Законы и бизнес в России

Распоряжение Главы города Челябинска от 08.07.1998 N 873 “Об утверждении “Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска“ (вместе с “Положением о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска“, “Перечнем должностных лиц, которым разрешается выдача личных дел муниципальных служащих Администрации города и городской Думы во временное пользование“)

Утратил силу в связи с изданием Распоряжения Главы города Челябинска от 23.04.2002 N 456.

ГЛАВА ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 8 июля 1998 г. N 873

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ “ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ ОРГАНОВ

МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА“

В соответствии с законодательством о муниципальной службе, Уставом г. Челябинска, Регламентом Администрации г. Челябинска и в целях обеспечения единого порядка ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления г. Челябинска:

1. Утвердить “Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска“ (приложение N 1).

2. Установить обязательность исполнения требований названного Положения для всех органов местного самоуправления города Челябинска.

3. Утвердить перечень должностных лиц Администрации города Челябинска и
Челябинской городской Думы, которым разрешается выдача личных дел во временное пользование (приложение N 2).

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы города, руководителя аппарата С.В. Козлова.

Глава города Челябинска

В.М.ТАРАСОВ

Приложение N 1

к распоряжению

Главы города Челябинска

от 8 июля 1998 г. N 873

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска (далее - Положение) разработано на основании законодательства о труде и муниципальной службе Российской Федерации и Челябинской области, Устава г. Челябинска и Регламента Администрации г. Челябинска и имеет целью установление единого порядка ведения личных дел муниципальных служащих органов местного самоуправления города Челябинска.

1.2. Настоящее Положение не распространяется на работников, замещающих должности, предусмотренные штатными расписаниями органов местного самоуправления города Челябинска для технического обеспечения деятельности этих органов, а также временных работников и совместителей.

1.3. Личное дело муниципального служащего есть совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о личности муниципального служащего, его служебно - трудовой деятельности и необходимых для обеспечения порядка прохождения муниципальной службы и реализации трудовых отношений в соответствии с законодательством.

1.4. Запрещается собирать и вносить в личные дела муниципальных служащих сведения о их политической и религиозной принадлежности и частной жизни.

1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел одного и того же муниципального служащего.

1.6. Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на службу кадров (отдел кадров либо иное структурное подразделение, ведущее работу с кадрами) либо на специалиста по кадрам органа местного самоуправления.

1.7. Личное дело муниципального служащего является конфиденциальным документом строгого учета.

II. СОСТАВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА

2.1. Состав документов, входящих в личное
дело муниципального служащего, должен в полной мере отражать весь процесс прохождения муниципальной службы муниципальным служащим и реализации им трудовых отношений.

2.2. В состав личного дела муниципального служащего должны входить и располагаться в приведенном порядке следующие документы:

- Дополнение к анкете;

- Анкета;

- Автобиография;

- Копии документов об образовании;

- Личное заявление о приеме на муниципальную службу;

- Справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений (декларации) о доходах и имуществе;

- Медицинское заключение (справка) о состоянии здоровья (при необходимости);

- Письменный трудовой договор - контракт (при необходимости);

- Характеристика (отзыв, рекомендация);

- Копия документа (распоряжения, приказа) о назначении на муниципальную должность;

- Внутренняя опись документов, хранящихся в личном деле.

2.3. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных муниципального служащего (копии свидетельства о браке, изменении фамилии и т.п.), а также характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (аттестационные листы, документы о сдаче квалификационных экзаменов, характеристики и отзывы о работе, представления к назначению на муниципальную должность и освобождению от нее, копии документов о переподготовке и повышении квалификации, копии распоряжений либо приказов о присвоении квалификационных разрядов, поощрении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, копии наградных листов, копии актов проверок полноты и достоверности деклараций о доходах и имуществе, копии актов служебных расследований, проверок и ревизий, другие документы).

2.4. Все включаемые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

2.5. Личное дело оформляется работником кадровой службы (специалистом по кадрам) после издания распоряжения или приказа о назначении на муниципальную должность муниципальной службы.

2.6. Личное дело формируется в специальной папке. На внешней стороне обложки этой папки должны быть следующие реквизиты:

- полное наименование органа местного самоуправления
города;

- надпись “Личное дело“;

- номер личного дела;

- фамилия, имя, отчество муниципального служащего.

На внутренней стороне обложки папки личного дела подклеивается карман для хранения контрольной карточки выдачи личного дела во временное пользование.

Номер личного дела должен быть проставлен на корешке папки.

2.7. Все личные дела вносятся в журнал учета личных дел пофамильно, в алфавитном порядке и с указанием номера, присвоенного личному делу.

2.8. Все документы, включаемые в личное дело, должны быть тщательно проверены на полноту и достоверность сведений и подписаны работником службы кадров (специалистом по работе с кадрами), ответственным за ведение личных дел.

Все листы документов личного дела нумеруются и прошиваются.

2.9. Анкета заполняется при поступлении на муниципальную службу собственноручно лицом, назначаемым на муниципальную должность, разборчивым почерком, без сокращений, прочерков, помарок и исправлений, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Заполнение Анкеты производится в строгом соответствии с данными личных документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании, присуждении ученых степеней и званий, удостоверения к государственным наградам и другие).

Анкета заполняется на отпечатанном типографским способом бланке установленного образца, как правило в присутствии работника службы кадров (специалиста по кадрам), который обязан проверить полноту и правильность записей в Анкете, заверить ее своей подписью и печатью службы кадров (Управления делами, общего отдела).

Представлять ксерокопии Анкет для включения в личное дело запрещается.

2.10. Лицо, вновь назначаемое на муниципальную должность муниципальной службы, обязано представить для включения в личное дело Автобиографию.

Автобиография является документом, содержащим краткое описание в хронологической последовательности основных событий в жизни и деятельности лица, назначаемого на муниципальную должность.

Автобиография составляется собственноручно на чистом листе писчей бумаги формата А4 (допускаются бланки автобиографии) в произвольной форме с соблюдением требований,
указанных в части 1, 2 и 4 п. 2.9 настоящего Положения.

В Автобиографии должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; национальность; социальное происхождение; где, когда и какие учебные заведения окончил; с какого времени, где и в качестве кого началась трудовая деятельность; причины перехода с одной работы на другую; занятие общественной деятельностью (где, когда, в качестве кого), участие в боевых действиях, ликвидации последствий стихийных бедствий и аварий; какие имеет изобретения, достижения в науке, литературе, культуре, искусстве и спорте; какие знает иностранные языки и языки народов России; когда, за что и каких наград удостоен; свое семейное положение, а также близких родственников и их занятие и т.п. сведения. Автобиография не должна в точности копировать сведения, указанные в Анкете.

Объем Автобиографии не должен превышать 3-х страниц формата А4.

Автобиография заканчивается простановкой даты ее написания и подписью составившего ее лица.

2.11. Характеристика является документом, содержащим сведения о профессиональных, деловых и личных качествах муниципального служащего либо лица, назначаемого на муниципальную должность муниципальной службы. Характеристика представляется в случаях, прямо предусмотренных законодательством, либо по распоряжению руководителя органа местного самоуправления. Категорически запрещается оформлять, запрашивать и высылать закрытые (секретные) Характеристики.

Сведения для Характеристики представляются непосредственными руководителями лица, на которого составляется Характеристика. Сведения должны быть достоверными, непредвзятыми, объективными. Сведения для Характеристики могут корректироваться и дополняться вышестоящим руководителем подразделения, в котором работает (работало) характеризуемое лицо.

Сведения для Характеристики должны содержать аргументированную оценку уровня профессиональной подготовки, творческого потенциала, способов и методов достижения поставленных задач, лидерских способностей, мотивации продвижения по службе, способности критически оценивать собственные результаты, учитывать критику и мнение подчиненных и руководителей, других важных для характеристики
личности критериев. Оценочные формулировки не должны унижать личного достоинства.

Объем Характеристики не должен превышать 2-х страниц формата А4.

Характеристика составляется работником службы кадров (специалистом по кадрам) на основе представленных сведений по общепринятой форме, подписывается руководителем органа местного самоуправления (его первым заместителем либо руководителем аппарата) и заверяется печатью органа местного самоуправления.

Лицо, на которое составлена Характеристика, в обязательном порядке должно быть с ней ознакомлено, по его просьбе ему на руки может выдаваться копия Характеристики.

2.12. Копии документов об образовании должны быть составлены на бланках установленного образца. Допускаются ксерокопии с подлинников этих документов. Копии документов об образовании должны быть подписаны работником службы кадров (специалистом по кадрам) и заверены печатью службы кадров (Управления делами, общего отдела).

2.13. Выписки из распоряжений (приказов) о назначении (перемещении, увольнении и других) должны быть заверены в установленном порядке протокольной частью либо иной службой, на которую возложено ведение этих документов.

2.14. Личное дело муниципального служащего открывается Дополнением к анкете, которое ведется на бланке установленного образца, отпечатанном типографским способом.

Дополнение к анкете содержит: фамилию, имя, отчество муниципального служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о прохождении муниципальной службы (назначения, перемещения) со ссылкой на соответствующие распоряжения (приказы).

Во втором разделе помещаются данные, отражающие основные профессиональные и личные изменения муниципального служащего: переподготовка и повышение квалификации, присвоение ученых степеней и званий, присвоение квалификационных разрядов, награждение государственными наградами, присвоение почетных званий, поощрения, наложение и снятие взысканий, пребывание за границей, изменения семейного положения и места жительства. Все изменения вносятся на основании подлинников соответствующих документов.

Обязательным реквизитом Дополнения к анкете является подраздел отметок о проверке состояния личного дела.
Проверки состояния личных дел должны производиться не реже одного раза в год работниками службы кадров (специалистом по кадрам).

2.15. Личное дело закрывается Внутренней описью документов личного дела (фамилия, имя, отчество).

Внутренняя опись составляется на бланке установленного образца, отпечатанном типографским способом, и должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов личного дела, количестве листов документов, датах включения документов в личное дело, а также кем, когда и по какой причине изъяты документы из личного дела.

Листы Внутренней описи нумеруются отдельно от остальных документов личного дела.

При сдаче личного дела на хранение в архив Внутренняя опись личного дела закрывается итоговой записью, в которой цифрами и прописью указывается количество документов и количество листов личного дела, подписывается работником службы кадров (специалистом по кадрам) с расшифровкой подписи и указанием даты закрытия Внутренней описи личного дела.

2.16. До включения документов в личное дело муниципальный служащий имеет право ознакомиться с любым из этих документов. Он также имеет право на включение в личное дело своих объяснений по поводу сведений, содержащихся в документах его личного дела.

2.17. Образцы бланков документов личного дела (анкета, дополнение к анкете, декларация о доходах и имуществе, внутренняя опись и другие) устанавливаются нормативными актами федеральных и областных органов государственной власти, а также распоряжениями Главы города, и являются едиными для всех органов местного самоуправления города.

III. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

3.1. Личные дела муниципальных служащих могут выдаваться во временное пользование (на срок не более 3-х суток) должностным лицам, круг которых определяется распоряжением Главы города либо руководителя органа местного самоуправления.

3.2. Выдача личных дел муниципальным служащим, на которых эти дела заведены, не допускается.

3.3. При
выдаче личного дела на руки должностному лицу во временное пользование оно предупреждается о конфиденциальности личного дела, сроке пользования и соответствующем порядке хранения личного дела.

3.4. Перед выдачей личного дела во временное пользование из него изымается контрольная карточка, в которой проставляются фамилия и инициалы лица, получившего личное дело, дата выдачи. Лицо, получившее личное дело, в обязательном порядке должно расписаться в контрольной карточке.

3.5. При работе с личным делом, полученным во временное пользование, запрещается производить в документах личного дела какие-либо записи, вносить в них исправления, помещать в личное дело новые документы, изымать из личного дела документы либо их части, выносить личное дело либо хранящиеся в нем документы из здания органа местного самоуправления.

IV. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

4.1. Личные дела муниципальных служащих хранятся в структурном подразделении органа местного самоуправления, на которое возложены обязанности по ведению кадровой документации.

4.2. Личные дела хранятся как конфиденциальные документы строгого учета в металлических шкафах (сейфах) и располагаются в них по порядку номеров. Совместно с личными делами хранится журнал учета личных дел. Хранение личных дел совместно с трудовыми книжками муниципальных служащих не допускается.

4.3. В случаях прекращения муниципальной службы (увольнение, выход в отставку) личное дело муниципального служащего изымается из папки и, после оформления в установленном порядке, помещается в архив для хранения. Срок хранения личного дела в архиве 75 лет.

4.4. По истечении срока хранения личное дело уничтожается, о чем составляется акт. Уничтожение личных дел производится путем сжигания либо измельчения в специальных машинках.

Приложение N 2

к распоряжению

Главы города Челябинска

от 8 июля 1998 г. N 873

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, КОТОРЫМ РАЗРЕШАЕТСЯ ВЫДАЧА

ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ГОРОДСКОЙ
ДУМЫ

ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

----T-----------------------------T------------------------------¬

¦ N ¦ Наименование должностных лиц¦ Какие личные дела могут быть ¦

¦п/п¦ ¦ выданы во временное ¦

¦ ¦ ¦ пользование ¦

+---+-----------------------------+------------------------------+

¦1. ¦Глава города ¦Личные дела всех муниципальных¦

¦ ¦ ¦служащих города ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦2. ¦Первый заместитель Главы ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦города ¦служащих Администрации города ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦3. ¦Заместители Главы города ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦(в т.ч. замещающие должности ¦служащих Администрации города ¦

¦ ¦начальников Управлений) ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦4. ¦Секретарь городской Думы ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦ ¦служащих городской Думы ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦5. ¦Начальник Управления ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦организационной, контрольной ¦служащих Администрации города ¦

¦ ¦и кадровой работы ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦6. ¦Начальники остальных ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦Управлений, Управляющий ¦служащих возглавляемых ¦

¦ ¦делами ¦Управлений ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦7. ¦Управляющий делами городской ¦Личные дела муниципальных ¦

¦ ¦Думы ¦служащих городской Думы ¦

L---+-----------------------------+-------------------------------