Законы и бизнес в России

Распоряжение главы администрации г. Новочебоксарска ЧР от 09.08.2010 N 56 “О Правилах делопроизводства в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики“

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА

ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 9 августа 2010 г. N 56

О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 N 164 “Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики“:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на Управляющего делами - начальника Управления делами, кадровой работы и связям с общественностью С.Ю.Воробьева.

Глава администрации

города Новочебоксарска

Чувашской Республики

В.Г.ТИМОФЕЕВ

Приложение

к распоряжению

администрации

города Новочебоксарска

Чувашской Республики

от 09.08.2010 N 56

ПРАВИЛА

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее - администрация города).

1.2. Действие настоящих
Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

1.3. Администрация города Новочебоксарска на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую главой администрации города Новочебоксарска по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела).

II. Основные понятия

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации города;

служба делопроизводства - структурное подразделение администрации города, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях администрации города.

III. Создание документов в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики

3.1. Документы, создаваемые в администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах
бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2. Бланки администрации города разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.4. Образцы бланков утверждаются главой администрации города.

3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации города, являются:

а) Государственный герб Чувашской Республики;

б) наименование администрации города;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об администрации города;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.7. Согласование документа в администрации города оформляется визой уполномоченного должностного лица администрации города. Согласование документа, созданного в администрации города, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики

4.1. В документообороте администрации города выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б)
отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

4.2. В администрации города доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.3. Документы, поступающие в администрацию города, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления (за исключением письменных обращений граждан Российской Федерации, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в администрацию города), создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации города.

4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение главе администрации города или по решению главы администрации города иным должностным лицам администрации города. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение администрации города, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

4.9. Документы после их подписания главой (заместителем главы) администрации города передаются для регистрации в структурное подразделение администрации города, ответственное за исполнение документа.

4.10. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

4.12. Передача документов
между структурными подразделениями администрации города осуществляется через службу делопроизводства.

4.13. В администрации города службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе администрации города в установленном им порядке.

4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации города используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота администрации города могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики

5.1. Администрация города:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

5.2. Формирование документального фонда администрации города осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив администрации города.

5.3. Номенклатура дел администрации города:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией администрации города главой администрации города не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-методической комиссией государственного архива Чувашской Республики, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности администрации города документы Архивного фонда Чувашской Республики (далее - государственный архив);

г) в случае изменения функций и структуры администрации города подлежит согласованию с экспертно-методической комиссией государственного архива.

5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации города являются наименования структурных подразделений администрации города.

5.5. Дела формируются в
соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив администрации города или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый главой администрации города, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации города или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации города с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации города производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации города. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив администрации города не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного
хранения в администрации города определяется уполномоченным органом в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации города.

6.2. Для подписания электронных документов администрации города используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

6.3. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации города могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

6.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.5. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

6.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главе администрации города, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям администрации города, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

6.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации города.

6.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации города.

6.9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации города в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации города, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

к Правилам делопроизводства в администрации

города Новочебоксарска Чувашской Республики

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности