Законы и бизнес в России

Постановление Избирательной комиссии ЯНАО от 07.09.2010 N 110/649 “О примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии“ (вместе с “Перечнем документов, не подлежащих регистрации“ и “Перечнем подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения“)

Начало действия документа - 07.09.2010.

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 сентября 2010 г. N 110/649

О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

С целью совершенствования порядка работы с документами в территориальных избирательных комиссиях, на основании части 10 статьи 9 Закона Ямало-Ненецкого автономного округа “Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Ямало-Ненецком автономном округе“ Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (прилагается).

2. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.

3. Опубликовать настоящее постановление в журнале “Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа“.

Председатель комиссии

А.Н.ГИБЕРТ

Секретарь комиссии

О.А.ТАРАСОВА

Приложение

к постановлению Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 7 сентября 2010 года N 110/649

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536.

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральными законами “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“ от 12.06.2002 N 67-ФЗ, “Об архивном деле в Российской Федерации“ от 22.10.2004 N 125-ФЗ и другими федеральными законами, “Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти“ N 356 от 08.11.2005 и ГОСТ Р 6-30-2003, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.

1.2. Делопроизводство в территориальной избирательной комиссии (далее - ТИК) ведется с использованием автоматизированной системы делопроизводства, на карточках или в журналах.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной избирательной комиссии и работников ее аппарата.

1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний территориальной избирательной комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, за организацию делопроизводства, обеспечение сохранности документов территориальной избирательной комиссии и передачу их в вышестоящую избирательную комиссию или в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя территориальной избирательной комиссии.

1.5. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

архив ТИК - дела, подлежащие временному сроку хранения в ТИК;

Архив - государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа;

бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ТИК, не выходящий за пределы ТИК;

поступающий документ - документ, поступивший в ТИК;

дата
регистрации отправляемого документа - дата подписания документа руководителем;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ТИК;

докладная записка - документ, адресованный председателю ТИК, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ТИК с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на поступающие документы;

отправляемый документ - официальный документ, отправляемый ТИК за подписью уполномоченного на то должностного лица;

ИЦ - информационный центр ИК ЯНАО;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

координатор исполнения - член ТИК, указанный в резолюции председателя ТИК первым и координирующий работу по исполнению документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ТИК, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и
содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности ТИК;

ответственный за исполнение - должностное лицо, работник Аппарата, указанный в резолюции председателя ТИК;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов.

2. Прием, регистрация и прохождение

поступающей корреспонденции

2.1. Доставка документов в ТИК осуществляется почтовой, специальной (фельдъегерской) связью, по телеграфу, по электронной почте, факсимильной связью, нарочным. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ТИК корреспонденции производятся секретарем ТИК.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется
соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, секретарем составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка “Документ получен в поврежденном виде“.

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой “Лично“ учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

2.6. Прием адресованных в ТИК документов по электронной почте ГАС “Выборы“ осуществляется через почтовый ящик, являющийся официальным почтовым ящиком ТИК.

2.7. Прием адресованных в ТИК факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, осуществляется в общем порядке.

Факсограммы, поступающие в ТИК как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.8. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 1).

2.9. При регистрации поступившего документа обязательно заносятся (вводятся) следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

На внешней стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее
поступивших документах и результатах их исполнения.

2.10. После регистрации документов все поступающие документы передаются председателю ТИК для внесения резолюции, а затем передаются исполнителям согласно резолюции.

При необходимости по указанию председателя ТИК оформленные документы переадресовываются.

2.11. После вынесения резолюции председателя текст резолюции заносится в журнал или АСД.

2.12. Если в резолюции председателя ТИК указаны члены ТИК, то работу по исполнению документа координирует член ТИК, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.13. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, регистрируются на следующий день.

2.14. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится секретарем ТИК.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются председателю ТИК.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 17). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3. Прием и передача служебной информации

по электронной почте и по каналам факсимильной связи

3.1. Прием документов, адресованных ТИК (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик.

3.2. Документы, полученные по электронной почте, передаются секретарю ТИК, который регистрирует их в установленном порядке.

3.3. Для передачи по электронной почте отправляемого документа, подписанного председателем ТИК, зарегистрированное отправляемое письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки.

3.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.

3.5.
Факсимильный аппарат, как правило, устанавливается у секретаря ТИК.

3.6. В случае передачи документов, подписанных председателем ТИК, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы.

3.7. Секретарь передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя ТИК.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами “Для служебного пользования“ и “Не для печати“. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется затем адресату.

3.8. Факсограммы, поступившие в ТИК, регистрируются в установленном порядке.

3.9. При необходимости включения факсограмм в дело с них снимается ксерокопия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложение 2).

В ТИК установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк протокола заседания Рабочей группы по рассмотрению жалоб (заявлений), поступающих в ТИК;

бланк протокола заседания Рабочей группы по информационным спорам и иным вопросам информационного обеспечения выборов, референдумов;

бланк протокола заседания Контрольно-ревизионной службы при ТИК;

бланк решения;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

общий бланк;

бланк протокола заседания Рабочей группы по взаимодействию с общественными организациями инвалидов.

4.3. Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. На бланке ТИК использованы следующие реквизиты:

герб соответствующего муниципального образования;

наименование ТИК;

справочные данные о ТИК;

наименование вида документа;

текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов).

Используются также отметки для расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

4.4. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.5. Бланки изготавливаются в цветном исполнении.

4.6. При подготовке и оформлении документов члены ТИК и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Реквизит “Дата документа“. Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2007.

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.

Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2007 г.

4.7. Реквизит “Ссылка на регистрационный номер и дату документа“ используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.8. Реквизит “Адресат“. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа,

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Институт законодательства и сравнительного

правоведения при Правительстве

Российской Федерации

Заведующему отделом

П.П.Петрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Директору Всероссийского

научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела

И.И.Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат“ по отношению к самой длинной строке.

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и других субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, другим территориальным избирательным комиссиям, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “копия“ перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса секретарем составляется список рассылки, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

И.И.Иванову

ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Салехард

629003

4.9. Реквизит “Гриф утверждения документа“. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит “Гриф утверждения документа“ состоит из следующих элементов: слово “УТВЕРЖДАЮ“ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель территориальной

избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова “УТВЕРЖДЕН“ (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением территориальной избирательной комиссии

от 7 сентября
2011 г. 10/56

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите “Гриф утверждения документа“ центрировать элементы относительно самой длинной строки.

4.10. Реквизит “Резолюция“, как правило, оформляется на отдельном листе формата А5 (приложение 3), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Иванову И.И.

Петрову П.П.

Прошу подготовить проект письма

к 21.02.2011

личная подпись

дата

4.11. Реквизит “Заголовок к тексту“. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: “о чем (о ком)?“, например:

Распоряжение

О создании аттестационной комиссии

“чего (кого)?“, например:

Должностной регламент

ведущего специалиста

Документы, оформленные на бланках формата А5, поручения председателя ТИК, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру.

4.12. Реквизит “Текст документа“. Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (“просим направить“, “направляем на рассмотрение“);

от первого лица единственного числа (“считаю необходимым“, “прошу выделить“);

от третьего лица единственного числа (“ТИК считает возможным“).

4.13. Реквизит “Отметка о наличии приложений“. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.

2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо территориальной избирательной комиссии от 15.10.2011 N 01-13/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

“Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1“

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

Приложение

к решению территориальной избирательной комиссии

от 29 октября 2011 г. N 38/346

Приложение

к распоряжению председателя

территориальной избирательной комиссии

от 26 октября 2011 г. N 5-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение 1, приложение 2 и так далее.

Слово “Приложение“ можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.14. Реквизит “Подпись“. На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ТИК, то реквизит “Подпись“ включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя личная подпись инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог “за“, надпись от руки “Зам.“ или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит “Подпись“ содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Секретарь

Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник Правового управления Начальник Международного

управления

личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

4.15. Реквизит “Гриф согласования документа“ состоит из слова “Согласовано“ (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

территориальной избирательной комиссии

от 26 октября 2011 г. N 36

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Начальник Правового управления

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в ТИК, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ТИК, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.16. Реквизит “Печать“. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.17. Реквизит “Отметка о заверении копии“. При заверении копии документа ниже реквизита “Подпись“ проставляется заверительная надпись “Верно“, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно

Секретарь

территориальной избирательной комиссии

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью “Для документов“.

4.18. Реквизит “Отметка об исполнителе“. Включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов Петр Алексеевич

4-35-16

4.19. Реквизит “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело“. Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова “В дело“, номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя.

4.20. Реквизит “Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)“. Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в правом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом N 8, например: В0301012.doc.

5. Рассылка отправляемых документов

5.1. Отправка из ТИК писем, телеграмм и других документов производится секретарем ежедневно с 9 до 17 часов, кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.

5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС “Выборы“, по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, территориальные избирательные комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа).

5.4. Отправляемые письма направляются за подписью председателя ТИК на общем бланке.

5.5. По согласованию с председателем либо по его поручению письма могут подписываться членами ТИК.

5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями и координатором исполнения, передаются для регистрации секретарю ТИК.

Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером ТИК. Если отправляемое письмо является ответом на поступающий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник поступающего документа к копии отправл“емого письма. С использованием ГАС “Выборы“ документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

5.7. Рассылка отправляемых документов по электронной почте ГАС “Выборы“ осуществляется через почтовый ящик.

5.8. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то после регистрации письма оно тиражируется в необходимом количестве, составляется список рассылки и отправляется секретарем ТИК.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

5.9. Документы с отметкой о срочности доставки “Весьма срочно“ и “Срочно“ оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь.

5.10. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются секретарем ТИК через почтовое отделение связи заказными письмами с уведомлением.

5.11. Неправильно оформленные отправляемые документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6. Работа с обращениями граждан

6.1. Письменные обращения граждан (далее - обращение), поступившие в ТИК, регистрируются секретарем отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются в день поступления в ТИК.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер и делается отметка “Повторно“.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации ставится отметка “Коллективное“.

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются председателю ТИК.

6.5. Обращения граждан с резолюцией председателя ТИК направляются исполнителю.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя ТИК в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.6. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции ТИК, докладываются в установленном порядке председателю ТИК и по его поручению в течение пяти дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в ТИК.

В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“.

6.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.

6.9. Письменные обращения, поступившие в ТИК, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен направить докладную записку на имя председателя ТИК с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.10. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается “В дело“ по представлению секретаря ТИК. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.11. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

6.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.13. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

6.14. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу.

6.15. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел ТИК вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,

рассматриваемых на заседаниях ТИК

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания ТИК

7.1.1. Проект повестки дня заседания ТИК формируется секретарем ТИК (как правило, не позднее чем за 7 дней до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и решений ТИК и согласовывается с председателем ТИК.

7.1.2. Члены ТИК вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. Включение в повестку дня заседания ТИК дополнительных вопросов согласовывается с секретарем ТИК, а также с членом ТИК, за которым закреплено соответствующее направление деятельности.

7.1.3. Согласованный с председателем и подписанный секретарем ТИК проект повестки дня передается для тиражирования и рассылки (как правило, не позднее чем в четырехдневный срок до даты заседания) членам ТИК.

7.1.4. Секретарь ТИК информирует средства массовой информации о дате заседания и предлагаемых к рассмотрению вопросах.

7.2. Подготовка документов по вопросам,

включенным в проект повестки дня заседания ТИК

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ТИК, готовятся под руководством члена ТИК, за которым закреплено соответствующее направление деятельности.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект решения (приложение 4) или выписки из протокола, а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок.

7.2.3. Проекты решений (выписок из протокола), представляемые на рассмотрение ТИК, как правило, печатаются и визируются непосредственными исполнителями. Проекты решений (проекты выписок из протокола), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ТИК организаций, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером ТИК. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

7.2.4. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения (проекте выписки из протокола), так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ТИК групп, советов эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также главным бухгалтером ТИК.

7.2.5. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК.

7.2.6. Секретарь комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ТИК, раздает их членам ТИК в срок, установленный Регламентом ТИК. Членам ТИК материалы могут рассылаться по электронной почте.

7.2.7. Накануне дня заседания секретарь представляет председателю список лиц, приглашенных на заседание ТИК. В списке приглашенных указываются: вопрос повестки дня, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации.

7.2.8. Перед началом заседания секретарь ТИК регистрирует приглашенных на заседание лиц, после чего список представляется председателю ТИК.

7.2.9. В ходе заседания члены ТИК уточняют вид документа (решение, выписка из протокола), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания.

7.2.10. На заседании ТИК ведется протокол и диктофонная запись.

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ТИК

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании ТИК, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен законодательством или оговорен на заседании.

7.3.3. В случае принятия ТИК решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. Например: “Возложить контроль за исполнением решения на члена ТИК (инициалы, фамилия)“.

7.3.4. Текст решения (выписки из протокола), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Документ, подлежащий подписанию, визируется членами ТИК, обеспечивавшими его подготовку и доработку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению (выписке из протокола) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также главным бухгалтером ТИК, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ТИК организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.

7.3.6. К оформленному для подписания решению (выписке из протокола) прилагается список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов готовится секретарем ТИК.

7.3.7. Оформленный комплект документов (решение или выписка из протокола, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) подписывается секретарем ТИК и передается председателю ТИК на подписание.

7.3.8. Если на заседании ТИК функции председателя ТИК осуществлял заместитель председателя ТИК, а в его отсутствие - секретарь ТИК или один из членов ТИК с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ТИК осуществлял один из членов ТИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении, выписке из протокола, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:

“Заместитель председателя комиссии“ - в случае временного отсутствия председателя ТИК;

“Исполняющий обязанности председателя комиссии“ - в случае отсутствия заместителя председателя ТИК и при наличии решения ТИК о возложении на секретаря либо одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций председателя ТИК;

“Исполняющий обязанности секретаря комиссии“ - в случае наличия распоряжения председателя ТИК или исполняющего обязанности председателя ТИК о возложении на одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций секретаря ТИК.

7.3.9. Решения, выписки из протокола, поступившие в ходе заседания ТИК, нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ТИК.

Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой (например, 3/7).

Номер выписки из протокола состоит из номера протокола заседания ТИК, порядкового номера выписки из протокола данного заседания, разделенных дефисом (например, 2-1).

Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.

7.3.10. Зарегистрированные документы подлежат хранению.

7.3.11. Копии решений (выписок из протокола) направляются в соответствии со списком рассылки в другие организации.

7.3.12. Копии решений ТИК, выписок из протокола направляются отдельным гражданам в случае, если их обращение в ТИК послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК.

7.3.13. Если копии решения, выписки из протокола необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.

7.3.14. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки.

Изготовленный тираж передается для отправки.

Рассылка документов по электронной почте осуществляется системным администратором ТИК.

7.3.15. Файлы с текстами зарегистрированных решений и выписок из протокола заседания ТИК обрабатываются для дальнейшего использования с применением компьютерных средств, размещения в сети Интернет и передачи для опубликования.

7.4. Протокол заседания ТИК

7.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы заседаний ТИК оформляются на бланках установленной формы в срок, не превышающий двух недель после дня заседания.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеются в виду приложения 6 и 7, а не приложения 5 и 6 соответственно.

7.4.2. Текст протокола заседания ТИК может быть подробным (приложение 5) и кратким (приложение 6) и состоять из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря ТИК и членов ТИК, в том числе с правом совещательного голоса, и лиц, приглашенных на заседание.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога “О“ (“Об“), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления прилагается“. Решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

7.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ТИК по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования. По вопросу, связанному с обсуждением жалобы, заявления или обращения, поступивших в ТИК, ведется подробный протокол с помощью расшифровки аудиозаписи заседания.

7.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем ТИК.

7.4.5. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ТИК.

7.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ТИК и материалы к ним хранятся в течение одного года, а затем передаются в Архив.

7.4.7. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений, выписок из протокола, принятых в ходе заседания ТИК, особые мнения членов ТИК и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.

7.4.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает секретарь ТИК. Копии протоколов заверяются подписью секретаря ТИК и печатью “для документов“, используемой в ТИК.

7.4.9. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или N 13,5 на специальном бланке и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов “дата“ и “номер“ протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака “N“ и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица председательствовавшего и секретаря заседания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

8. Оформление распоряжений и служебных писем

8.1. Оформление распоряжений

8.1.1. Распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы ТИК.

Проекты распоряжений подготавливаются по поручению председателя ТИК.

8.1.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.1.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.1.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.1.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.1.6. В последнем пункте распорядительной части, как правило (или при необходимости), указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение 5, а не приложение 7.

8.1.7. Текст распоряжения печатается на бланке установленной формы (приложение 7). На каждом листе документа проставляется имя файла.

8.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.1.9. Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ТИК групп, советов, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза главного бухгалтера ТИК.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа распоряжения в нижней его части.

8.1.10. Распоряжения подписывает председатель ТИК.

8.1.11. Распоряжения регистрируются с использованием АСД или в журнале и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

8.1.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляются индексы “а“ - по вопросам предоставления отпусков, направления в командировки, “к“ - касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, наложения взыскания, “п“ - по основной деятельности.

8.1.13. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, наложения взыскания, направления в командировки, готовятся председателем ТИК.

8.1.14. Распоряжения по кадровым вопросам могут не содержать констатирующую часть и сразу начинаться с распорядительной части.

8.1.15. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся у председателя ТИК в течение срока, установленного номенклатурой дел ТИК, а затем передаются в Архив.

8.1.16. По вопросам установления ежемесячной доплаты к государственной пенсии и пенсии за выслугу лет председатель ТИК издает распоряжения.

Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Датой распоряжения является дата его подписания.

Копии распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

8.1.17. Дата и номер распоряжения.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака “N“ и порядкового номера распоряжения.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об отпуске Иванова И.И.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 или N 13,5 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами “в целях“, “во исполнение“ и т.д. Если распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу...“.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

8.2. Служебные письма

8.2.1. Служебные письма ТИК готовятся:

как ответы о выполнении поручений должностных лиц органов исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа;

как ответы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ТИК;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

8.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя ТИК на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.

8.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

8.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа “Территориальная избирательная комиссия считает...“ или от 1-го лица единственного числа: “прошу...“, “направляю...“.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

8.2.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в решениях ТИК;

поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний ТИК;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя ТИК;

поручения председателя, высказанные на оперативных совещаниях;

поступающие документы и обращения граждан согласно Перечню подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение 8) и резолюциям председателя ТИК;

отправляемые документы, требующие ответа.

9.2. Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют председатель и секретарь ТИК.

9.3. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях и выписках из протоколов заседаний ТИК, распоряжениях председателя ТИК, поручений председателя ТИК, высказанных на оперативных совещаниях, определяются этими документами.

9.4. Сроки исполнения поступающих документов и обращений граждан определяет председатель ТИК исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении 8.

9.5. Документы с пометками “Весьма срочно“, “Срочно“ предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой “Оперативно“ - десятидневный.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.6. Контроль сроков исполнения документов осуществляется секретарем ТИК.

9.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в журнал регистрации или АСД информации о состоянии исполнения документов возлагается на секретаря.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и записи в журнал или ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

9.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

9.10. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд “Исполнен“ осуществляет секретарь ТИК.

9.11. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения ТИК информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу;

если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ТИК о результатах исполнения.

9.12. Секретарь ТИК еженедельно готовит:

председателю ТИК - информацию о количестве контрольных документов с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД.

10. Изготовление и использование печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ТИК используются гербовые и другие печати и штампы.

10.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя ТИК.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи председателя ТИК изготавливается по согласованию с председателем.

10.3. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях ТИК, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.

10.4. На рассылаемых копиях решений ТИК, выписок из протокола проставляется печать с надписью: “Территориальная избирательная комиссия _______________. Для документов“.

При заверении копий документов проставляются штампы “Копия“, “Верно“, а также штамп, содержащий заверительную подпись секретаря ТИК и дату заверения.

10.5. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф “Для служебного пользования“, его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

10.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель ТИК.

10.7. Пришедшие в негодность печати и штампы подлежат сдаче секретарю ТИК и уничтожению, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов (приложение 9) ставится соответствующая отметка.

10.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на секретаря и председателя ТИК.

11. Техническое обеспечение работы с документами

11.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

11.1.1. Тексты документов и материалов проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) и выводятся на бланк ТИК в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текстов (приложение 10).

11.1.2. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных ра“меров. На каждой странице документа в правом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.

11.1.3. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

11.2. Копирование и тиражирование документов и материалов

11.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются секретарем ТИК.

11.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы ТИК.

11.2.3. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

11.2.4. Документы, выносимые на рассмотрение ТИК, тиражируются в первую очередь.

11.3. Диктофонная запись

11.3.1. Диктофонная запись заседаний ТИК и других мероприятий, проводимых в ТИК, осуществляется секретарем.

11.3.2. При необходимости по решению ТИК, указанию председателя ТИК производится расшифровка диктофонной записи заседания ТИК и других мероприятий, проводимых в ТИК.

Диктофонные записи заседаний ТИК и иных мероприятий по минованию надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются. Исключение составляют диктофонные записи хода заседаний ТИК по вопросам рассмотрения жалоб (обращений) граждан, а также обсуждения спорных вопросов, в том числе рассмотрение которых привело к особому мнению членов ТИК. В этом случае диктофонные записи хранятся в электронном виде в течение одного года, а затем стираются.

12. Формирование дел, передача их в Архив,

использование архивных документов

12.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

12.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается экспертной комиссией ТИК (далее - ЭК) по представлению Архива.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

12.1.4. Номенклатура дел ТИК составляется секретарем ТИК - ответственным за формирование и ведение архива. После рассмотрения и одобрения ЭК номенклатура дел ТИК утверждается председателем ТИК и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 11).

12.1.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем ТИК дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

12.1.6. Резервные номера дел в сводной номенклатуре дел ТИК не предусматриваются.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

12.2.2. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

12.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

12.2.4. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения, могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

12.2.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

12.2.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ТИК располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ТИК помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ТИК, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.

Распоряжения председателя по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В дело “Переписка“ документы помещаются по дате их исполнения, при этом отправляемый (ответный) документ находится после поступившего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

12.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

12.2.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой “Для служебного пользования“, то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой “Для служебного пользования“.

12.3. Экспертиза ценности документов

12.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ТИК, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в Архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

12.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя ТИК создана постоянно действующая экспертная комиссия ТИК по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ТИК.

12.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК ТИК, секретарем.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности“, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

12.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

12.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

12.3.6. По результатам экспертизы ценности документов секретарем составляются описи на дела постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения (приложения 12, 13) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. На дела временного (до 5 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел постоянного и временного (до 10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем ТИК.

12.3.7. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

12.3.8. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.4. Оформление дел

12.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

12.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

12.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель.

12.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 14). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

12.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты поступивших и отправляемых документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

12.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

12.4.7. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение 15).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

12.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 16).

Лист-заверитель составляется секретарем. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись секретаря, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

12.5. Хранение документов и дел

12.5.1. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел ответственность несет секретарь ТИК.

Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

12.5.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения секретаря, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

12.6. Составление и оформление описей дел.

Передача дел в Архив

12.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в ТИК. Затем дела временного (до 10 лет и более) хранения оформляются в архив ТИК по графику, утвержденному секретарем ТИК.

12.6.2. Дела со сроками хранения до 10 лет и с пометкой “До минования надобности“ хранятся до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

12.6.3. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного хранения на последнем листе внутренней описи делается запись (или проставляется штамп) “В Архив“, которая заверяется подписью секретаря. В делах временного хранения, подлежащих сдаче в архив ТИК, отметка о списании делается на внутренней стороне обложки дела.

12.6.4. Дела, оставленные на контроле в структурном подразделении, включаются в опись дел года. В графе “Примечание“ карандашом делается запись “н/к“ (на контроле).

12.6.5. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется “То же“, при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

12.6.6. В описи дел графа “Примечание“ используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

12.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

12.6.8. Передача дел осуществляется по описям дел или актам (приложение 12), которые подписывает секретарь ТИК.

12.6.9. При передаче дел в архив ТИК, Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилия секретаря, ставятся их подписи и дата.

12.6.10. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются ответственным за формирование и ведение архива на государственное хранение в Архив Ямало-Ненецкого автономного округа по отдельной инструкции.

13. Формирование, ведение и хранение личных дел

13.1. Личные дела председателя, секретаря и главного бухгалтера ТИК ведутся председателем ТИК. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные председателем, секретарем, главным бухгалтером ТИК, об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

справка о соблюдении ограничений, связанных с замещением соответствующей должности;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для замещения соответствующей должности;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности ЯНАО связано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

13.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в Архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.

13.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.

13.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в Архив дел. Опись дел подписывается секретарем ТИК и работником Архива.

14. Оформление протоколов заседаний рабочих групп ТИК

14.1. Протоколы заседаний рабочих групп оформляются на бланке установленной формы (приложение 2). Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

14.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

С новой строки после слова “Присутствовали“ перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ТИК, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

14.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога “О“ или “Об“. По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

14.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ“, “ВЫСТУПИЛИ“, “РЕШИЛИ“, которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части “СЛУШАЛИ“ кратко излагается текст доклада. Инициалы и фамилию докладчика печатают с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка “Текст доклада прилагается“.

В части “ВЫСТУПИЛИ“ перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилию выступающего печатают с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка “Текст выступления прилагается“.

В части “РЕШИЛИ“ отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня, 1.2 - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

14.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

14.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности.

14.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках) с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите “Председатель“ указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите “Подпись“ наименования должностей располагаются на одном уровне.

14.8. Протоколы заседаний рабочей группы включаются в номенклатуру дел отдела правовой и организационно-методической работы.

14.9. Подлинные экземпляры протоколов заседаний рабочих групп вместе с приложенными к ним документами после окончания деятельности рабочей группы передаются в архив ТИК.

Приложение 1

к п. 2.8

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты.

4. Поздравительные письма.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).

7. Печатные издания (учитываются в библиотеке).

8. Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению Интернет-сайта ТИК.

9. Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации, и т.п.

Приложение 2

к п. 4.2, п. 13.1

БЛАНК

ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель комиссии

Секретарь комиссии

БЛАНК

ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ

ПО РАССМОТРЕНИЮ ЖАЛОБ (ЗАЯВЛЕНИЙ),

ПОСТУПАЮЩИХ В ТЕРРИТОРИАЛЬНУЮ ИЗБИРАТЕЛЬНУЮ КОМИССИЮ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Рабочей группы по рассмотрению жалоб (заявлений),

поступающих в территориальную избирательную комиссию---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель

Секретарь

БЛАНК

ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ

ПО ИНФОРМАЦИОННЫМ СПОРАМ И ИНЫМ ВОПРОСАМ

ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫБОРОВ И РЕФЕРЕНДУМОВ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Рабочей группы по информационным спорам и иным вопросам

информационного обеспечения выборов, референдумов---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель

Секретарь

БЛАНК

ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Контрольно-ревизионной службы---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель

Секретарь

БЛАНК РЕШЕНИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

РЕШЕНИЕ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель

Секретарь

БЛАНК

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ---------

_______________ ____________________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Секретарь комиссии

БЛАНК

РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦК“Й АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

РАСПОРЯЖЕНИЕ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председатель комиссии

ОБЩИЙ БЛАНК

ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_____________________________________________________

(наименование территориальной комиссии)---------

Юридический адрес: ул., д., г., Ямало-Ненецкий автономный округ, индекс

тел.: (код) номер телефона; тел./факс: (код) номер телефона;

электронный адрес ТИК

______________ N _____________

На N __________ от ___________

Председатель комиссии Инициалы, фамилия

Приложение 3

к п. 4.10

-----------------------------------¬ -----------------------------------¬

¦ ¦ ¦ ¦

¦ Территориальная избирательная ¦ ¦ Территориальная избирательная ¦

¦ комиссия ¦ ¦ комиссия ¦

¦ _____________________________ ¦ ¦ _____________________________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦ ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ к N ___________________ от ¦ ¦ к N ___________________ от ¦

¦ ____________________ ¦ ¦ ____________________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦Направить для исполнения: ¦ ¦Для ознакомления: ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+---------------T------------------+ +---------------T------------------+

¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦ ¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦

¦исполнителей ¦ ¦ ¦исполнителей ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +---------------+------------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦дата, подпись Ф.И.О.¦ ¦дата, подпись ¦ Ф.И.О.¦

L----------------------------------- L---------------+-------------------

Приложение 4

к п. 7.2.2

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РЕШЕНИЯ

ПРОЕКТ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

РЕШЕНИЕ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

О внесении изменений в Регламент

территориальной избирательной комиссии

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

На основании __________________________________________________________

территориальная избирательная комиссия ____________________________________

_______________________ решила:

1. Внести в Регламент территориальной избирательной комиссии

______________________________________________________ следующие изменения:

(наименование территориальной комиссии)

1.1.

1.2.

2. Опубликовать настоящее решение в __________________________________.

3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на секретаря

территориальной избирательной комиссии __________________.

Председатель комиссии

Секретарь комиссии

Визы (на оборотной стороне)

Приложение 5

к п. 7.4.2

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

РАСПОРЯЖЕНИЕ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Об утверждении...

Во исполнение _________________________________________________________

(основание)

1. Утвердить __________________________________________________________

__________________________________________________________________________.

2. Признать утратившим силу ___________________________________________

__________________________________________________________________________.

Председатель комиссии

Визы (на оборотной стороне)

Приложение 6

к п. 7.4.2

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председательствующий - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

--------------

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федерального постановления Избирательной

комиссии...

Доклад заместителя Председателя...

2. О ...

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий

Секретарь

Приложение 7

к п. 8.1.7

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ПРОТОКОЛ---------

_______________ _______________________________ N ______

(наименование места нахождения ТИК)

Председательствующий - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

--------------

Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Наименование должности - И.О.Фамилия

Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федерального постановления Избирательной

комиссии...

Доклад заместителя Председателя...

2. О...

1. СЛУШАЛИ:

2. ПОСТАНОВИЛИ (текст постановления)

Председательствующий

Секретарь

Приложение 8

к п. 9.1, п. 9.4

ПЕРЕЧЕНЬ

ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

Федеральные конституционные законы, федеральные законы - согласно указанному в них сроку.

Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.

Запросы Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный в запросе срок.

Запросы депутатов Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

Обращения депутатов Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения).

Письма-запросы и письма-поручения из Аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Суда ЯНАО, прокуратуры ЯНАО - в соответствии с резолюцией председателя ТИК, если в них не указан срок - 30 дней.

Протест прокурора - 10 дней.

Представление прокурора - 30 дней.

Письма избирательных комиссий - 30 дней, в период подготовки и проведения выборов - в соответствии с Федеральным законом “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“.

Жалобы о нарушениях избирательных прав и права на участие в референдуме, поступившие в период избирательной кампании, - в соответствии с Федеральным законом “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“.

Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов - до 30 дней в межвыборный период.

Пересылка обращений граждан для рассмотрения по существу в другие организации, в том числе в избирательные комиссии, - 5 дней.

Приложение 9

к п. 10.7

ФОРМА

ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

----T---------T--------------T--------------T-----------------T-----------¬

¦N ¦Оттиск ¦Наименование ¦Расписка ¦Даты проведения ¦Отметки об ¦

¦п/п¦печати ¦печати, штампа¦ответственного¦сверки и подпись ¦уничтожении¦

¦ ¦ ¦ ¦за печать и ¦проводившего ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦дата получения¦сверку ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+--------------+--------------+-----------------+------------

Приложение 10

к п. 11.1.1

ТРЕБОВАНИЯ

К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ,

И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите “Подпись“ печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 97 или MS Word 2000.

6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой показа непечатаемых символов, чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При вводе документов используется стиль “Документ ТИК“, который имеет следующие параметры:

Шрифт Times New Roman Cyr

Размер 14 (13,5) пунктов

Отступ слева 0

Интервал перед 6 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см.

8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:

- верхнее - 2,0 см

- нижнее - 2,0 см

- левое - 3,0 см

- правое - 1,5 см.

От края до колонтитула:

- верхнего - 1,25 см

- нижнего - 1,25 см.

9. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля “Адресат“ со следующими параметрами:

Шрифт Times New Roman Cyr

Размер 14 (13,5) пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0

Интервал перед 6 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет.

Если составные части реквизитов “Адреса“, “Гриф утверждения документа“, “Гриф согласования документа“, “Отметка о наличии приложения“ не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа “Разрыв строки“ (комбинация клавиш Shift-Enter), например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ОАО “АТК ЯМАЛ“

В.Н.Крюк

11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

12. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

14. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.

16. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, - и других).

17. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

18. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

19. Не допускается использование символа “-“ для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - “-“).

20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

21. Реквизиты “Наименование вида документа“ должны быть выровнены по центру, и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение 11

к п. 12.1.4

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________________

(наименование территориальной комиссии)

УТВЕРЖДАЮ

Председатель территориальной избирательной

комиссии _________________________________

__________________ Инициалы, фамилия

_______________ 20__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 20__ - 20__ годы

-------T------------------------------T-------T-------------T-------------¬

¦Индекс¦ Заголовок дела (тома, части) ¦Кол-во ¦Срок хранения¦ Примечание ¦

¦ Дела ¦ ¦ дел ¦и N статей по¦ ¦

¦ ¦ ¦(томов,¦ перечню ¦ ¦

¦ ¦ ¦частей)¦ ¦ ¦

+------+------------------------------+-------+-------------+-------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

L------+------------------------------+-------+-------------+--------------

01. Организационно-распорядительная документация

01-01 Законы Российской Федерации по ДМН

вопросам основной деятельности ст. 1б

01-02 Указы, распоряжения Президента ДМН

Российской Федерации, ст. 1б

постановления и распоряжения

Правительства РФ

01-03 Законы Ямало-Ненецкого ДМН

автономного округа, ст. 1б

постановления Законодательного

Собрания Ямало-Ненецкого

автономного округа

01-04 Постановления, выписки из ДМН Относящиеся к

протоколов заседаний ст. 1б деятельности

Центральной избирательной ИК ЯНАО -

комиссии РФ, распоряжения постоянно

Председателя ЦИК России,

инструктивные письма ЦИК

России (копии)

01-05 Постановления, распоряжения ДМН

Губернатора автономного ст. 1б

округа, Правительства

автономного округа

01-06 Регламент территориальной ДМН Постоянно в

избирательной комиссии ст. 10а деле 01-07

_____________

01-07 Протоколы заседаний, решения Постоянно

территориальной избирательной ст. 5а

комиссии _____________ и

документы к ним

01-08 Распоряжения председателя Постоянно

территориальной избирательной ст. 5а

комиссии _____________ по

основной деятельности

01-09 Распоряжения председателя 75 лет ЭПК

территориальной избирательной ст. 6б

комиссии _____________ по

личному составу (прием,

перевод, увольнение,

предоставление очередных

отпусков, учебных, без

сохранения заработной платы)

01-10 Распоряжения председателя 5 лет

территориальной избирательной ст. 6б

комиссии ______________ по

командированию

01-11 Положение об аппарате ДМН Постоянно в

ст. 35а деле 01-07

01-12 Планы работы территориальной ДМН Постоянно в

избирательной комиссии ст. 90а деле 01-07

_____________ и информация об

их выполнении

01-13 Переписка с Избирательной 5 л. ЭПК

комиссией Ямало-Ненецкого ст. 12

автономного округа,

территориальными,

муниципальными, участковыми

избирательными комиссиями,

депутатами, кандидатами в

депутаты, правоохранительными,

налоговыми органами

01-14 Переписка по обращениям, 5 л. ЭПК

жалобам и заявлениям граждан о ст. 56

нарушениях федеральных

законов, законов ЯНАО и по

другим вопросам, копии

судебных решений

01-15 Статистические сведения по Постоянно

формированию участковых ст. 39

избирательных комиссий,

постановления о назначении

выборов в органы местного

самоуправления, копии

протоколов об итогах выборов,

аналитические записки о ходе

избирательной кампании и

результатах голосования

03. Бухгалтерский учет и отчетность

03-01 Годовой бухгалтерский отчет о Постоянно

расходовании средств, ст. 135б

выделенных на обеспечение

деятельности территориальной

избирательной комиссии. Отчеты

по перечислению денежных сумм

по социальному страхованию, по

ЕСН, по пенсионному

страхованию

03-02 Квартальные бухгалтерские 5 л. При

отчеты ТИК ст. 135в отсутствии

годовых

(постоянно)

03-03 Смета расходов на обеспечение Постоянно

деятельности ТИК ст. 112 а

03-04 Квартальные отчеты об 5 л. При

исполнении сметы расходов на ст. 140 отсутствии

обеспечение деятельности ТИК годовых

(постоянно)

03-05 Штатное расписание Постоянно

ст. 32 а

03-06 Акты ревизий финансовой Постоянно

деятельности ТИК ст. 49

03-07 Документы по инвентаризации 5 л. При условии

имущества, материалов и ст. 192 завершения

денежных средств ревизии

03-08 Лицевые счета работников ТИК 75 л. ЭПК

ст. 153

03-09 Журнал - главная книга 5 л. При условии

ст. 148 завершения

ревизии

03-10 Картотеки по счетам 5 л. При условии

ст. 193д завершения

ревизии

03-11 Кассовые книги 5 л. При условии

ст. 148 завершения

ревизии

03-12 Оборотные ведомости 5 л. При условии

ст. 168 завершения

ревизии

03-14 Журнал регистрации выданных 5 л. При условии

доверенностей, платежных ст. 193д завершения

документов, приходных и ревизии

расходных кассовых ордеров

03-15 Доверенности на получение 5 л. При условии

денежных сумм и ст. 155 завершения

товарно-материальных ценностей ревизии

03-16 Листки нетрудоспособности 5 л.

ст. 475

03-17 Хозяйственные договоры 5 л. После

ст. 186 истечения

срока

договора

03-18 Договоры о материальной 5 л. После

ответственности ст. 189 увольнения

материально-

ответствен-

ного лица

03-19 Журнал регистрации договоров 5 л.

ст. 186

03-20 Отчеты о расходовании средств, Постоянно

выделенных из федерального ст. 198 а

бюджета на развитие ГАС

“Выборы“ и на повышение

правовой культуры избирателей,

участников референдума

04. Документационное обеспечение ТИК

04-01 Номенклатура дел, инструкция Постоянно Включаются в

по делопроизводству ТИК ст. 67а опись N 1 по

году

согласов.

с ЭПК

04-02 Журнал учета распоряжений Постоянно В организации

председателя ТИК ст. 72 а

04-03 Журнал регистрации поступающих 3 г.

документов ст. 72 б

04-04 Протоколы заседаний Экспертной Постоянно В организации

комиссии ТИК ст. 5 в

04-05 Журнал регистрации 3 г.

отправляемых документов ст. 72 б

04-06 Журнал регистрации обращений, 5 л.

жалоб и заявлений, поступающих ст. 72 в

в ТИК

04-07 Журнал оттисков печатей, Постоянно В организации

штампов и учета их выдачи ст. 409

04-08 Описи дел постоянного Постоянно В организации

хранения, переданных в архив, ст. 74 а

акты о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

дальнейшему хранению, и

передачи документов в архив

04-09 Реестры отправляемой 2 г.

корреспонденции ст. 75 б

04-10 Расписки о вручении 2 г.

корреспонденции ст. 75

04-11 Журнал учета и выдачи 5 л.

командировочных удостоверений ст. 358

05. Документация по кадровым вопросам

05-01 Личные дела членов ТИК, 75 л. ЭПК Личное дело

работающих на постоянной ст. 337 Председателя

(штатной) основе постоянно

05-02 Личные карточки (Т-2ГС) членов 75 л. ЭПК

ТИК ст. 339

05-03 Карточки учета военнообязанных 3 г. После

(Т-2) ст. 358 увольнения

05-04 Трудовые книжки членов ТИК До Невостре-

востребования бованные - не

ст. 342 менее 50 лет

05-05 Протоколы заседаний комиссии 15 л. При

по исчислению стажа госслужбы ст. 348 отсутствии

для установления ежемесячной распоряжений

надбавки к должностному окладу 50 лет

за выслугу лет

05-06 Протоколы заседаний 15 л. ЭПК

аттестационной комиссии, в том ст. 359

числе по присвоению

квалификационных разрядов

работникам аппарата

05-07 Документы по оформлению 5 л.

государственных пенсий и ст. 480

ежемесячных доплат к пенсиям

членам ТИК

05-08 Документы по обучению членов ДМН

ТИК ст. 368

05-09 Документы по награждению Постоянно

членов избирательных комиссий, ст. 384-а

работников аппарата

государственными наградами РФ,

Почетной грамото“ ЦИК России и

другими поощрениями

05-10 Журнал учета движений трудовых 50 л.

книжек и вкладышей к ним ст. 358 е

05-11 Журнал учета и выдачи 5 л.

удостоверений членам ТИК ст. 358

05-12 Годовой статистический отчет Постоянно

(Ф-1ГС, Ф-2ГС) о ст. 198 б

государственных гражданских

служащих ТИК

05-13 Акты приема-передачи личных 75 л. ЭПК

дел государственных

гражданских служащих

05-14 Графики отпусков 1 г.

ст. 356

06. Документация по вопросам деятельности

контрольно-ревизионной службы (КРС) при ТИК

06-01 Положение о КРС и другие ДМН Постоянно в

нормативные документы ЦИК ст. 13б деле 01-07

России и Избирательной

комиссии ЯНАО по КРС

06-02 Протоколы заседаний КРС и Постоянно

документы к ним ст. 5

06-03 Планы, графики проведения 5 л. ЭПК

проверок и отчеты о ст. 145

проведенных проверках

07. Документация по выборам Президента Российской Федерации

08. Документация по выборам депутатов Государственной Думы

Федерального собрания Российской Федерации

09. Документация по вопросам, связанным с проведением

референдума Российской Федерации

10. Документация по выборам депутатов Законодательного Собрания

Ямало-Ненецкого автономного округа

11. Документация по вопросам, связанным с проведением референдума

в Ямало-Ненецком автономном округе

12. Документы по выборам депутатов Тюменской областной Думы

Секретарь ТИК __________________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200_ году в ТИК

__________________________

------------------------------------T--------T----------------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦

¦ ¦ +-----------T----------------+

¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой “ЭПК“¦

+-----------------------------------+--------+-----------+----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+-----------------------------------+--------+-----------+----------------+

¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------------------+--------+-----------+----------------+

¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------------------+--------+-----------+----------------+

¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------------------+--------+-----------+----------------+

¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦

L-----------------------------------+--------+-----------+-----------------

Секретарь ТИК __________________

Приложение 12

к п. 12.3.6, п. 12.6.8

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

УТВЕРЖДАЮ

ФОНД N _____ Председатель территориальной избирательной

комиссии _________________________________

ОПИСЬ N _____ __________________ Инициалы, фамилия

Дел постоянного хранения _______________ 20__ г.

За ______ год--------¬

¦ Название структурного подразделения Аппарата ¦

+-----T-----------T---------------T------------T-------------T------------+

¦N п/п¦Индекс дела¦Заголовок дела ¦Крайние даты¦Кол-во листов¦Примечание ¦

+-----+-----------+---------------+------------+-------------+------------+

¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦

L-----+-----------+---------------+------------+-------------+-------------

В данный раздел описи внесено ______________________________

(цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ____________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи

описи

секретарь ТИК Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол Экспертно-проверочной Протокол экспертной

комиссии службы по делам архивов комиссии ТИК

Ямало-Ненецкого автономного округа

от ______________ N ___________ от ______________ N ___________

Приложение 13

к п. 12.3.6

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

УТВЕРЖДАЮ

ФОНД N _____ Председатель территориальной избирательной

комиссии _________________________________

ОПИСЬ N _____ __________________ Инициалы, фамилия

Дел временного хранения _______________ 20__ г.

За ______ год--------¬

¦ Название структурного подразделения Аппарата ¦

+-----T-----------T---------------T------------T-------------T------------+

¦N п/п¦Индекс дела¦Заголовок дела ¦Крайние даты¦Кол-во листов¦Примечание ¦

+-----+-----------+---------------+------------+-------------+------------+

¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦

L-----+-----------+---------------+------------+-------------+-------------

В данный раздел описи внесено ______________________________

(цифрами и прописью)

с N ____________________ по N ____________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи

описи

секретарь ТИК Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной

комиссии ТИК

от ______________ N ___________

Приложение 14

к п. 12.4.4

Код службы по делам архивов ЯНАО _________

Код ТИК _________

Служба по делам архивов Ф. N ____________

Ямало-Ненецкого автономного округа ОП. N ___________

Д. N ____________

ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

_______________________________________

(наименование территориальной комиссии)

ДЕЛО N ______________ Том N ______________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________________

(дата)

___________________________________________________________________________

НАЧАТО ________ 20__ год

ОКОНЧЕНО _______ 20__ год

НА _______________ ЛИСТАХ

Срок хранения ___________

Ф. N _____________

ОП. N ____________

Д. N _____________

Приложение 15

к п. 12.4.7

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ______________

----T----------T--------------T-------------------T-----------T-----------¬

¦ N ¦ Индекс ¦Дата документа¦Заголовок документа¦ Номера ¦Примечание ¦

¦п/п¦документа ¦ ¦ ¦листов дела¦ ¦

+---+----------+--------------+-------------------+-----------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+--------------+-------------------+-----------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+--------------+-------------------+-----------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+----------+--------------+-------------------+-----------+------------

Итого: __________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

__________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего внутреннюю опись

документов дела

Дата

Приложение 16

к п. 12.4.8

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В дело подшито (вложено) и пронумеровано ____________________ листов(а)

(цифрами и прописью)

В том числе:

Литерных листов: _____________________________________________________

Пропущенных номеров: _________________________________________________

+ ________ (_______________) ___________ листов(а) внутренней описи

--------------------------------------------------------------T-----------¬

¦ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА ¦N N листов ¦

+-------------------------------------------------------------+-----------+

¦1 ¦2 ¦

+-------------------------------------------------------------+-----------+

¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦

L-------------------------------------------------------------+------------

Наименование должности работника

______________________________ Подпись Расшифровка подписи

(дата)

Приложение 17

к п. 2.14

Формат А5 (148 x 210 мм)

ФОРМА

СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

СПРАВКА

об объеме документооборота

за _________________ 200_

(месяц)

-----------------------T--------------------------------------T-----------¬

¦ Документы ¦ Количество документов ¦ Всего ¦

¦ +-----------------------T--------------+ ¦

¦ ¦ подлинники ¦ тираж ¦ ¦

+----------------------+-----------------------+--------------+-----------+

¦поступающие ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------+-----------------------+--------------+-----------+

¦отправляемые ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------+-----------------------+--------------+-----------+

¦внутренние ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------+-----------------------+--------------+-----------+

¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦

L----------------------+-----------------------+--------------+------------

Секретарь ТИК ____________________

Дата