Законы и бизнес в России

Постановление Администрации города Зеи от 04.10.2010 N 1396 “Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной услуги (функции) отделом культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города Зеи “Использование документов архивного фонда“

Вступил в силу с 4 октября 2010 года (пункт 2 данного документа).

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЗЕИ

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 4 октября 2010 г. N 1396

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ (ФУНКЦИИ) ОТДЕЛОМ КУЛЬТУРЫ, АРХИВНОГО

ДЕЛА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗЕИ

“ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА“

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“, постановлением администрации города Зеи от 16 октября 2009 г. N 1243 “Об утверждении Положения об отделе культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города Зеи в новой редакции“ постановляю:

1. Утвердить Административный регламент администрации города Зеи по исполнению муниципальной услуги (функции) отделом культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города “Использование документов архивного фонда“.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания, подлежит обнародованию на сайте города Зеи www.admzeya.ru и внесению в базу данных нормативных правовых актов местного самоуправления в Зейской городской библиотеке.

3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на начальника отдела культуры, архивного дела и молодежной политики (А.Н.Носов).

Глава администрации

города Зеи

С.Ю.СОЛОМКО

Утвержден

постановлением

главы администрации

города Зеи

от 4 октября 2010 г. N 1396

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПО ИСПОЛНЕНИЮ ОТДЕЛОМ КУЛЬТУРЫ, АРХИВНОГО ДЕЛА И МОЛОДЕЖНОЙ

ПОЛИТИКИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗЕИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

(ФУНКЦИИ) “ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА“

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги (функции).

Административный регламент предоставления муниципальной услуги (функции) по “Использованию документов архивного фонда“ на основе документов архивных фондов города Зеи (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) отдела культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города Зеи (далее - отдел).

1.2. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги (функции).

Предоставление муниципальной услуги (функции) органам государственной власти, местного самоуправления, организациям и общественным объединениям (далее - пользователям) на основе документов архивных фондов города Зеи в соответствии со следующими нормативными правовыми актами: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“, постановлением администрации города Зеи от 16 октября 2009 г. N 1243 “Об утверждении Положения об отделе культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города Зеи в новой редакции“.

1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги (функции).

Предоставление муниципальной услуги (функции) осуществляет отдел культуры, архивного дела и молодежной политики администрации города Зеи.

1.4. Получателями муниципальной услуги (функции) являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.5. Результатом предоставления муниципальной услуги (функции) являются:

- архивные копии;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной

услуги (функции)

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги (функции).

Муниципальная услуга (функция) по запросам, поступившим в отдел, предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий, иных сведений.

Архивная справка - документ, составленный на бланке отдела и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящей часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Местонахождение отдела, время работы и телефон: г. Зея Амурской области, улица Мухина, 217, кабинет 105.

Телефон отдела для консультаций по вопросам исполнения муниципальной услуги (функции): (8-41658) 2-11-17.

Ответственным лицом за исполнение муниципальной услуги (функции) является начальник отдела.

Сведения о графике работы отдела сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещены на информационных стендах в администрации города.

Информирование по предоставлению муниципальной услуги (функции) производится:

- при личном обращении в отдел;

- по письменным обращениям;

- по каналам телефонной связи.

При личном обращении пользователя в отдел сотрудник обязан:

- подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставлении муниципальной услуги (функции);

- объяснить причины возможного отказа в предоставления муниципальной услуги (функции), избегая конфликтных ситуаций.

Продолжительность приема пользователей при личном обращении в отдел осуществляется не более 20 минут.

Индивидуальное письменное информирование при обращении пользователя осуществляется путем почтовых отправлений.

Ответ на запрос (заявление) пользователя исполняется отделом в соответствии с данными, имеющимися в архивных документах. Ответ направляется в письменном виде. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, начальник отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего обращение.

При консультировании пользователей по телефону сотрудник отдела, сняв трубку, должен представиться: назвать фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение администрации города Зеи. Во время разговора сотрудник отдела должен произносить слова четко, избегать “параллельных разговоров“ с окружающими людьми. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые надо предпринимать. При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому сотруднику или обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Разговор не должен продолжаться более 15 минут.

При личном обращении пользователей в отдел их прием осуществляется в помещении для приема граждан.

Отдел осуществляет прием граждан в соответствии с графиком, утвержденным главой администрации:

понедельник - 9.30 - 13.00;

среда - 14.30 - 17.00;

вторник, четверг, пятница - неприемные дни;

обед - с 13.00 до 14.00.

Помещение отдела должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03“ и нормам противопожарной безопасности.

Места предоставления муниципальной услуги (функции) оборудуются:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Для удобства потребителей муниципальной услуги (функции) помещение отдела оборудовано информационным стендом, столами, стульями, должно иметь хорошее освещение. В помещение должно по возможности обеспечиваться соблюдением тишины, чистоты и порядка.

2.2. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги (функции).

Запрос (заявление) пользователя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества, года рождения), почтового адреса, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.

Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующие отделы, Государственный архив Амурской области или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Запросы (заявления) граждан, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о представлении информации рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

При поступлении запросов (заявлений), которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, отдел архива в 5-дневный срок запрашивает автора запросов (заявлений) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в согласованные с ними сроки.

Сроки ожидания при предоставлении муниципальной услуги (функции).

Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления на предоставление услуги не должно превышать 30 минут. Консультации и справки представляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги (функции).

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги (функции).

Отдел может отказать или отсрочить предоставление муниципальной услуги (функции).

Основанием для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги (функции) являются:

плохое физическое состояние документов;

отсутствие в архивных делах технического оформления и научного описания;

отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса;

запросы (заявления) не поддаются прочтению;

обращения содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.

2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги (функции).

Поступившие запросы (заявления) исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (функции)

Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

3.1.2. Прием запросов (заявлений) пользователей для получения муниципальной услуги (функции) (приложение N 1).

Сотрудники отдела проводят прием пользователей по вопросам выдачи информации. Если пользователь обратился лично, то сотрудник отдела, ведущий прием, беседует индивидуально с каждым посетителем. Если пользователю необходимо получить справку по документам архива, то он заполняет заявление по установленной форме.

При приеме заявлений сотрудник отдела проверяет, достаточно ли правильно и четко изложены в нем все необходимые для наведения архивной справки данные.

Если пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архив не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив или архив какого учреждения необходимо обратиться.

При приеме заявления пользователю сообщается о времени предоставления муниципальной услуги (функции).

Все посетители регистрируются в журнале регистрации посетителей, который ведется по определенной форме. Нумерация в журнале ведется валовая в течение календарного года.

Все заявления (граждан, учреждений) тематические и социально-правового характера, поступившие в отдел по почте или непосредственно от пользователей, также учитываются и регистрируются в день их поступления в журнале регистрации заявлений.

Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес пользователя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.

Запрос и переписка по одному и тому же вопросу, поступившая в отдел от различных организаций, учитываются под редакционным индексом первого запроса. Повторным запросам пользователей при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных заявлений делается отметка “Повторно“. Повторным следует считать заявления, поступившие от одного и того же пользователя и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого запроса истек установленный законодательством срок рассмотрения или пользователь не удовлетворен данным ему ответом.

3.1.3. Рассмотрение заявлений.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается начальником отдела или специалистом отдела в однодневный срок и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса. Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.1.4. Результат предоставления муниципальной услуги (функции).

При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса, в справку не включаются.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа “Архивная справка“, “Архивная выписка“, “Архивная копия“.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (“Так в документе“, “Так в тексте оригинала“).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места (“Так в тексте оригинала“, “В тексте неразборчиво“).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации города Зеи.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается заместителем главы администрации города Зеи по социальным вопросам, начальником отдела и заверяется гербовой печатью администрации города Зеи.

При отсутствии в отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке отдела составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала“, “Так в документе“. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью заместителя главы администрации города по социальным вопросам.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются отделом непосредственно в адреса заявителей.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Время ожидания пользователей в случае личного обращения при получении архивной справки не может превышать 15 минут.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

3.1.5. Направление запросов отдела на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их запросов (заявлений).

По итогам анализа тематики поступившего запроса (заявления) пользователя отдел направляет запросы со своим письмом по принадлежности на исполнение:

- в государственные архивные учреждения Амурской области;

- в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел направляет в соответствующие организации копию запроса (заявления) с указанием информации о направлении ответа в адрес заявителя.

Отдел письменно уведомляет автора запроса (заявления) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

3.2. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги (функции), осуществляется руководителем.

Контроль осуществляется путем проведения руководителем проверок соблюдения и исполнения работниками отдела архивного направления положений настоящего Регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги (функции) включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников отдела.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми, внеплановыми и по конкретному обращению заявителя.

3.3. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги (функции)

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пользователи могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги (функции), устно или письменно к заместителю главы администрации города Зеи по социальным вопросам.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Письменная жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заместитель главы администрации по социальным вопросам вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о применении мер административной ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги (функции), требований законодательства Российской Федерации, настоящего Регламента.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением, в течение 5 рабочих дней после принятия решения.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результатах рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

Обращения пользователя считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Приложение N 1

к Административному регламенту

Начальнику отдела культуры,

архивного дела и молодежной

политики администрации города

Зеи

А.Н.Носову

от Иванова Сергея Степановича

Ф.И.О. заявителя

______________________________

проживающего (щей) по адресу:

г. Зея, мкр. Западный, дом 97,

квартира 29

______________________________

______________________________

тел. 8 963 801 75 67

______________________________

адрес электронной почты

(при наличии)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить сведения о стаже работы Иванова Сергея Степановича

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О., в данный период работы)

За период работы с 1.07.1990 по 05.09.1995

___________________________________________________________________________

Место работы: ЗПУБОН, МП “Весна“, МПКБОН

___________________________________________________________________________

(название организации, отдел, цех)

Должность: Мастер

___________________________________________________________________________

“23“ июля 2010

______________ ______________

дата подпись