Законы и бизнес в России

Приказ Архивного отдела Воронежской обл. от 26.05.2010 N 36-О “Об утверждении Административного регламента архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции “Использование архивных документов и архивных фондов“

Начало действия документа - 04.01.2011 <*>.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

<*> Внимание! В соответствии с пунктом 2 данный документ вступил в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования (опубликован в газете “Воронежский курьер“ - 25.12.2010). Есть неопределенность с датой начала действия документа, связанная с исчислением срока вступления документа в силу. Подробнее см. Справочную информацию.

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 26 мая 2010 г. N 36-О

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

АРХИВНОГО ОТДЕЛА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ “ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ

ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ“

Во исполнение протокола заседания комиссии по проведению административной реформы в Воронежской области от 30 сентября 2009 года N 1 и в соответствии с планом мероприятий по реализации административной реформы и плана-графика разработки административных регламентов в архивном отделе Воронежской области в 2009 - 2010 годах от 28 октября 2009 года приказываю:



1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела по исполнению государственной функции “Использование архивных документов и архивных фондов“.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его официального опубликования.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставлю за собой.

Руководитель

В.В.ГУРОВ

Приложение

к приказу

архивного отдела

Воронежской области



от 26.05.2010 N 36-О

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ “ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ“

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции: “Использование архивных документов и архивных фондов“ (далее - государственная услуга).

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти области, исполняющего государственную функцию: архивный отдел Воронежской области и подведомственные архивному отделу областные государственные учреждения “Государственный архив Воронежской области“ и “Государственный архив общественно-политической истории“ (далее - госархивы).

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции:

Исполнение государственной функции “Использование архивных документов и архивных фондов“ осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (“Собрание законодательства Российской Федерации“, 2009, N 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ (“Собрание законодательства Российской Федерации“, 2006, N 31, ст. 3448);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) “Об архивном деле в Российской Федерации“ (“Собрание законодательства Российской Федерации“, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ (“Собрание законодательства Российской Федерации“, 2006, N 19, ст. 2060);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 (ред. от 02.10.2009) “О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)“ (“Собрание законодательства Российской Федерации“, 2005, N 47, ст. 4933);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“ (зарегистрирован в Минюсте РФ 05.05.2009, N 13893) (“Российская газета“, N 89, 20.05.2009);

- Приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51 “Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации“ (зарегистрирован в Минюсте РФ 16.12.1998, N 1660);

- Уставом Воронежской области от 07.06.2006 (ред. от 26.05.2009) (“Коммуна“, 2006, 10 июня);

- Законом Воронежской области от 30.03.2009 N 12-ОЗ “О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области“ (“Молодой коммунар“, 2009, 02 апреля);

- указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 N 81-у (ред. от 21.12.2009) “Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области“ (“Молодой коммунар“, 2009, 26 февраля);

- постановлением администрации Воронежской области от 04.12.2008 N 1051 (ред. от 14.04.2009) “Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области“ (“Молодой коммунар“, 2008, 13 декабря).

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции:

Результатом исполнения архивным отделом государственной функции “Использование архивных документов и архивных фондов“ является обеспечение широкого доступа пользователей к документальной архивной информации, организация обслуживания пользователей в читальных залах государственных архивов и предоставление открытых архивных документов по определенной проблеме, теме, событию, факту.

1.5. Описание заявителей:

Заявителями являются пользователи (получатели) информационных услуг. Пользователями являются российские, иностранные граждане и лица без гражданства, органы государственной власти, местного самоуправления, организации и общественные объединения, юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнении государственной функции:

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- непосредственно в архивном отделе при личном обращении;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

Адрес архивного отдела Воронежской области:

394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, 7.

Официальный сайт архивного отдела в сети Интернет: http://www.govvrn.ru/wps/portal/AVO/Main/OGV/IOGV/executive32/.

Электронный адрес: arhiv@govvrn.ru.

Справочный телефон - 55-06-78. Факс - 55-06-78.

График работы архивного отдела: понедельник - четверг - 09.00 - 18.00,

пятница - 09.00 - 16.45, перерыв - с 13.00 до 13.45,

суббота - воскресенье - выходные дни.

ОГУ “Государственный архив Воронежской области“ находится по адресу: 394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, 7.

Справочные телефоны: (4732) 22-69-75; 55-07-36.

График работы читального зала - понедельник - четверг с 10.00 до 17.30, перерыв: без перерыва.

Ежегодно с 1 по 31 августа читальный зал закрыт на профилактику.

ОГУ “Государственный архив общественно-политической истории“ находится по адресу: 394006, г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, 31.

Справочные телефоны: (4732) 22-61-63; 22-61-35.

График работы читального зала - понедельник-четверг с 09.30 до 17.00,

пятница - с 09.30 до 16.30, перерыв - без перерыва.

2.1.2. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица дают исчерпывающую информацию по организации рассмотрения вопросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

Звонки от заявителей по вопросу получения информации об исполнении государственной функции принимаются с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, в пятницу - с 9.00 до 16.45 (перерыв - с 13.00 до 13.45), кроме выходных и праздничных дней.

При ответе по телефону должностное лицо архивного отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ.

Результатом предоставления справочной информации при личном обращении пользователя или по справочному телефону является информирование по существу обращения в устной форме.

2.1.3. Основанием для исполнения государственной функции является письменное заявление пользователя. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

В личных заявлениях или письмах пользователей должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- должность, ученое звание, ученая степень;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- серия и N документа, удостоверяющего личность;

- личная подпись гражданина;

- дата составления заявления.

2.1.4. Заявления пользователей рассматриваются руководителем архивного отдела или руководителями областных госархивов.

Руководитель принимает решение о допуске, отсрочке или отказе к работе в читальном зале, о чем сообщает пользователю в резолюции на заявлении.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

2.2.2.2. Сроки исполнения государственной функции:

2.2.1. Срок рассмотрения заявления пользователя ограничивается временем личного приема у руководителя.

2.2.2. Срок исполнения государственной функции наступает сразу после принятия руководителем решения о допуске к работе в читальном зале или с момента окончания оснований для отсрочки допуска к работе в читальном зале, вызванной объективными причинами и оговоренными в резолюции руководителя на заявлении пользователя.

2.2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем областного госархива заблаговременно до дня окончания действия разрешения на работу в читальном зале.

2.2.4. Сроки выдачи описей, дел, документов, и других материалов пользователям не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

Описи, архивные справочники, несброшюрованные и особо ценные документы предоставляются на срок до 5 дней, дела и печатные издания - на один месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов, продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством. При необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливает руководство госархивов.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции:

2.3.1. Отказ в исполнении государственной функции допускается в случаях, если:

- архив не располагает документами и фондами по запрашиваемой проблеме, теме, событию, вопросу, факту;

- документы находятся в плохом физическом состоянии (документам требуется реставрация, консервационно-профилактическая и техническая обработка, что зафиксировано в актах проведения проверки наличия и состояния архивных документов);

- существуют ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации (сведения, содержащие секретные или персональные данные представляются в установленном законодательством Российской Федерации порядке) или есть ограничения на доступ к документам, оговоренные фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение (фонды личного происхождения).

2.3.2. Приостановление (отсрочка) исполнения государственной функции допускается в случаях, если:

- документы выданы для выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация, консервационно-профилактическая и техническая обработка, копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- документы выданы во временное пользование учреждениям и организациям;

- документы экспонируются на выставках;

- документы ранее выданы другому пользователю;

- в читальные залы не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

Сроки приостановления (отсрочки) исполнения государственной функции определяются окончанием вышеперечисленных обстоятельств.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции:

2.4.1. Рабочие места специалистов, осуществляющих государственную функцию, оборудуются компьютерной техникой с установленными справочно-информационными системами, позволяющими организовать исполнение государственной функции.

2.4.2. На входе в здание, где размещается архивный отдел, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы отдела, внутри здания размещаются информационные стенды, содержащие информацию по всем направлениям деятельности архивного отдела и подведомственных государственных архивов.

2.4.3. Читальные залы оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны;

- системами видеонаблюдения;

- мебелью;

- компьютерной и копировально-множительной техникой.

2.4.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся пользователей и оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.5. Иные положения:

2.5.1. Прием пользователей руководителем осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

Заявление на имя руководителя оформляется в произвольной форме с указанием атрибутов приведенных в п. 2.1.3 настоящего Регламента.

Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

2.5.2. Плата за посещение читальных залов госархивов и пользование документами не взимается.

Все пользователи обладают равными правами на доступ к архивным документам.

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Ограничения на доступ к архивным документам или части содержащейся в них информации устанавливаются только в отношении сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием пользователя;

- рассмотрение заявления пользователя;

- анализ поступившего заявления;

- принятие решения;

- регистрация пользователя в читальном зале;

- предоставление пользователю информационных услуг и информационных продуктов, удовлетворяющих его информационные потребности.

3.1. Прием пользователей ведут руководители госархивов.

Прием ведется в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным руководителем архивного отдела Воронежской области.

График личного приема помещается на информационный стенд в приемной руководителя и публикуется на интернет-сайтах архивного отдела и архивной службы.

Прием пользователей осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Правом на первоочередной личный прием обладают: Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы; ветераны Великой Отечественной войны и участники боевых действий; инвалиды I и II групп инвалидности и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель); лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; беременные женщины. Результатом приема пользователя является разъяснение по существу поставленного вопроса, либо принятие руководителем решения по разрешению поставленного вопроса, либо оказание консультации по тематике обращения.

3.2. Заявление пользователя рассматривается на личном приеме у руководителя. При рассмотрении заявления уточняются интересующие пользователя тема, вопросы, события, факты и хронологические рамки запрашиваемой информации, цели и задачи проводимого исследования.

Если поставленные пользователем во время приема вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, ему разъясняется порядок обращения в иные органы государственной власти.

3.3. Для анализа заявления о допуске для работы в читальный зал руководитель может приглашать специалистов отделов информации и использования документов и фондов госархивов для консультации о возможности или невозможности предоставления затребованной в заявлении пользователя информации.

3.4. Руководитель принимает решение о допуске, отсрочке или отказе в допуске для работы в читальном зале, исходя из наличия или отсутствия требуемой пользователю информации. Пользователю объясняются причины и сроки отсрочки в допуске для работы в читальном зале или причины для отказа в допуске.

Принятое решение излагается в резолюции на заявлении пользователя.

3.5. Регистрация пользователя в читальном зале является основанием для начала действий по исполнению государственной функции.

Все пользователи, допущенные для работы в читальном зале, знакомятся с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ и заполняют анкету установленного образца (приложение N 1).

На каждого пользователя, зарегистрированного в читальном зале, оформляется личное дело. В личном деле хранятся заявление, анкета и бланки заказов на выдачу описей, документов, печатных изданий за весь период посещения читального зала.

На каждого пользователя оформляется пропуск в читальный зал.

3.6. Предоставление пользователю информационных услуг и информационных продуктов:

Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела по теме исследования.

Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов и выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел. С учетом специфики состава документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы не выдаются. При этом подлинные документы могут выдаваться пользователями в исключительных случаях с разрешения руководства архивного отдела с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов).

Кинофотодокументы представляются пользователям в виде копий.

По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей читального зала и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинодокументов.

Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются с учетом технических возможностей и физического состояния документов. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии.

Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.

Копии частично рассекреченных документов, изготовленные по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.

Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

- получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления;

- получать консультации специалистов о составе документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках;

- получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать;

- пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочной библиотеки, справочно-информационных фондов;

- заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, архивных справочников;

- при наличии технических возможностей по специальному разрешению использовать собственные технические средства (компьютер, диктофон);

- приносить в читальный зал по согласованию с его заведующим машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователи выносят без пропуска;

- пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

Пользователи, работающие в читальных залах архивов, обязаны:

- соблюдать Правила работы в читальных залах архивов РФ;

- регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала;

- заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.);

- после окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единиц хранения), печатные издания сотруднику читального зала,

- соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы;

- в соответствии с Законом РФ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листа).

Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Порядок и формы контроля исполнения

государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, принятие мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется архивным отделом.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области, положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела Воронежской области.

4.2. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие архивного отдела.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений виновные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия)

должностного лица, а также принимаемого им решения

при исполнении государственной функции

5.1. Пользователь может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе осуществления государственной функции в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:

- руководителю архивного отдела;

- в судебном порядке.

Действия (бездействие) и решения государственных архивов могут быть обжалованы:

- руководителю архивный отдела;

- в судебном порядке.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Руководитель архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается руководителем архивного отдела, его заместителем.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архивного отдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

5.2. Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в службу по надзору за соблюдением законодательства.

Приложение N 1

Название государственного архива

Анкета пользователя

Фамилия _______________________________________________________________

Имя ____________________________ Отчество _____________________________

Место работы (учебы) и должность ______________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес _______________________

___________________________________________________________________________

Образование ___________________________________________________________

Ученая степень, звание ________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования _____________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Место жительства ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Телефон (домашний) ______________ (служебный) _______________

Серия и N документа, удостоверяющего личность _________________________

___________________________________________________________________________

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных

архивов Российской Федерации ознакомился(-ась), обязуюсь их выполнять.

Дата ___________________ ____________________ (Подпись)

Приложение N 2

Блок-схема

последовательности действий архивного отдела

Воронежской области по исполнению государственной функции

“Использование архивных документов и архивных фондов“

“ -------------------------------------------¬

¦ Прием пользователя ¦

L--------------------T----------------------

v

-------------------------------------------¬

¦ Рассмотрение заявления пользователя ¦

L--------------------T----------------------

V

-------------------------------------------¬

¦ Анализ поступившего заявления ¦

L-------------------------------------------

------¬ -------------------------------------------¬ ------¬

¦ нет ¦ ¦ Принятие решения ¦ ¦ да ¦

L------ ¦ Оформление резолюции ¦ L------

-------------------+------------------------------------------+-T-----------------¬

¦ V ¦

¦ ---------------------------------¬ ------------------------------¬ ¦

¦ ¦ Уведомление об отсутствии ¦ ¦ Уведомление о причинах и ¦ ¦

¦ ¦ запрашиваемой информации ¦ ¦ сроках отсрочки в ¦ ¦

+->¦ и рекомендации по ее ¦ ¦ предоставлении ¦ ¦

¦ ¦ дальнейшему поиску ¦ ¦ информационных услуг ¦ ¦

¦ L--------------------------------- L-------------T---------------- ¦

¦ V V

¦ ---------------------------------¬ ------------------------------------¬

¦ ¦ Уведомление об отказе в ¦ ¦ Регистрация пользователя ¦

¦ ¦ получении информации ¦ ¦ в читальном зале ¦

L->¦ ограниченного доступа при ¦ L-------------T----------------------

¦ отсутствии на это права и ¦ V

¦ разъяснение дальнейших действий¦ ------------------------------------¬

L--------------------------------- ¦ Предоставление пользователю ¦

¦ информационных услуг и ¦

¦ информационных продуктов, ¦

¦ удовлетворяющих его ¦

¦ информационные потребности ¦

L------------------------------------