Законы и бизнес в России

Оформление личного дела

Оформление личного дела осуществляет отдел кадров в период до семи дней, с момента трудоустройства сотрудника на работу. Обязательное наличие личного дела необходимо для тех учреждений и организаций что являются государственными. Об этом речь идет в статье 44 закона N 79-ФЗ от 27.07.2004. Если структура предприятия имеет коммерческий характер, то формирование и ведение индивидуальных дел всех сотрудников происходит по усмотрению руководства предприятия. Для этого выпускается специализированное положение в котором отражается порядок формирования данных по сотрудникам предприятия и особенности их хранения. В период трудоустройства и непосредственно трудовой деятельности сотрудника ответственные лица учитывают и прилагают к личному делу сотрудника все документы, имеющие к нему отношение.

Какие данные указываются при оформлении личного дела?

При формировании базы личных дел всех работающих лиц, для всех предприятий, определяется необходимость, при которой сбор информации о работниках, и особенно ее хранение должны соответствовать ФЗ от 07.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Порядок ведения и организации индивидуальной информации в личных делах сотрудников, обязан утверждать руководитель отдела кадров или руководитель самого предприятия.

Как правило, для каждого личного дела заводится отдельная папка, на которой указывается информация с именем и фамилией сотрудника, дата трудоустройства и номер личного дела. В самом деле, находятся личные данные, указанные при трудоустройстве, данные анкет и личной биографии. Заводится личный бланк по учету кадров с фотографией сотрудника, все документы с характеристикой о работнике, а также рекомендательные письма. Обязательно в личном деле находится трудовой договор сотрудника, документы, подтверждающие его квалификацию, выписки из приказов о назначении на должность, справки отражающие состояние здоровья. Кроме того в личное дело поступает информация о деятельности работника на самом предприятии. Приказы о назначениях на иные должности, выписки о переводах работника на предприятии, аттестационные листы. Другими словами для должного уровня личного дела сотрудника, необходимо в него вносить любые данные, что целесообразно хранить на предприятии для характеристики работника.

Этапы оформления личного дела

  1. При обращении нового сотрудника в отдел кадров и приеме его на работу, заводится личное дело на этого специалиста. Обязательно должен быть составлен трудовой договор;
  2. В период трудовой деятельности информация в личном деле дополняется различными данными, которые прилагаются в виде документов со сведениями о характере деятельности. Например, это могут быть карточки поощрений и взысканий;
  3. С момента, когда сотрудник увольняется с предприятия, ведение личного дела прекращается, и отдел кадров его закрывает. Тем не менее, отдел кадров обязан хранить личное дело после увольнения.

---
Источник: kvalitet-63.ru