¦ ¦ст. 106-а ТП ¦ ¦

¦ ¦деятельности главы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-17 ¦Документы ¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦координационного совета¦ ¦18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦по делам ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦правоохранительных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦органов (положение,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦планы, отчеты, протоколы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заседаний и др.) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦01-18 ¦Документы ¦ ¦Постоянно ст. ¦ ¦

¦ ¦межведомственной ¦ ¦18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦комиссии по контролю за¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦оборотом алкогольной¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦продукции, по заготовке¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦и использованию лома,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отходов черных и цветных¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦металлов, по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦использованию нефти и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦нефтепродуктов ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(положения, планы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отчеты, протоколы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заседаний и др.) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 02. Пресс - секретарь - помощник главы администрации ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦02-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ “ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦компетенции ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(постановления, решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-02 ¦Утвержденная должностная¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦инструкция пресс -¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦секретаря. Инструкция по¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦делопроизводству. Копии.¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-03 ¦Годовой план работы по¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦взаимодействию со¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

¦ ¦средствами информации ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-04 ¦Документы об организации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦и проведении праздников,¦ ¦ст. 68-б ТП ¦ ¦

¦ ¦торжеств (доклады,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы, приветствия).¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-05 ¦Графики и программы¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦выступлений на¦ ¦ст. 166-б ТП ¦ ¦

¦ ¦радиоканале - 3 ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-06 ¦Заявления, жалобы¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦граждан по личным¦ ¦ст. 31-б ТП ¦ ¦

¦ ¦вопросам и материалы по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦их рассмотрению,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦поступившие во время¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦проведения встреч¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦руководства ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации с¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦коллективами и в¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦средствах массовой¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦02-07 ¦Документы о посещении¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦главой администрации¦ ¦ст. 68-б ТП ¦ ¦

¦ ¦трудовых коллективов¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(графики, протоколы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 03. Секретарь административной комиссии ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦03-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, главы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам работы комиссии¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(решения, постановления,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-02 ¦Положение о комиссии.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-03 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комиссии ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-04 ¦Протоколы заседаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦административной ¦ ¦ст. 18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-05 ¦Документы о работе¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦административной ¦ ¦ст. 18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦комиссии (отчеты,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦анализы, обобщения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-06 ¦Документы об¦ ¦15 лет, решение¦ ¦

¦ ¦административных ¦ ¦ЭПМК от ¦ ¦

¦ ¦правонарушениях ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦(постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заявления, справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации, квитанции) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-07 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦работы административной¦ ¦ст. 27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦комиссии администрацией¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦города, прокуратурой,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦налоговой инспекцией¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(акты, справки, отчеты) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-08 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦входящих документов ¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦03-09 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦исходящих документов ¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 04. Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦04-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, главы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам работы комиссии¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(решения, постановления,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-02 ¦Положение о комиссии.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденная должностная¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкция. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-03 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комиссии ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-04 ¦Протоколы заседаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комиссии по делам¦ ¦ст. 18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-05 ¦Документы о работе¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комиссии (отчеты,¦ ¦ст. 18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦анализы, обобщения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦справки и др.) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-06 ¦Представления комиссии¦ ¦10 лет, решение¦ ¦

¦ ¦по делам¦ ¦ЭПМК от ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних, ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦направленные в¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦учреждения, организации¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦района ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-07 ¦Картотека лиц, стоящих¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦на учете в комиссии по¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦делам несовершеннолетних¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-08 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комиссии по делам¦ ¦ст. 27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦прокуратурой, налоговой¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦инспекцией, краевой¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦комиссией по делам¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(акты, справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-09 ¦Документы по взысканию¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦штрафов, наложенных¦ ¦ст. 334 ¦ ¦

¦ ¦комиссией ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦квитанции, акты, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦справки) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-10 ¦Информации РОВД о¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦состоянии преступности¦ ¦ст. 783 ТП ¦ ¦

¦ ¦среди несовершеннолетних¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-11 ¦Отказные и прекращенные¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦материалы РОВД,¦ ¦ст. 783 ТП ¦ ¦

¦ ¦направленные в комиссию ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-12 ¦Списки неблагополучных¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦семей ¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-13 ¦Списки ¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних, ¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦находящихся под опекой ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-14 ¦Журнал регистрации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦заявлений и жалоб ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦граждан ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-15 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦входящих документов ¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-16 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦исходящих документов ¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-17 ¦Журнал учета¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних, ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦склонных к употреблению¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦спиртного, наркотиков и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦других психоактивных¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦веществ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-18 ¦Журнал учета лиц,¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦рассмотренных по ст. 158¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦КоАП, 164 КО ЗАК ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-19 ¦Журнал учета отказных и¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦прекращенных материалов¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦ОВД ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-20 ¦Журнал учета¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦трудоустройства ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-21 ¦Журнал учета уволенных¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 05. Специалист по защите прав потребителей ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦05-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭМПК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(постановления, решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-02 ¦Нормативные документы по¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦сертификации продукции и¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦лицензированию услуг ¦ ¦ст. 21-б ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-03 ¦Аналитические обзоры,¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦информации и выступления¦ ¦ст. 292-б, ¦ ¦

¦ ¦по вопросам защиты прав¦ ¦874-а ТП ¦ ¦

¦ ¦потребителей ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-04 ¦Должностная инструкция¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦ведущего специалиста по¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦защите прав¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦потребителей. Инструкция¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-05 ¦Акты, справки, протоколы¦ ¦Постоянно, ¦ ¦

¦ ¦проверок, в т.ч.¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦совместных с¦ ¦30.06.94, пр. 6¦ ¦

¦ ¦правоохранительными и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦другими контрольными¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦органами района и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦города, вопросов¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦соблюдения ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦законодательства о¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦защите прав потребителей¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦предприятиями всех форм¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦собственности и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦физическими лицами ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-06 ¦Журнал учета проверок¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦предприятий и физических¦ ¦ст. 29 ТП ¦ ¦

¦ ¦лиц и контроля за¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦выполнением предписаний ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-07 ¦Журнал регистрации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦обращений граждан и¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦материалы по их¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦рассмотрению ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-08 ¦Заявления потребителей,¦ ¦5 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦претензии в адрес¦ ¦ст. 31 ТП ¦ ¦

¦ ¦предприятий и физических¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦лиц, материалы по их¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦рассмотрению ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 06. Бухгалтерия ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦06-01 ¦Инструкции и¦ ¦До замены ¦ ¦

¦ ¦методические указания по¦ ¦новыми, ¦ ¦

¦ ¦бухгалтерскому учету и¦ ¦ст. 21-б ТП ¦ ¦

¦ ¦отчетности ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-02 ¦Постановления, ¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦распоряжения органов¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦государственной власти и¦ ¦ст. 5-б ТП ¦ ¦

¦ ¦управления края по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам бухгалтерского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦учета и отчетности ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-03 ¦Утвержденное штатное¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦расписание, изменения к¦ ¦ст. 52-а ТП ¦ ¦

¦ ¦нему ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-04 ¦Годовая смета расходов¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦по бюджету и специальным¦ ¦ст. 228-а ТП ¦ ¦

¦ ¦средствам ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-05 ¦Годовые сметы¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦административно -¦ ¦ст. 229-а ТП ¦ ¦

¦ ¦хозяйственных и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦управленческих расходов ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-06 ¦Годовой бухгалтерский¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отчет администрации,¦ ¦ст. 303-б ТП ¦ ¦

¦ ¦приложения к нему ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-07 ¦Квартальные ¦ ¦3 года ¦При ¦

¦ ¦бухгалтерские отчеты¦ ¦ст. 303-в ТП ¦отсутствии¦

¦ ¦администрации ¦ ¦ ¦годовых ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦постоянно ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-08 ¦Месячные бухгалтерские¦ ¦3 года ¦При ¦

¦ ¦отчеты администрации ¦ ¦ст. 303-в ТП ¦отсутствии¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦годовых и ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦кварталь- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ных ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦постоянно ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-09 ¦Годовые отчеты по¦ ¦Постоянно, ¦ ¦

¦ ¦внебюджетным фондам¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦социального страхования,¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦медицинского ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦страхования, занятости,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦пенсионного ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-10 ¦Акты документальных¦ ¦5 лет ¦При ¦

¦ ¦ревизий финансово -¦ ¦ст. 334 ТП ¦условии ¦

¦ ¦хозяйственной ¦ ¦ ¦завершения¦

¦ ¦деятельности и материалы¦ ¦ ¦ревизии. В¦

¦ ¦к ним ¦ ¦ ¦случае ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦споров, ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦разногла- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦сий, след-¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ственных и¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦судебных ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел - до ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦вынесения ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦оконча- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦тельного ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦решения ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-11 ¦Первичные бухгалтерские¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦документы кассового и¦ ¦ст. 310 ТП ¦ ¦

¦ ¦мемориального порядка и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦приложения к ним ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-12 ¦Главная книга ¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ст. 316 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-13 ¦Кассовая книга ¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ст. 317 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-14 ¦Книга учета расходования¦ ¦5 лет, ¦ ¦

¦ ¦кредитов, текущих счетов¦ ¦ст. 317, 321 ¦ ¦

¦ ¦и расчетов с¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦учреждениями и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦организациями ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-15 ¦Книги (журналы)¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦регистрации кассовых¦ ¦ст. 319 ТП ¦ ¦

¦ ¦ордеров, доверенностей,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦банковских поручений ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-16 ¦Книга учета¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦депонированной ¦ ¦ст. 318 ТП ¦ ¦

¦ ¦заработной платы ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-17 ¦Оборотные и¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦накопительные ведомости ¦ ¦ст. 317 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-18 ¦Лицевые счета работников¦ ¦75 лет, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ст. 311-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-19 ¦Расчетно - платежные ¦ ¦5 лет ¦При ¦

¦ ¦ведомости на выдачу¦ ¦ст. 312 ТП ¦отсутствии¦

¦ ¦заработной платы¦ ¦ ¦лицевых ¦

¦ ¦работникам ¦ ¦ ¦счетов ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦- 75 лет ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-20 ¦Документы о переоценке¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦основных фондов¦ ¦ст. 329 ТП ¦ ¦

¦ ¦(протоколы, акты, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отчеты) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-21 ¦Паспорта зданий,¦ ¦3 года, ¦После ¦

¦ ¦сооружений и ¦ ¦ст. 331 ТП ¦ликвидации¦

¦ ¦оборудования ¦ ¦ ¦основных ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦средств ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-22 ¦Документы об¦ ¦5 лет, ¦ ¦

¦ ¦инвентаризации ¦ ¦ст. 323 ТП ¦ ¦

¦ ¦(протоколы, инвентарные¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦описи, акты,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦сличительные ведомости) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-23 ¦Договоры, соглашения¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦(хозяйственные, ¦ ¦ст. 337 ТП ¦ ¦

¦ ¦трудовые, подряда) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-24 ¦Договоры о материальной¦ ¦5 лет, ¦После ¦

¦ ¦ответственности ¦ ¦ст. 339 ТП ¦увольнения¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦материаль-¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦но - ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответст- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦венного ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦лица ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-25 ¦Образцы подписей¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦материально -¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦ответственных лиц ¦ ¦ст. 340 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-26 ¦Доверенности на¦ ¦3 года, ¦ ¦

¦ ¦получение денежных сумм¦ ¦ст. 314 ТП ¦ ¦

¦ ¦и товарно - материальных¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ценностей, в т.ч.¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦аннулированные ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-27 ¦Переписка с финансовыми¦ ¦5 лет, ст. 215 ¦ ¦

¦ ¦организациями по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам финансирования,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦бухгалтерского учета и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отчетности ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 07. Организационно - контрольный отдел ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦07-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения главы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам компетенции¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отдела ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦07-02 ¦Положение об отделе.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копия.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦07-03 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отдела ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦07-04 ¦Протоколы совещаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отдела ¦ ¦ст. 17-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦07-05 ¦Документы по¦ ¦10 лет, ¦ ¦

¦ ¦представлению к¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦награждению ¦ ¦26.05.92, пр. 6¦ ¦

¦ ¦государственными ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦наградами РФ (копии¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановлений, списки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦наградные листы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ходатайства, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦характеристики) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+---------+

¦07-06 ¦Акты о получении¦ ¦10 лет, ¦ ¦

¦ ¦государственных наград.¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦Копии. ¦ ¦26.05.92, пр. 6¦ ¦

+------+---------“ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ст. 17-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-06 ¦Ежемесячные отчеты¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦комитета о поступлении,¦ ¦ст. 293 ТП ¦ ¦

¦ ¦реализации и остатках¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦основных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦продовольственных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦товаров ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-07 ¦Документы о размещении¦ ¦10 лет ¦ ¦

¦ ¦предприятий торговли и¦ ¦ст. 1673 ТП ¦ ¦

¦ ¦бытового обслуживания¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(расчеты, обоснования,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-08 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦предприятий торговли,¦ ¦ст. 27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦общественного питания и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦службы быта (акты,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦справки, информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-09 ¦Информации, справки по¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦организации производства¦ ¦ст. 753 ТП ¦ ¦

¦ ¦продовольственных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦товаров и на рынках ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-10 ¦Информации по реализации¦ ¦5 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦алкогольной продукции ¦ ¦ст. 184 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-11 ¦Информации по¦ ¦5 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦организации торгового¦ ¦ст. 184 ТП ¦ ¦

¦ ¦обслуживания в¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦социальных магазинах и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отделах “Ветеран“ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-12 ¦Протоколы заседаний¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦лицензионного Совета¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦администрации г.¦ ¦ст. 18-б ТП ¦ ¦

¦ ¦Барнаула. Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-13 ¦Ассортиментный перечень¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦продовольственных ¦ ¦ст. 1755 ТП ¦ ¦

¦ ¦товаров для предприятий¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦торговли ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-14 ¦Документы о заготовке и¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦закладке овощей и¦ ¦ст. 752 ТП ¦ ¦

¦ ¦картофеля в предприятиях¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦общественного питания¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(договоры, информации,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦сведения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦11-15 ¦Планы - задания, ¦ ¦1 год ¦ ¦

¦ ¦информации по¦ ¦ст. 1696 ТП ¦ ¦

¦ ¦организации торговли¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦мелкорозничной сети ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 12. Комитет по делам молодежи, культуре, физкультуре и спорту ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦12-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам компетенции¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦комитета (решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-02 ¦Положение о комитете.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции, инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-03 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-04 ¦Протоколы совещаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ст. 17-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-05 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета и культурно -¦ ¦ст. 27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦спортивных организаций¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрацией города и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦района (акты, справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-06 ¦Списки работников¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦физкультуры и спорта¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦учреждений образования ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-07 ¦Документы о проведении¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦культурно - массовых, ¦ ¦ст. 68-б ТП ¦ ¦

¦ ¦спортивных мероприятий¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(планы, схемы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦положения, информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-08 ¦Положения о спортивных¦ ¦5 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦соревнованиях, ¦ ¦ст. 853 ТП ¦ ¦

¦ ¦разработанные комитетом ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-09 ¦Планы, графики работы¦ ¦2 года ¦ ¦

¦ ¦спортивных секций,¦ ¦ст. 854 ТП ¦ ¦

¦ ¦учебных заведений ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-10 ¦Информации, справки,¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отчеты по культурно -¦ ¦ст. 795 ТП ¦ ¦

¦ ¦массовой работе и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦физкультуре ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦12-11 ¦Журнал регистрации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦заявлений и жалоб ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦граждан ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 13. Комитет по социальной защите и поддержке населения ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦13-01 ¦Законодательно -¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦нормативные акты по¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦вопросам социальной¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦защиты населения ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-02 ¦Постановления, ¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦распоряжения главы¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦администрации города и¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦района по социальной¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦защите населения. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-03 ¦Книга приказов¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦председателя комитета по¦ ¦ст. 5-а ТП ¦ ¦

¦ ¦основной деятельности ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-04 ¦Положение о комитете.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-05 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-06 ¦Протоколы совещаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ст. 17-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-07 ¦Статистические отчеты об¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦использовании различных¦ ¦ст. 294 ТП ¦ ¦

¦ ¦видов социальной помощи¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦форма 1 ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-08 ¦Социальный паспорт¦ ¦Постоянно, ¦ ¦

¦ ¦района ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦31.10.95, 10 ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-09 ¦Журнал регистрации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦письменных обращений¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦граждан ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-10 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦входящих документов¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-11 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦исходящих документов¦ ¦ст. 106-б ТП ¦ ¦

¦ ¦комитета ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-12 ¦Журнал учета личного¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦приема пенсионеров и¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦инвалидов ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-13 ¦Журнал учета приема¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦граждан, имеющих¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦несовершеннолетних детей¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-14 ¦Договоры с предприятиями¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦по взаимозачетам ¦ ¦ст. 337 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-15 ¦Документы проверок¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦комитета налоговой¦ ¦ст. 27-а ТП ¦ ¦

¦ ¦инспекцией и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вышестоящими ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦организациями ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-16 ¦Первичные бухгалтерские¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦документы кассового¦ ¦ст. 310 ТП ¦ ¦

¦ ¦порядка и приложения к¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ним ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦13-17 ¦Кассовая книга ¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ст. 317 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 14. Управление коммунального хозяйства ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦14-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам компетенции¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦управления (решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-02 ¦Положение об управлении.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-03 ¦Протоколы совещаний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦управления ¦ ¦ст. 17-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-04 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦управления ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-05 ¦Документы о содержании¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦объектов благоустройства¦ ¦ст. 1658 ТП ¦ ¦

¦ ¦(графики, справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заключения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-06 ¦Документы по созданию и¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦состоянию ¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦потребительских ¦ ¦ст. 1461 ТП ¦ ¦

¦ ¦гаражно - строительных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦кооперативов (решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы, уставы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦списки, акты). Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-07 ¦Документы по созданию и¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦эксплуатации погребных¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦кооперативов (решения,¦ ¦ст. 1461 ТП ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы, уставы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦списки, акты). Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-08 ¦Документы по вопросам¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦подготовки коммунального¦ ¦ст. 1107 ТП ¦ ¦

¦ ¦хозяйства к зиме¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(письма, справки, акты) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-09 ¦Документы о проведении¦ ¦5 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦месячника санитарной¦ ¦ст. 483 ТП ¦ ¦

¦ ¦очистки района (планы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-10 ¦Книга учета разрешений¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦на производство земляных¦ ¦ст. 1645 ТП ¦ ¦

¦ ¦работ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-11 ¦Документы по организации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦общественных работ в¦ ¦ст. 1254 ТП ¦ ¦

¦ ¦районе (договоры,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заявки, информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-12 ¦Документы о проведении¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦капитального и текущего¦ ¦ст. 1658 ТП ¦ ¦

¦ ¦ремонта жилья (справки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦сведения, сводки) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-13 ¦Документы по подключению¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦природного газа¦ ¦ст. 1440 ТП ¦ ¦

¦ ¦(справки, письма,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦14-14 ¦Документы по озеленению¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦района (заявления, акты,¦ ¦ст. 1256 ТП ¦ ¦

¦ ¦планы, информации) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 15. Отдел архитектуры и градостроительства ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦15-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам архитектуры и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦градостроительства ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦решение ЭПМК (решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-02 ¦Постановления, ¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦распоряжения главы¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦вопросам архитектуры и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦градостроительства. ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-03 ¦Положение об отделе.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по делопроизводству.¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦Копии. ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-04 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отдела ¦ ¦ст. 166 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-05 ¦Заявления юридических¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦лиц и материалы к ним ¦ ¦ст. 31-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-06 ¦Предложения, заявления¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦граждан и материалы по¦ ¦ст. 31-а ТП ¦ ¦

¦ ¦их рассмотрению ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-07 ¦Журнал регистрации¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦заявлений граждан и¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦юридических лиц ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-08 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦личного приема граждан ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-09 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦разрешительной ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦документации ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-10 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦исходящей ¦ ¦ст. 101 ТП ¦ ¦

¦ ¦корреспонденции ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-11 ¦Документы о выдаче¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦разрешений на¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦индивидуальное ¦ ¦ст. 1441 ТП ¦ ¦

¦ ¦строительство, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦перепланировку квартир,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦размещение временных¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦объектов нестационарного¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦типа (заявления, листы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦согласования, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления и др.) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦15-12 ¦Документы по фактам¦ ¦5 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦самовольного ¦ ¦ст. 34 ТП ¦ ¦

¦ ¦строительства ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦(предписания, письма,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 16. Отдел по учету и распределению жилья ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦16-01 ¦Документы администрации¦ ¦10 лет ЭПК, ¦ ¦

¦ ¦края и города, органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96, пр. 6¦ ¦

¦ ¦края и городского¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦самоуправления, главы¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦администрации района по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦вопросам компетенции¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦отдела (решения,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-02 ¦Положение об отделе.¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦Утвержденные должностные¦ ¦необходимости, ¦ ¦

¦ ¦инструкции. Инструкция¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦по ведению¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

¦ ¦делопроизводства. Копии.¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-03 ¦Годовой план работы¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦отдела ¦ ¦ст. 166-а ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-04 ¦Протоколы заседаний,¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦решения жилищной ¦ ¦ст. 18-а ТП ¦ ¦

¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-05 ¦Книга учета выдачи¦ ¦10 лет ¦ ¦

¦ ¦средств на жилую площадь¦ ¦ст. 741 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-06 ¦Книга учета граждан,¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦поставленных на льготные¦ ¦ст. 735 ТП ¦ ¦

¦ ¦очереди ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-07 ¦Книга учета граждан,¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦поставленных на очередь¦ ¦ст. 735 ТП ¦ ¦

¦ ¦для получения жилой¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦площади ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-08 ¦Списки очередности на¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦улучшение жилищных¦ ¦надобности, ¦ ¦

¦ ¦условий ¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦28.05.99, пр. 6¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-09 ¦Корешки выданных ордеров¦ ¦До минования ¦ ¦

¦ ¦на предоставление жилой¦ ¦надобности ¦ ¦

¦ ¦площади ¦ ¦ст. 738 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-10 ¦Документы по¦ ¦Постоянно ¦В госархив¦

¦ ¦приватизации жилья¦ ¦ст. 50 ТП ¦не сдаются¦

¦ ¦(договоры, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦заявления) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-11 ¦Документы по¦ ¦5 лет ¦После ¦

¦ ¦бесхозяйному жилью¦ ¦ст. 731 ТП ¦предостав-¦

¦ ¦(заявления, протоколы,¦ ¦ ¦ления ¦

¦ ¦справки БТИ) ¦ ¦ ¦жилья ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦16-12 ¦Документы по¦ ¦5 лет ¦ ¦

¦ ¦распределению кредита¦ ¦ст. 731 ТП ¦ ¦

¦ ¦(заявления, списки,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦постановления) ¦ ¦ ¦ ¦

L------+------------------------+-----+---------------+-----------

Заведующий общим отделом личная подпись Ф.И.О.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

от “___“__________ номер _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в администрации

---------------------T--------T----------------------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦

¦ ¦ +--------------T-------------------+

¦ ¦ ¦ переходящий ¦ с отметкой “ЭПК“ ¦

+--------------------+--------+--------------+-------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+--------------------+--------+--------------+-------------------+

¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦

¦Временного (свыше ¦ ¦ ¦ ¦

¦10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦

¦Временного (до 10 ¦ ¦ ¦ ¦

¦лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦

+--------------------+--------+--------------+-------------------+

¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------------+--------+--------------+--------------------

Заведующий общим отделом личная подпись Ф.И.О.

При составлении номенклатуры дел были использованы:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989 (ТП).

Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края, утвержденная распоряжением главы администрации Алтайского края от 05.01.2000 г. 1-р.

Приложение N 17

к Инструкции

Сельская (поселковая) УТВЕРЖДАЮ

администрация г. Барнаула Глава администрации

Алтайского края ____________ Ф.И.О.

Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.05.2000 N 05-01

п. Южный

на 2000 год

-------T------------------------T-----T---------------T----------¬

¦Ин- ¦ Наименование ¦Ко-во¦Сроки хранения ¦Примечание¦

¦дексы ¦ структурного ¦дел ¦дел и статьи по¦ ¦

¦дел ¦подразделения, заголовки¦(то- ¦ перечню ¦ ¦

¦ ¦ дел ¦мов) ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 01. Общее руководство. Контроль ¦

+------T------------------------T-----T----------“----T----------+

¦01-01 ¦Постановления, ¦ ¦10 лет ЭПК ¦ ¦

¦ ¦распоряжения органов¦ ¦решение ЭПМК от¦ ¦

¦ ¦государственной власти¦ ¦28.05.96 г. ¦ ¦

¦ ¦к“ения¦ ¦50 лет ст. ¦ ¦

¦ ¦трудовых книжек ¦ ¦526-а ТП ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-09 ¦Журнал регистрации¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦распоряжений по отпускам¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦04-10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 05. Делопроизводство и архив ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦05-01 ¦Номенклатура дел ¦ ¦Постоянно ст. ¦На госу- ¦

¦ ¦ ¦ ¦95-а ТП ¦дарствен- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ное ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранение ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦не ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦передается¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-02 ¦Документы о работе¦ ¦10 лет, решение¦При ¦

¦ ¦экспертной комиссии (ЭК)¦ ¦ЭПМК от ¦условии ¦

¦ ¦администрации (копии¦ ¦28.05.99 г., ¦обновления¦

¦ ¦распоряжений о создании¦ ¦п. 6, ¦распоряже-¦

¦ ¦ЭК, утверждении¦ ¦ст. 121-б ТП ¦ний, ¦

¦ ¦положения ЭК и¦ ¦ ¦положения,¦

¦ ¦ведомственном архиве, о¦ ¦ ¦перечней ¦

¦ ¦назначении ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ответственного за¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ведение делопроизводства¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦и архива, планы,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦протоколы заседаний ЭК,¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦справки проверок¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦состояния и условий¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦хранения документов с¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦указанием сроков¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦хранения, переписка) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-03 ¦Дело фонда (исторические¦ ¦Постоянно ¦См. ¦

¦ ¦справки, акты проверки¦ ¦ст. 115 ТП ¦примечание¦

¦ ¦наличия и состояния¦ ¦ ¦к ст. ¦

¦ ¦документов о не¦ ¦ ¦05-01 ¦

¦ ¦обнаружении дел и¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦неисправимых ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦повреждениях, акты¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦приема - передачи¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦документов на¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦госхранение, акты о¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦выделении документов к¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦уничтожению) ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-04 ¦Описи дел постоянного¦ ¦Постоянно ¦См. ¦

¦ ¦хранения ¦ ¦ст. 117-а ТП ¦примечание¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦к ст. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦05-01 ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-05 ¦Описи дел¦ ¦3 года ¦После ¦

¦ ¦долговременного ¦ ¦ст. 117-6 ТП ¦уничтоже- ¦

¦ ¦хранения, в т.ч. по¦ ¦ ¦ния ¦

¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦05-06 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦ 06. Профсоюзная работа ¦

+------T------------------------T-----T---------------T----------+

¦06-01 ¦Протоколы собраний¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦членов профсоюза ¦ ¦ст. 1232 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-02 ¦Учетные карточки членов¦ ¦До снятия с ¦ ¦

¦ ¦профсоюза ¦ ¦учета ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ст. 1248 ТП ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-03 ¦Смета и годовой¦ ¦Постоянно ¦ ¦

¦ ¦финансовый отчет¦ ¦ст. 303 ТП ¦ ¦

¦ ¦профсоюзной организации ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-04 ¦Заявления членов¦ ¦3 года ¦ ¦

¦ ¦профсоюза об оказании¦ ¦ст. 1242 ТП ¦ ¦

¦ ¦материальной помощи, о¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦выделении путевок и по¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦другим вопросам ¦ ¦ ¦ ¦

+------+------------------------+-----+---------------+----------+

¦06-05 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L------+------------------------+-----+---------------+-----------

Специалист по общим вопросам

“___“______________ 2000 г. подпись Ф.И.О.

-----------------------------------------------------------------¬

¦Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел ¦

+---------------------------------T------T-----------------------+

¦По срокам хранения ¦Всего ¦В том числе переходящих¦

+---------------------------------+------+-----------------------+

¦Постоянно ¦ ¦ ¦

+---------------------------------+------+-----------------------+

¦Временно (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦

+---------------------------------+------+-----------------------+

¦Временно (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦

L---------------------------------+------+------------------------

Итого:

При разработке номенклатуры дел был использован “Перечень

типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,

министерств и ведомств и других учреждений, организаций,

предприятий, с указанием сроков хранения“ (1989 г.) и Примерная

инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления

Алтайского края, утвержденная распоряжением администрации

Алтайского края от 05.01.2000 г. N 1-р.

Одобрено

Протокол ЭК Южной

поселковой администрации

N 2 от 26.06.2000 года