Законы и бизнес в России

Постановление Избирательной комиссии ЯНАО от 11.04.2008 N 35/196 “О проекте Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа“

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 11 апреля 2008 г. N 35/196

О ПРОЕКТЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

В целях оптимизации деятельности Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Одобрить проект Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (прилагается).

2. Направить проект Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа для согласования.

3. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа по итогам согласования.

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасову.

Председатель комиссии

А.Н.ГИБЕРТ

Секретарь комиссии

О.А.ТАРАСОВА

Приложение

Проект

одобрен постановлением

Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого

автономного округа

от 11 апреля 2008 года N 35/196

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа.

Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“, “Об архивном деле в Российской Федерации“ и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Регламентом Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, Положением об Аппарате Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Аппарат), постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ИК ЯНАО).

1.2. Делопроизводство в ИК ЯНАО осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы“ (далее - ГАС “Выборы“).

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ИК ЯНАО и работников Аппарата.

1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов Председатель ИК ЯНАО (заместитель Председателя, секретарь) передает неисполненные документы другому исполнителю.

1.5. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства с использованием ГАС “Выборы“, методическое сопровождение организации делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет отдел правового обеспечения и организационно-методической работы.

1.6. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

архив ИК ЯНАО - дела, подлежащие временному сроку хранения в ИК ЯНАО;

Архив - государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа;

автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) - комплекс программных средств ГАС “Выборы“ подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности ИК ЯНАО;

бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ИК
ЯНАО (в структурном подразделении Аппарата), не выходящий за пределы ИК ЯНАО (структурного подразделения Аппарата);

входящий документ - документ, поступивший в ИК ЯНАО;

дата регистрации исходящего документа - дата подписания документа руководителем;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ИК ЯНАО;

докладная записка - документ, адресованный руководителям ИК ЯНАО, руководителям структурных подразделений, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ИК ЯНАО с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый ИК ЯНАО за подписью уполномоченного на то должностного лица;

ИЦ - информационный центр ИК ЯНАО;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

координатор исполнения - член ИК ЯНАО, руководитель структурного подразделения Аппарата, работник Аппарата, указанный в резолюции руководителей ИК ЯНАО первым и координирующий работу по исполнению документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их
часть и не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности ИК ЯНАО;

ответственный за исполнение - работник Аппарата, указанный в резолюции руководителей ИК ЯНАО первым после члена (членов) ИК ЯНАО;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

ЭРК - электронная регистрационная карточка.

2. Прием, регистрация и прохождение

поступающей корреспонденции

2.1.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ИК ЯНАО корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе правового обеспечения и организационно-методической работы с использованием ГАС “Выборы“.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, работником отдела прохождения документации составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка “Документ получен в поврежденном виде“.

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой “Лично“ учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Документы, адресованные лично Председателю, заместителю Председателя, секретарю ИК ЯНАО, членам ИК ЯНАО, передаются им под расписку.

2.6. Прием адресованных руководителям ИК ЯНАО документов по электронной почте ГАС “Выборы“ осуществляется через почтовый ящик, находящийся в ИЦ и являющийся официальным почтовым ящиком ИК ЯНАО.

2.7. Оперативная информация, поступающая по электронной почте ГАС “Выборы“ на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным почтовым ящиком ИК ЯНАО, подлежит учету в соответствующем структурном подразделении Аппарата.

2.8. Прием писем, поступающих по сети Интернет и относящихся к избирательной деятельности, осуществляется в общем порядке.

2.9. Прием адресованных руководителям ИК ЯНАО факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата,
осуществляется в общем порядке.

Факсограммы, поступающие в структурные подразделения как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.10. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение N 1).

2.11. При регистрации поступившего документа в систему ГАС “Выборы“ обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

2.12. После регистрации документов все входящие документы передаются должностному лицу ИК ЯНАО для внесения резолюции, а затем передаются исполнителям согласно резолюции.

При необходимости по указанию руководителей ИК ЯНАО оформленные документы переадресовываются.

2.13. После вынесения резолюции Председателя, заместителя Председателя или секретаря ИК ЯНАО текст резолюции заносится в ГАС “Выборы“.

В структурных подразделениях Аппарата документы вторично не регистрируются.

2.14. Если в резолюции руководителей ИК ЯНАО указаны члены ИК ЯНАО и руководители структурных подразделений, то работу по исполнению документа координирует член ИК ЯНАО, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Подлинник документа передается руководителю структурного подразделения, указанному в резолюции первым после члена (членов) ИК ЯНАО, - ответственному за исполнение. Остальным членам ИК ЯНАО, руководителям структурных подразделений Аппарата, указанным в резолюции (соисполнителям), - передаются копии документа.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный
срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.15. Передача подлинников входящих документов из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется только после внесения соответствующей отметки в ЭРК.

2.16. Документы, поступившие из избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в структурные подразделения Аппарата, подлежат обязательной регистрации.

2.17. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, регистрируются на следующий день.

3. Прием и передача служебной информации

по электронной почте и по каналам факсимильной связи

3.1. Прием документов, адресованных ИК ЯНАО (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик Избирательной комиссии, находящийся в информационном центре ИК ЯНАО.

3.2. Документы, полученные по электронной почте, передаются ответственному за делопроизводство, который регистрирует их в установленном порядке.

3.3. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем (заместителем Председателя, секретарем) ИК ЯНАО, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем. Ответственный за делопроизводство регистрирует исходящий документ.

3.4. Зарегистрированное исходящее письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки.

3.5. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов.

3.6. Факсимильные аппараты, как правило, устанавливаются у Председателя (заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО) и у ответственного за делопроизводство.

3.7. В случае передачи документов, подписанных Председателем (заместителем Председателя, секретарем) ИК ЯНАО, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы ответственным за делопроизводство.

3.8. Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению Председателя (заместителя Председателя, секретаря) ИК ЯНАО.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами “Для
служебного пользования“ и “Не для печати“. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется затем адресату.

3.9. Факсограммы, поступившие в ИК ЯНАО, регистрируются в установленном порядке.

3.10. При необходимости включения факсограмм в дело с них снимается ксерокопия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа.

4. Основные требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (Приложение N 2).

В ИК ЯНАО установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания;

бланк протокола заседания рабочей группы;

бланк постановления;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк распоряжения;

общий бланк;

бланк ИЦ.

4.3. Выдача бланков структурным подразделениям Аппарата, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется секретарем ИК ЯНАО.

Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. На бланке ИК ЯНАО использованы следующие реквизиты:

герб Ямало-Ненецкого автономного округа (регламентируется соответствующими нормативными актами автономного округа);

наименование Избирательной комиссии;

справочные данные об Избирательной комиссии;

наименование вида документа;

текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов).

Используются также отметки для расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

4.4. Для бланков применяется бумага формата A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

4.5. Бланки, имеющие в качестве реквизита герб Ямало-Ненецкого автономного округа и являющиеся документом строгой отчетности, изготавливаются исключительно типографским способом. Использование ксерокопий данных бланков не допускается.

Иные бланки изготавливаются в цветном исполнении в ИЦ ИК ЯНАО.

4.6. При подготовке и оформлении документов члены ИК ЯНАО
и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Реквизит “Дата документа“. Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2007.

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.

Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2007 г.

4.7. Реквизит “Ссылка на регистрационный номер и дату документа“ используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

4.8. Реквизит “Адресат“. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Аппарат Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа,

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:

Институт законодательства и сравнительного

правоведения при Правительстве

Российской Федерации

Заведующему отделом

П.П.Петрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Директору Всероссийского

научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела

И.И.Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской
Федерации

Б.Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат“ по отношению к самой длинной строке.

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и других субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “копия“ перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается секретарем ИК ЯНАО, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

И.И.Иванову

ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Салехард

629006

4.9. Реквизит “Гриф утверждения документа“. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит “Гриф утверждения документа“ состоит из следующих элементов: слово “УТВЕРЖДАЮ“ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова “УТВЕРЖДЕН“ (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 7 сентября 2007 г. N 34/253

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите “Гриф утверждения документа“ центрировать элементы относительно самой длинной строки.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение N 3 к Инструкции, а не приложение N 4.

4.10. Реквизит “Резолюция“ оформляется на отдельном листе формата A5 (Приложение N 4), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Иванову И.И.

Петрову П.П.

Прошу подготовить проект письма

к 21.02.2005

личная подпись

дата

4.11. Реквизит “Заголовок к тексту“. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: “о чем (о ком)?“, например:

Распоряжение

О создании аттестационной комиссии

“чего (кого)?“, например:

Должностной регламент

ведущего специалиста

Документы, оформленные на бланках формата A5, поручения руководителей ИК ЯНАО, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру.

4.12. Реквизит “Текст документа“. Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (“просим направить“, “направляем на рассмотрение“);

от первого лица единственного числа (“считаю необходимым“, “прошу выделить“);

от третьего лица единственного числа (“ИК ЯНАО считает возможным“).

4.13. Реквизит “Отметка о наличии приложений“. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.

2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 15.10.2004 N 01-13/435 и приложение к нему, всего на 8 л.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

“Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1“

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:

Приложение

к постановлению Избирательной

комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа

от 29 октября 2007 г. N 38/346

Приложение

к распоряжению Председателя Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 26 октября 2007 г. N 275-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.

Слово “Приложение“ можно также печатать прописными буквами и центрировать.

4.14. Реквизит “Подпись“. На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ИК ЯНАО, то реквизит “Подпись“ включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель Председателя личная подпись инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог “за“, надпись от руки “Зам.“ или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит “Подпись“ содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Секретарь

Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник Правового управления Начальник Международного

управления

личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего структурного подразделения Аппарата, в котором подготовлена справка или информация.

4.15. Реквизит “Гриф согласования документа“ состоит из слова “Согласовано“ (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 26 октября 2007 г. N 260

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста России

от 20 октября 2005 г. N 5-10/49

Гриф согласования располагается ниже подписи слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:

Начальник Правового управления

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в ИК ЯНАО, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ИК ЯНАО, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

4.16. Реквизит “Печать“. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

4.17. Реквизит “Отметка о заверении копии“. При заверен“и копии документа ниже реквизита “Подпись“ проставляется заверительная надпись “Верно“, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:

Верно

Секретарь

Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого

автономного округа

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью “Для документов“.

4.18. Реквизит “Отметка об исполнителе“. Включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов Петр Алексеевич

4-35-16

4.19. Реквизит “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело“. Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова “В дело“, номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Аппарата, в котором исполнен документ.

4.20. Реквизит “Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)“. Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в правом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом N 8, например: В0301012.doc.

5. Отправка исходящих документов

5.1. Отправка из ИК ЯНАО писем, телеграмм и других документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно с 9 до 17 часов кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.

5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС “Выборы“, по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, территориальные избирательные комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа). Исходящий документ визируется руководителем структурного подразделения Аппарата, в котором работает соответствующий исполнитель.

5.4. Исходящие письма направляются за подписью Председателя, заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО на общем бланке.

5.5. По согласованию с Председателем, заместителем Председателя или секретарем ИК ЯНАО, либо по их поручениям, письма могут подписываться членами ИК ЯНАО.

5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями и координатором исполнения, передаются для регистрации ответственному за делопроизводство.

Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером ИК ЯНАО. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. С использованием ГАС “Выборы“ документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, которая присоединяется к ЭРК.

5.7. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС “Выборы“ осуществляется через почтовый ящик, находящийся в ИЦ.

5.8. Для передачи исходящего документа по электронной почте ГАС “Выборы“ исполнитель представляет в ИЦ отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный секретарем ИК ЯНАО.

Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД.

5.9. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные руководителями ИК ЯНАО, осуществляет ответственный за делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии его электронной версии.

5.10. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует его и передает на отправку ответственному за делопроизводство.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

5.11. Документы с отметкой о срочности доставки “Весьма срочно“ и “Срочно“ оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь.

5.12. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются ответственным за делопроизводство через почтовое отделение связи заказными письмами.

5.13. Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6. Работа с обращениями граждан

6.1. Письменные обращения граждан (далее - обращение), поступившие в ИК ЯНАО, регистрируются ответственным за делопроизводство с использованием АСД отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются в день поступления в ИК ЯНАО.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в ЭРК делается отметка “Повторно“.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в ЭРК ставится отметка “Коллективное“.

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются Председателю, заместителю Председателя или секретарю ИК ЯНАО согласно пункту 2.12 настоящей Инструкции.

6.5. Обращения граждан с резолюцией Председателя ИК ЯНАО, заместителя Председателя ИК ЯНАО или секретаря ИК ЯНАО направляются ответственному за делопроизводство для внесения резолюции в ЭРК.

Обращения, адресованные членам ИК ЯНАО, регистрируются в установленном порядке, докладываются Председателю ИК ЯНАО, заместителю Председателя ИК ЯНАО, секретарю ИК ЯНАО. После доклада документы передаются исполнителям согласно резолюции, а также члену ИК ЯНАО, которому адресовано обращение.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией Председателя ИК ЯНАО, заместителя Председателя ИК ЯНАО или секретаря ИК ЯНАО в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.6. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции ИК ЯНАО, докладываются в установленном порядке Председателю ИК ЯНАО, заместителю Председателя ИК ЯНАО или секретарю ИК ЯНАО и по их поручению в течение пяти дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в ИК ЯНАО.

В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации“.

6.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.

6.9. Письменные обращения, поступившие в ИК ЯНАО, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен направить докладную записку на имя Председателя ИК ЯНАО, заместителя Председателя ИК ЯНАО или секретаря ИК ЯНАО с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.10. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается “В дело“ по представлению секретаря ИК ЯНАО. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.11. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

6.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.13. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

6.14. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном законом порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается.

6.15. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу.

6.16. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел ИК ЯНАО вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,

рассматриваемых на заседаниях ИК ЯНАО

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания ИК ЯНАО

7.1.1. Проект повестки дня заседания ИК ЯНАО формируется секретарем ИК ЯНАО (как правило, не позднее чем за 7 дней до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и постановлений ИК ЯНАО и согласовывается с Председателем, заместителем Председателя ИК ЯНАО, руководителями структурных подразделений Аппарата, ответственными за подготовку вносимых на заседание вопросов.

7.1.2. Члены ИК ЯНАО, руководители структурных подразделений Аппарата вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. Включение в повестку дня заседания ИК ЯНАО дополнительных вопросов согласовывается с секретарем ИК ЯНАО, а также с членом ИК ЯНАО, за которым закреплено соответствующее направление деятельности.

7.1.3. Согласованный с Председателем и подписанный секретарем ИК ЯНАО проект повестки дня передается для тиражирования и рассылки (как правило, не позднее чем в четырехдневный срок до даты заседания) членам ИК ЯНАО, руководителям структурных подразделений Аппарата и ИЦ.

7.1.4. Работник Аппарата, ответственный за взаимодействие со СМИ, с момента получения проекта повестки дня заседания ИК ЯНАО информирует средства массовой информации о дате заседания и предлагаемых к рассмотрению вопросах.

7.2. Подготовка документов по вопросам,

включенным в проект повестки дня заседания ИК ЯНАО

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ИК ЯНАО, готовятся под руководством члена ИК ЯНАО, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, структурными подразделениями Аппарата и ИЦ.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления или выписки из протокола, а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок.

7.2.3. Проекты постановлений (выписок из протокола), представляемые на рассмотрение ИК ЯНАО, как правило, печатаются и визируются непосредственными исполнителями, руководителями соответствующих структурных подразделений. Проекты постановлений (проекты выписок из протокола), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИК ЯНАО организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером ИК ЯНАО. После визирования исполнителем проект документа представляется на визирование члену ИК ЯНАО, обеспечивающему его подготовку. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

7.2.4. Документы для визирования должны представляться в структурные подразделения Аппарата не позднее чем за 3 дня до заседания ИК ЯНАО.

7.2.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления (проекте выписки из протокола), так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИК ЯНАО групп, советов эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также главным бухгалтером ИК ЯНАО.

7.2.6. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ИК ЯНАО.

7.2.7. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы направляются исполнителем секретарю ИК ЯНАО. После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь ИК ЯНАО пишет на проектах представленных документов резолюцию “На заседание“, ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования.

7.2.8. Ответственный за делопроизводство комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ИК ЯНАО, раздает их членам ИК ЯНАО, руководителям структурных подразделений Аппарата (по направлению деятельности) в срок, установленный Регламентом ИК ЯНАО.

7.2.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю список лиц, приглашенных на заседание ИК ЯНАО. В списке приглашенных указываются: вопрос повестки дня, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название организации. Список согласовывается с секретарем ИК ЯНАО и подписывается Председателем ИК ЯНАО.

7.2.10. Перед началом заседания ответственный за ведение протокола заседания ИК ЯНАО регистрирует приглашенных на заседание лиц, после чего список представляется Председателю и секретарю ИК ЯНАО.

7.2.11. В ходе заседания члены ИК ЯНАО уточняют вид документа (постановление, выписка из протокола), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания.

7.2.12. На заседании ИК ЯНАО ведется протокол и диктофонная запись.

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ИК ЯНАО

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании ИК ЯНАО, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен законодательством или оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия ИК ЯНАО решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. Например: “Возложить контроль за исполнением постановления на члена ИК ЯНАО (инициалы, фамилия) и наименование структурного подразделения Аппарата (инициалы, фамилия руководителя структурного подразделения).“.

7.3.4. Текст постановления (выписки из протокола), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Приложения, созданные в структурных подразделениях Аппарата ИК ЯНАО, ИЦ при помощи программных средств системы ГАС “Выборы“, преобразуются в файлы формата Microsoft Word и в машиночитаемом виде передаются ответственному за делопроизводство. На каждом листе документа внизу справа проставляется имя файла. Документ, подлежащий подписанию, визируется членами ИК ЯНАО и руководителями структурных подразделений Аппарата, обеспечивавшими его подготовку и доработку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (выписке из протокола) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также главным бухгалтером ИК ЯНАО, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИК ЯНАО организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение N 2 к Инструкции, а не приложение N 5.

7.3.6. К оформленному для подписания постановлению (выписке из протокола) исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (Приложение N 5).

Список рассылки документов готовится исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается секретарем ИК ЯНАО.

7.3.7. Оформленный комплект документов (постановление или выписка из протокола, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись секретарю и Председателю ИК ЯНАО.

7.3.8. Если на заседании ИК ЯНАО функции Председателя ИК ЯНАО осуществлял заместитель Председателя ИК ЯНАО, а в его отсутствие - секретарь ИК ЯНАО или один из членов ИК ЯНАО с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ИК ЯНАО осуществлял один из членов ИК ЯНАО с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении, выписке из протокола, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:

“Заместитель Председателя комиссии“ - в случае временного отсутствия Председателя ИК ЯНАО;

“Исполняющий обязанности Председателя комиссии“ - в случае отсутствия заместителя Председателя ИК ЯНАО и при наличии решения ИК ЯНАО о возложении на секретаря либо одного из членов ИК ЯНАО с правом решающего голоса функций Председателя ИК ЯНАО;

“Исполняющий обязанности секретаря комиссии“ - в случае наличия распоряжения Председателя ИК ЯНАО или исполняющего обязанности Председателя ИК ЯНАО о возложении на одного из членов ИК ЯНАО с правом решающего голоса функций секретаря ИК ЯНАО.

После подписания документы регистрируются с использованием АСД, электронная версия присоединяется к ЭРК. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.3.9. Постановления, выписки из протокола, поступившие в ходе заседания ИК ЯНАО, нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ИК ЯНАО.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой (например, 3/7).

Номер выписки из протокола состоит из номера протокола заседания ИК ЯНАО, порядкового номера выписки из протокола данного заседания, разделенных дефисом (например, 2-1).

Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.

7.3.10. Зарегистрированные документы подлежат хранению, а электронная копия передается в структурные подразделения Аппарата и ИЦ.

7.3.11. Копии постановлений (выписок из протокола) направляются в соответствии со списком рассылки в другие организации.

7.3.12. Копии постановлений ИК ЯНАО, выписок из протокола направляются отдельным гражданам в случае, если их обращение в ИК ЯНАО послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ИК ЯНАО.

7.3.13. Если копии постановления, выписки из протокола необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.

7.3.14. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки.

Изготовленный тираж передается для отправки.

Рассылка документов по электронной почте осуществляется ИЦ.

7.3.15. Файлы с текстами зарегистрированных постановлений и выписок из протокола заседания ИК ЯНАО обрабатываются для дальнейшего использования с применением компьютерных средств, размещения в сети Интернет и передачи для опубликования в журнале “Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа“.

7.4. Протокол заседания ИК ЯНАО

7.4.1. Протоколы заседаний ИК ЯНАО оформляются на бланках установленной формы в срок, не превышающий двух недель после дня заседания.

7.4.2. Текст протокола заседания ИК ЯНАО состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы Председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО и членов ИК ЯНАО, в том числе с правом совещательного голоса, руководителей структурных подразделений Аппарата и лиц, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.

7.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ИК ЯНАО по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования. По вопросу, связанному с обсуждением жалобы, заявления или обращения, поступивших в ИК ЯНАО, ведется подробный протокол с помощью расшифровки аудиозаписи заседания.

7.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем ИК ЯНАО.

7.4.5. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ИК ЯНАО.

7.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ИК ЯНАО и материалы к ним в течение одного года хранятся в отделе правового обеспечения и организационно-методической работы, а затем передаются в Архив.

7.4.7. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, выписок из протокола, принятых в ходе заседания ИК ЯНАО, особые мнения членов ИК ЯНАО и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.

8. Оформление распоряжений

8.1. Проекты распоряжений подготавливаются по поручению Председателя, заместителя Председателя или секретаря ИК ЯНАО либо по инициативе структурных подразделений Аппарата.

8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.6. В последнем пункте распорядительной части, как правило (или при необходимости), указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

8.7. Текст распоряжения печатается на бланке установленной формы. На каждом листе документа проставляется имя файла.

8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9. Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, руководителями соответствующих структурных подразделений и (или) членом ИК ЯНАО, курирующим соответствующее направление работы.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИК ЯНАО групп, советов, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза главного бухгалтера и начальника отдела правового обеспечения и организационно-методической работы ИК ЯНАО.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа распоряжения в нижней его части.

8.10. Распоряжения подписывает Председатель ИК ЯНАО. В его отсутствие распоряжения может подписывать заместитель Председателя ИК ЯНАО.

8.11. Распоряжения регистрируются с использованием АСД и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К ЭРК присоединяется электронная версия распоряжения.

8.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляются индексы “а“ - по вопросам предоставления отпусков, направления в командировки, “к“ - касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников Аппарата, наложения на них взыскания, “п“ - по основной деятельности.

8.13. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников Аппарата, наложения на них взыскания, направления их в командировки, готовятся ответственным за ведение кадровой работы ИК ЯНАО на основании соответствующих представлений руководителей структурных подразделений и представляются на подпись Председателю, заместителю Председателя ИК ЯНАО.

Проекты распоряжений о направлении членов ИК ЯНАО в командировки готовятся на основании соответствующих поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО.

8.14. Распоряжения по кадровым вопросам могут не содержать констатирующую часть и сразу начинаться с распорядительной части.

8.15. Распоряжения по кадровым вопросам регистрируются ответственным за ведение кадровой работы с использованием системы АСД-Кадры, а затем ЭРК экспортируются в ГАС “Выборы“.

8.16. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся в отделе кадров в течение срока, установленного номенклатурой дел Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, а затем передаются в Архив.

8.17. По вопросам установления ежемесячной доплаты к государственной пенсии и пенсии за выслугу лет Председатель ИК ЯНАО издает распоряжения, которые оформляются и регистрируются ответственным за ведение кадровой работы.

Распоряжения подписывает Председатель ИК ЯНАО.

Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях ИК ЯНАО;

поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний ИК ЯНАО;

поручения, содержащиеся в распоряжениях Председателя, заместителя Председателя ИК ЯНАО;

поручения Председателя, заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО, высказанные на оперативных совещаниях;

входящие документы и обращения граждан согласно Перечню подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (Приложение N 4) и резолюциям Председателя, заместителя Председателя или секретаря ИК ЯНАО;

исходящие документы, требующие ответа.

9.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют члены ИК ЯНАО, руководители структурных подразделений Аппарата, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением либо которые являются координаторами исполнения или ответственными за исполнение соответствующих документов.

9.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы ИК ЯНАО, осуществляют руководители структурных подразделений Аппарата, в которых подготовлены данные документы.

9.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и выписках из протоколов заседаний ИК ЯНАО, распоряжениях Председателя или заместителя Председателя ИК ЯНАО, поручений Председателя, заместителя Председателя, секретаря ИК ЯНАО, высказанных на оперативных совещаниях, определяются этими документами.

9.5. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан определяют руководители ИК ЯНАО исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в Приложении N 4.

9.6. Документы с пометками “Весьма срочно“, “Срочно“ предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой “Оперативно“ - десятидневный.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.7. Ответственность за внесение в ЭРК сроков исполнения документов возлагается:

на ответственного за делопроизводство;

на заместителя Председателя и секретаря ИК ЯНАО при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ИК ЯНАО, выписках из протоколов заседаний ИК ЯНАО.

9.8. Контроль сроков исполнения документов осуществляется централизованно секретарем ИК ЯНАО.

9.9. Ответственность за своевременное и полное внесение в ЭРК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за ведение делопроизводства.

9.10. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют на имя руководителя ИК ЯНАО докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с резолюцией “уководителя ИК ЯНАО о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в ЭРК. На основании указанной информации изменяется в ЭРК срок исполнения документа.

9.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка ответственного за исполнение о снятии документа с контроля, согласованная с координатором исполнения;

постановление ИК ЯНАО, выписка из протокола заседания ИК ЯНАО, распоряжение Председателя, заместителя Председателя ИК ЯНАО по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный Председателем, заместителем Председателя, секретарем или членом ИК ЯНАО;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

запись в ЭРК ответственным за исполнение документа об устном ответе, данном автору входящего документа, с пометкой о согласовании с координатором исполнения.

9.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

9.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд “Исполнен“ осуществляет ответственный за делопроизводство только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его ЭРК по указанию координатора исполнения.

9.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения ИК ЯНАО информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ИК ЯНАО о результатах исполнения.

9.15. При осуществлении контроля сроков исполнения документов ответственный за ведение делопроизводства взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата с использованием АСД.

9.16. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит:

Председателю, заместителю Председателя, секретарю ИК ЯНАО - информацию о количестве контрольных документов с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по структурным подразделениям Аппарата;

Руководителям структурных подразделений Аппарата - информацию о контрольных документах с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по которым они являются ответственными за исполнение.

10. Работа с документами

в структурных подразделениях Аппарата

10.1. Входящие документы, рассмотренные Председателем, заместителем Председателя и секретарем ИК ЯНАО, направляются для исполнения членам ИК ЯНАО и в структурные подразделения Аппарата только через ответственного за ведение делопроизводства.

10.2. Зарегистрированные документы передаются из одного структурного подразделения Аппарата в другое только через ответственного за ведение делопроизводства, который оформляет переадресование документов с использованием АСД.

10.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения Аппарата, в обязательном порядке направляются на регистрацию ответственному за ведение делопроизводства.

10.4. Руководители структурных подразделений Аппарата дают указания об исполнении поступивших к ним документов.

10.5. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов работнику, ответственному за делопроизводство, для внесения всех необходимых данных в ЭРК.

10.6. Работник, ответственный за делопроизводство, ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся у исполнителей.

10.7. В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает непосредственному руководителю и сообщает работнику, ответственному за делопроизводство.

10.8. Исполнители передают исполненные документы работнику, ответственному за делопроизводство, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ИК ЯНАО используются гербовые и другие печати и штампы.

11.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию руководителей ИК ЯНАО на основании заявок структурных подразделений Аппарата.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Председателя ИК ЯНАО изготавливается по согласованию с Председателем.

11.3. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях ИК ЯНАО, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.

11.4. На рассылаемых копиях постановлений ИК ЯНАО, выписок из протокола проставляется печать с надписью: “Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа. Для документов“.

На пакетах при отправке корреспонденции, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей, накладных проставляется печать с надписью: “Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа. Канцелярия“.

При заверении копий документов проставляются штампы “Копия“, “Верно“, а также штамп, содержащий заверительную подпись секретаря ИК ЯНАО и дату заверения.

11.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отделе прохождения документации. Печати и штампы выдаются работникам структурных подразделений Аппарата под расписку в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф “Для служебного пользования“, его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

11.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность секретарь ИК ЯНАО.

11.7. Пришедшие в негодность печати и штампы подлежат сдаче секретарю ИК ЯНАО и уничтожению, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов (приложение N 5) ставится соответствующая отметка.

11.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников Аппарата, в пользовании которых находятся печати и штампы.

12. Техническое обеспечение работы с документами

12.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение N 6 к Инструкции, а не приложение N 8.

12.1.1. Тексты документов и материалов проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) и выводятся на бланк ИК ЯНАО в структурных подразделениях Аппарата в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текстов (Приложение N 8).

12.1.2. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров. На каждой странице документа в правом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.

12.1.3. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

12.2. Копирование и тиражирование документов и материалов

12.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

12.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы ИК ЯНАО. Копирование и тиражирование иных материалов осуществляется по согласованию с секретарем ИК ЯНАО.

12.2.3. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

12.2.4. Документы, выносимые на рассмотрение ИК ЯНАО, тиражируются в первую очередь.

12.3. Диктофонная запись

12.3.1. Диктофонная запись заседаний ИК ЯНАО и других мероприятий, проводимых в ИК ЯНАО, осуществляется ответственным за ведение протокола.

Структурные подразделения Аппарата и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за три дня уведомляют ответственного за ведение протокола о необходимости диктофонной записи проводимых мероприятий.

12.3.2. При необходимости по решению ИК ЯНАО, указанию Председателя, заместителя Председателя или секретаря ИК ЯНАО производится расшифровка диктофонной записи заседания ИК ЯНАО и других мероприятий, проводимых в ИК ЯНАО.

Диктофонные записи заседаний ИК ЯНАО и иных мероприятий по минованию надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются. Исключение составляют диктофонные записи хода заседаний ИК ЯНАО по вопросам рассмотрения жалоб (обращений) граждан, а также обсуждения спорных вопросов, в том числе рассмотрение которых привело к особому мнению членов ИК ЯНАО. В этом случае диктофонные записи хранятся в электронном виде в течение одного года, а затем стираются.

13. Формирование дел, передача их в Архив,

использование архивных документов

13.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

13.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения Аппарата, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (Приложение N 7) и порядкового номера дела.

13.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается экспертной комиссией Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭК) по представлению Архива.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

13.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата на предстоящий календарный год составляется до 1 ноября текущего года, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется секретарю ИК ЯНАО (Приложение N 8).

Во вновь созданном структурном подразделении Аппарата номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется секретарю ИК ЯНАО.

13.1.4. Сводная номенклатура дел ИК ЯНАО составляется по согласованию с секретарем ИК ЯНАО ответственным за формирование и ведение архива. После рассмотрения и одобрения ЭК сводная номенклатура дел ИК ЯНАО утверждается Председателем ИК ЯНАО и вводится в действие с 1 января следующего года (Приложение N 9).

После утверждения сводной номенклатуры дел ИК ЯНАО в структурные подразделения Аппарата направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью “Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа. Канцелярия.“.

13.1.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем ИК ЯНАО и ответственным за формирование и ведение архива дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения Аппарата.

13.1.6. Резервные номера дел в сводной номенклатуре дел ИК ЯНАО и в номенклатурах дел структурных подразделений Аппарата не предусматриваются.

13.1.7. По окончании календарного года руководитель структурного подразделения Аппарата в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются ответственному за ведение архива.

13.2. Формирование дел в структурных подразделениях Аппарата

13.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В ЭРК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за формирование и ведение архива.

13.2.2. Исполненные документы формируются в дела руководителем структурного подразделения Аппарата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи ответственного за формирование и ведение архива.

13.2.3. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

13.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа; черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

13.2.5. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

13.2.6. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

13.2.7. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний ИК ЯНАО располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ИК ЯНАО помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ИК ЯНАО, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ИК ЯНАО, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.

Распоряжения Председателя, заместителя Председателя ИК ЯНАО по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и документами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В дело “Переписка“ документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

13.2.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

13.2.9. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой “Для служебного пользования“, то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой “Для служебного пользования“.

13.3. Экспертиза ценности документов

13.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ИК ЯНАО, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в Архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

13.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ИК ЯНАО создана постоянно действующая экспертная комиссия ИК ЯНАО по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ИК ЯНАО.

13.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК ИК ЯНАО, ответственным за делопроизводство, а также ответственным за формирование и ведение архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

13.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

13.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

13.3.6. По результатам экспертизы ценности документов ответственным за формирование и ведение архива составляются описи на дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения (Приложения N 10, N 11) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроками хранения до пяти лет составляются структурными подразделениями Аппарата.

Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем ИК ЯНАО.

13.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения “До минования надобности“ и тому подобных документов составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается руководителем этого структурного подразделения.

13.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

13.3.9. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.4. Оформление дел

13.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

13.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

13.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (более 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель.

13.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение N 12). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

13.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок структурного подразделения Аппарата и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

При изменении наименования структурного подразделения Аппарата в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке к старому наименованию структурного подразделения приписывается новое.

13.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (A2, A3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.4.7. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (Приложение N 13).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

13.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (Приложение N 14).

Лист-заверитель составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Аппарата. В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.

В листах-заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

13.5. Хранение документов и дел

в структурных подразделениях Аппарата

13.5.1. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Аппарата.

За сохранность документов и дел ответственность несут руководители структурных подразделений Аппарата.

Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Аппарата, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

13.5.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения Аппарата, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

13.6. Составление и оформление описей дел.

Передача дел в Архив

13.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурном подразделении Аппарата. Затем дела временного (5 лет и более) хранения сдаются в архив ИК ЯНАО по графику, утвержденному секретарем ИК ЯНАО.

13.6.2. Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой “До минования надобности“ хранятся в структурных подразделениях Аппарата до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

13.6.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата работник, руководитель структурного подразделения Аппарата, в течение одного месяца с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив ИК ЯНАО независимо от сроков хранения.

13.6.4. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного хранения на последнем листе внутренней описи делается запись (или проставляется штамп) “В Архив“, которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Аппарата. В делах временного хранения, подлежащих сдаче в архив ИК ЯНАО, отметка о списании делается на внутренней стороне обложки дела.

13.6.5. В структурных подразделениях Аппарата в конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения работниками, руководителями структурных подразделений Аппарата, составляются отдельные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (Приложения N 15, N 16). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает работник, ответственный за формирование и ведение архива.

13.6.6. Дела, оставленные на контроле в структурном подразделении, включаются в опись дел года. В графе “Примечание“ карандашом делается запись “н/к“ (на контроле).

13.6.7. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения Аппарата. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется “То же“, при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

13.6.8. В описи дел графа “Примечание“ используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

13.6.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается секретарем ИК ЯНАО.

13.6.10. При приеме дел в архив ИК ЯНАО ответственный за формирование и ведение архива проверяет правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в структурное подразделение Аппарата для устранения недостатков.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение N 17 к Инструкции, а не приложение N 20.

13.6.11. Передача дел осуществляется по описям дел или актам (Приложение N 20), которые подписывают представители структурного подразделения и ответственный за формирование и ведение архива, участвующие в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в архиве ИК ЯНАО, а другой - в структурном подразделении Аппарата, сдавшем дела.

13.6.12. При передаче дел в архив ИК ЯНАО, Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников структурного подразделения Аппарата и ответственного за формирование и “едение архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

13.6.13. На основании описей дел структурных подразделений Аппарата ответственный за формирование и ведение архива составляет годовые разделы сводных описей дел ИК ЯНАО постоянного и временного хранения, которые рассматриваются на ЭК.

13.6.14. По указанию руководителя структурного подразделения Аппарата к сданному в архив ИК ЯНАО делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело руководителем структурного подразделения Аппарата.

13.6.15. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются ответственным за формирование и ведение архива на государственное хранение в Архив Ямало-Ненецкого автономного округа по отдельной инструкции.

14. Формирование, ведение и хранение личных дел

14.1. Личные дела членов ИК ЯНАО и работников Аппарата ведутся отделом кадров. Личное дело состоит из следующих документов:

копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов ИК ЯНАО и работников Аппарата с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;

сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на государственную гражданскую службу по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);

сведения, сообщенные членами ИК ЯНАО, работающими на постоянной (штатной) основе, и работниками Аппарата об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;

справка о соблюдении ограничений, связанных с прохождением государственной службы ЯНАО;

медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной службы ЯНАО;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности ЯНАО или государственной должности государственной гражданской службы ЯНАО связано с использованием таких сведений;

копии наградных документов, если таковые имеются;

личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;

копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;

копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;

копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);

отзыв о служебной деятельности государственного служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия документов об изменении семейного положения;

копии свидетельств о рождении детей;

личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.

14.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в Архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.

14.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.

14.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.

На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.

На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в Архив дел. Опись дел подписывается работником отдела кадров и работником Архива.

При переходе государственного служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.

15. Оформление протоколов заседаний рабочих групп ИК ЯНАО

15.1. Протоколы заседаний рабочих групп оформляются на бланке установленной формы (Приложение N 2). Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

15.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

С новой строки после слова “Присутствовали“ перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ИК ЯНАО, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

15.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога “О“ или “Об“. По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

15.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ“, “ВЫСТУПИЛИ“, “РЕШИЛИ“, которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части “СЛУШАЛИ“ кратко излагается текст доклада. Инициалы и фамилию докладчика печатают с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка “Текст доклада прилагается“.

В части “ВЫСТУПИЛИ“ перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилию выступающего печатают с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка “Текст выступления прилагается“.

В части “РЕШИЛИ“ отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1 - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня, 1.2 - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

15.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

15.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности.

15.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках) с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите “Председатель“ указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите “Подпись“ наименования должностей располагаются на одном уровне.

15.8. Протоколы заседаний рабочей группы включаются в номенклатуру дел отдела правовой и организационно-методической работы.

15.9. Подлинные экземпляры протоколов заседаний рабочих групп вместе с приложенными к ним документами после окончания деятельности рабочей группы передаются в архив ИК ЯНАО.

16. Порядок работы с информацией,

содержащей персональные данные избирателей,

участников референдума

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление Центризбиркома РФ, утвердившее Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации “Выборы“, издано 23.07.2003, а не 28.02.2007 и имеет номер 19/137-4, а не 200/1254-4. Указанные реквизиты имеет постановление Центризбиркома РФ “О внесении изменений в Положение об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации “Выборы“.

16.1. Порядок работы с информацией, содержащей персональные данные избирателей, участников референдума, определяется Положением о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 6 ноября 1997 года N 134/973-2 (с изменениями, внесенными постановлениями ЦИК России от 29 апреля 2003 года N 5/37-4 и от 29 декабря 2005 года N 164/1084-4), Регламентом применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации “Выборы“ для решения задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии России от 28 февраля 2006 года N 172/1112-4 (далее Регламент), Положением об обеспечении безопасности информации в ГАС “Выборы“, утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 28 февраля 2007 года N 200/1254-4 (далее Положение), и Инструкцией по организации доступа к персональным данным и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой на комплексах средств автоматизации ГАС “Выборы“, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 3 ноября 2003 года N 49/463-4, постановлением Администрации от 10 марта 2006 года N 95-А “О мерах по реализации Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации“, постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 25 января 2006 года N 503 “Об обеспечении функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Ямало-Ненецкого автономного округа“.

16.2. Получение работниками информационного центра Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа носителей информации, содержащих сведения о гражданах от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов в соответствии с Положением осуществляется на бумажном носителе в машинописном виде, с предоставлением электронной копии сведений на машиночитаемых носителях. Каждая передача данных от местной администрации осуществляется с оформлением акта приема-передачи (приложение 18).

16.3. По результатам обработки сведений, полученных от глав местных администраций, работник информационного центра Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, исполняющий функциональные обязанности системного администратора муниципального образования, направляет главе местной администрации протокол по вводу в базу данных ГАС “Выборы“ сведений о гражданах Российской Федерации (приложение 19), с сопроводительным письмом на бланке информационного центра.

16.4. Все действия по обработке персональных данных должны выполняться работником информационного центра Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, исполняющим обязанности системного администратора муниципального образования. Учет выполненных работ ведется в журнале (приложение 20).

16.5. При выявлении некорректных сведений в персональных данных работник информационного центра Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, исполняющий функциональные обязанности системного администратора муниципального образования, незамедлительно направляет информацию об этом главе местной администрации муниципального района, городского округа для проверки. При этом вносится соответствующая запись в журнале учета (приложение 20).

16.6. Срок хранения актов и сведений, полученных от глав местных администраций, содержащих персональные данные, устанавливается не менее одного года. По истечении одного года акты и сведения уничтожаются, о чем составляется акт об уничтожении.

16.7. Сведения о численности избирателей, участников референдума, зарегистрированных на территории муниципального образования, по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года передаются работником информационного центра Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, исполняющим функциональные обязанности системного администратора муниципального образования в порядке, предусмотренном Регламентом, главе местной администрации соответствующего муниципального образования, района, городского округа по акту (приложение 21) на защищенном от записи машиночитаемом носителе, с сопроводительным письмом.

16.8. Передача информационных ресурсов ГАС “Выборы“, содержащих персональные данные, осуществляется, как правило, на оптических дисках средствами федеральной фельдъегерской связи, специальной связи или силами комиссий при обязательном обеспечении мер, гарантирующих сохранность и конфиденциальность передаваемой информации. Передача по каналам связи осуществляется исключительно с использованием средств криптографической защиты информации, настроенных в соответствии с действующей в ГАС “Выборы“ эксплуатационно-технической документацией.

16.9. Работники информационного центра обязаны хранить документы и информационные ресурсы ГАС “Выборы“, содержащие персональные данные, только на предварительно учтенных машиночитаемых (гибких и жестких магнитных дисках, оптических дисках) носителях или бумажных носителях. Учет носителей информации ведется в журнале установленной формы (приложение 22), отдельно от других документов. Обращение с документами и информационными ресурсами ГАС “Выборы“ должно исключать их хищение, несанкционированное копирование, подмену или уничтожение.

16.10. Изменения соответствующего территориального (регионального) фрагмента базы данных по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября каждого года передаются в вышестоящую избирательную комиссию. Передача должна сопровождаться Протоколом передачи фрагмента базы данных ГАС “Выборы“ (приложение 23) и сопроводительным письмом.

16.11. Информация об обмене данными между КСА ТИК ГАС “Выборы“ и КСА ИКСРФ ГАС “Выборы“ фиксируется в журналах работы КСА средствами СПО Подсистемы. Каждая запись в журнале включает дату, время и продолжительность выгрузки или загрузки данных, объем обмена в мегабайтах.

16.12. Помещения, где обрабатываются персональные данные и хранятся машиночитаемые носители и документы, содержащие персональные данные, оборудуются хранилищами носителей информации, обеспечивающими сохранность и защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа.

16.13. При получении от источников входной информации сведений о событиях, произошедших с гражданами Российской Федерации, временно находящимися на территории (части территории) соответствующего муниципального образования, системный администратор КСА ТИК ГАС “Выборы“ на основе указанных сведений создает электронную копию документа формата MSWord по формам, указанным в приложениях 1, 2 и 3 к Регламенту, соответственно. По завершении создания электронной копии системный администратор КСА ТИК ГАС “Выборы“ незамедлительно направляет указанные сведения на КСА ИКС РФ ГАС “Выборы“ с использованием электронной почты ГАС “Выборы“.

17. Ответственность

17.1. Члены ИК ЯНАО и работники Аппарата несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

17.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники структурных подразделений Аппарата могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

17.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей.

17.4. Ответственность, контроль и совершенствование организации делопроизводства в ИК ЯНАО возлагается на секретаря ИК ЯНАО.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания проверочно-экспертной

комиссии службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

N ________ Дата______________

Приложение N 1

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ <*>

--------------------------------

<*> Указанные документы передаются в структурные подразделения

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадров).

3. Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях по предназначению).

4. Поздравительные письма.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).

7. Печатные издания (учитываются в библиотеке).

8. Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению Интернет-сайта ИК ЯНАО (передаются в ИЦ).

9. Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации и т.п.

Приложение N 2

БЛАНК ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРОТОКОЛ---------

___________________ Салехард N ____________

Председатель комиссии

Секретарь комиссии

БЛАНКИ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ РАБОЧИХ ГРУПП

Эмблема Избирательной комиссии ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Рабочей группы по рассмотрению жалоб (заявлений), поступающих в

Избирательную комиссию Ямало-Ненецкого автономного округа---------

___________________ Салехард N ____________

Председатель

Секретарь

Эмблема Избирательной комиссии ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Рабочей группы по информационным спорам и иным вопросам

информационного обеспечения выборов, референдумов---------

___________________ Салехард N ____________

Председатель

Секретарь

Эмблема Избирательной комиссии ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

Контрольно-ревизионной службы при Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа---------

___________________ Салехард N ____________

Председатель

Секретарь

БЛАНК ПОСТАНОВЛЕНИЯ

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ---------

___________________ N _______

г. Салехард

Председатель комиссии

Секретарь комиссии

БЛАНК ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ---------

___________________ N ______

г. Салехард

Секретарь комиссии

БЛАНК РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ---------

___________________ Салехард N ____________

Председатель комиссии

ОБЩИЙ БЛАНК

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА--------------------

ул. Ямальская, 11 “Г“, г. Салехард, 629008, Телефон: (34922) 4-77-96; 4-77-62; 4-51-75

Факс: (34922) 4-09-99; Email: gasiksrf@yamalinfo.ru

______________ N _____________

На N ___________ от __________

Председатель комиссии

БЛАНК ИНФОРМАЦИОННОГО ЦЕНТРА

Герб ЯНАО

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР-----------

ул. Ямальская, 11 “Г“, г. Салехард, 629008, Телефон: (34922) 4-74-11, 4-19-64

Факс: (34922) 4-09-99; Email: gasiksrf@yamalinfo.ru

______________________________

На N ___________ от __________

Приложение N 3

-----------------------------------¬ -----------------------------------¬

¦ Избирательная комиссия ¦ ¦ Избирательная комиссия ¦

¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦ ¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦ ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ к N ____________________ от ¦ ¦ к N ____________________ от ¦

¦ _____________________ ¦ ¦ _____________________ ¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦Для ознакомления: ¦ ¦Для ознакомления: ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+---------------T------------------+ +-----------------T----------------+

¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦ ¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦

¦исполнителей ¦ ¦ ¦исполнителей ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦дата, подпись Ф.И.О.¦ ¦дата, подпись ¦ Ф.И.О.¦

L----------------------------------- L-----------------+-----------------

-----------------------------------¬ -----------------------------------¬

¦ Избирательная комиссия ¦ ¦ Избирательная комиссия ¦

¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦ ¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦ ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ к N ____________________ от ¦ ¦ к N ____________________ от ¦

¦ _____________________ ¦ ¦ _____________________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦Направить для исполнения: ¦ ¦Направить для исполнения: ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+---------------T------------------+ +----------------T-----------------+

¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦ ¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦

¦исполнителей ¦ ¦ ¦исполнителей ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +----------------+-----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦дата, подпись Ф.И.О.¦ ¦дата, подпись ¦ Ф.И.О.¦

L----------------------------------- L----------------+------------------

-----------------------------------¬ -----------------------------------¬

¦ Избирательная комиссия ¦ ¦ Избирательная комиссия ¦

¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦ ¦Ямало-Ненецкого автономного округа¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ¦ ¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ к N ____________________ от ¦ ¦ к N ____________________ от ¦

¦ _____________________ ¦ ¦ _____________________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+----------------------------------+ +----------------------------------+

¦Для ознакомления: ¦ ¦Для ознакомления: ¦

¦ ¦ ¦ ¦

+---------------T------------------+ +-----------------T----------------+

¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦ ¦Ф.И.О. ¦Текст резолюции ¦

¦исполнителей ¦ ¦ ¦исполнителей ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------“--+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------+------------------+ +-----------------+----------------+

¦ ¦ “аименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего внутреннюю опись

документов дела

Дата

Приложение N 14

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __

В дело подшито (вложено) и пронумеровано ________________________ листов(а)

(цифрами и прописью)

+ __________ (_________________) ______________ листов(а) внутренней описи,

В том числе:

Литерных листов: __________________________________________________________

Пропущенных номеров: ______________________________________________________

Конвертов с вложениями: ___________________________________________________

Фотографий: _______________________________________________________________

Поврежденных листов: ______________________________________________________

Наименование должности работника

________________________________ Подпись Расшифровка подписи

(дата)

Приложение N 15

Избирательная комиссия

Ямало-Ненецкого автономного округа

Название структурного подразделения

Аппарата

ОПИСЬ

дел постоянного хранения

за ____ год

------T-----------T-----------------T------------T-------------T----------¬

¦N п/п¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦Крайние даты¦Кол-во листов¦Примечание¦

+-----+-----------+-----------------+------------+-------------+----------+

¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦

+-----+-----------+-----------------+------------+-------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-----+-----------+-----------------+------------+-------------+-----------

В данную опись внесено ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя подпись Расшифровка подписи

описи

Начальник структурного подпись Расшифровка подписи

подразделения

Дата

Итого: _____________________________________________________________ дел(а)

(цифрами и прописью)

Сдал в архив Подпись Расшифровка подписи Дата

Принял в архив Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение N 16

Избирательная комиссия

Ямало-Ненецкого автономного округа

Название структурного подразделения

Аппарата

ОПИСЬ

дел временного (свыше 5 лет) хранения

за ____ год

------T-----------T-----------------T------------T-------------T----------¬

¦N п/п¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦Крайние даты¦Кол-во листов¦Примечание¦

+-----+-----------+-----------------+------------+-------------+----------+

¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦

+-----+-----------+-----------------+------------+-------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-----+-----------+-----------------+------------+-------------+-----------

В данную опись внесено ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя подпись Расшифровка подписи

описи

Начальник структурного подпись Расшифровка подписи

подразделения

Дата

Итого: _____________________________________________________________ дел(а)

(цифрами и прописью)

Сдал в архив Подпись Расшифровка подписи Дата

Принял в архив Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение N 17

Архив за ____ год _________________________________________________________

(наименование структурного подразделения Аппарата)

АКТ N ________

передачи в архив дел (документов)

Мы, нижеподписавшиеся, работник (должность, инициалы, фамилия) структурного подразделения (название) и работник (должность, инициалы, фамилия), ответственный за формирование и ведение архива ИК ЯНАО составили настоящий акт в том, что первый сдал, а второй принял:

----T-----T------------------T------T--------------------------T----------¬

¦N ¦Номер¦Заголовок дела ¦Кол-во¦Год, месяц ¦Примечание¦

¦п/п¦дела ¦ ¦дел +-----------T--------------+ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦начала дела¦окончания дела¦ ¦

+---+-----+------------------+------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-----+------------------+------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-----+------------------+------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-----+------------------+------+-----------+--------------+-----------

Итого: _____________________________________________________________ дел(а)

(цифрами и прописью)

Сдал Подпись Расшифровка подписи Дата

Принял в архив Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение 18

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление Центризбиркома РФ, утвердившее Положение о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, издано 06.11.1997, а не 29.12.2005 и имеет номер 134/973-II, а не 164/1084-4. Указанные реквизиты имеет постановление Центризбиркома РФ “О внесении изменений в Положение о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации“.

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации муниципального

образования _______________________________________

(наименование муниципального образования)

___________________________ /_____________________/

“_____“ ________________ 200__ г.

М.П.

АКТ N ___ от “____“ ___________ 200__ года

приема-передачи сведений о гражданах Российской Федерации

для формирования и ведения Регистра избирателей,

участников референдума на территории

_________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

Руководствуясь Положением о Государственной системе регистрации

(учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации,

утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской

Федерации от 29 декабря 2005 года N 164/1084-4, постановлением

Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 марта 2006 года N

95-А “О мерах по реализации Положения о Государственной системе регистрации

(учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации“,

постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от

25 января 2006 года N 503 “Об обеспечении функционирования Государственной

системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на

территории Ямало-Ненецкого автономного округа“, администрация

муниципального образования ________________________________________________

(наименование муниципального образования)

в лице ____________________________________________________________________

(наименование должности, Ф.И.О. должностного лица)

передает, а Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа в

лице ________________________ информационного центра Избирательной комиссии

(наименование должности)

Ямало-Ненецкого автономного округа ________________________________________

(Ф.И.О.)

принимает сведения о гражданах Российской Федерации для формирования и

ведения Регистра избирателей, участников референдума ______________________

(наименование района,

города)

за период с “____“ _________ 20__ г. по “____“ __________ 20__ г.

Сведения передаются:

1. На машиночитаемом носителе

тип носителя ______________________________________________________________

имя файла _________________________________________________________________

формат файла ______________________________________________________________

дата и время создания файла _______________________________________________

размер файла ______________________________________________________________

содержащем записей, всего: _______ (_____________________________________),

(цифрами и прописью)

в том числе:

о регистрации граждан по месту жительства ________ записей;

о регистрации по месту пребывания вынужденных переселенцев ___ записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства _________

записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства в связи

со смертью, в том числе в связи с решением суда об объявлении гражданина

умершим ________ записей;

о перерегистрации граждан по месту жительства в связи с изменением

места жительства в пределах территории муниципального района, городского

округа ________ записей;

о фактах замены паспорта ________ записей;

о фактах выдачи паспорта гражданину, не достигшему возраста 18 лет,

________ записей;

о гражданах, получивших гражданство Российской Федерации, ____ записей;

о гражданах, принятых на воинскую службу, поступивших в военные

учебные заведения, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда недееспособными, _______ записей;

о гражданах, признанных решением суда дееспособными, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда безвестно отсутствующими,

________ записей;

о гражданах, осужденных отбывать наказание в виде лишения свободы по

приговору суда, ________ записей;

о гражданах, сведения о которых откорректированы, _______ записей.

2. На бумажном носителе

на _________________________________ (____________________________) листах,

(цифрами и прописью)

содержащих записей, всего: _________ (___________________________________),

(цифрами и прописью)

в том числе:

о регистрации граждан по месту жительства ________ записей;

о регистрации по месту пребывания вынужденных переселенцев ___ записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства ________

записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства в связи

со смертью, в том числе в связи с решением суда об объявлении гражданина

умершим ________ записей;

о перерегистрации граждан по месту жительства в связи с изменением

места жительства в пределах территории муниципального района, городского

округа ________ записей;

о фактах замены паспорта ________ записей;

о фактах выдачи паспорта гражданину, не достигшему возраста 18 лет,

________ записей;

о гражданах, получивших гражданство Российской Федерации, ____ записей;

о гражданах, принятых на воинскую службу, поступивших в военные

учебные заведения, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда недееспособными, _______ записей;

о гражданах, признанных решением суда дееспособными, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда безвестно отсутствующими,

________ записей;

о гражданах, осужденных отбывать наказание в виде лишения свободы по

приговору суда, ________ записей;

о гражданах, сведения о которых откорректированы, _______ записей.

Передал: Принял:

От администрации муниципального От Избирательной комиссии ЯНАО

образования _________________________

(наименование муниципального

образования)

__________________________________

______________________________________ (должность)

(должность) информационного центра

Избирательной комиссии ЯНАО

______________________________________ __________________________________

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

Приложение 19

ПРОТОКОЛ N ___ от “____“ ___________ 200__ года

по вводу в базу данных ГАС “Выборы“ сведений о гражданах

Российской Федерации для формирования и ведения Регистра

избирателей, участников референдума на территории

____________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

Сведения о гражданах Российской Федерации для формирования и ведения

Регистра избирателей, участников референдума ___(наименование города,

района)__, полученные по Акту N ___ от “____“ __________ 200__ года приема-

передачи, обработаны.

Всего обработано в базе данных ГАС “Выборы“ _________ записей, в том

числе:

о регистрации граждан по месту жительства ________ записей;

о регистрации по месту пребывания вынужденных переселенцев ______

записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства ________

записей;

о снятии граждан с регистрационного учета по месту жительства в связи

со смертью, в том числе в связи с решением суда об объявлении гражданина

умершим ________ записей;

о перерегистрации граждан по месту жительства в связи с изменением

места жительства в пределах территории муниципального района, городского

округа ________ записей;

о фактах замены паспорта ________ записей;

о фактах выдачи паспорта гражданину, не достигшему возраста 18 лет,

________ записей;

о гражданах, получивших гражданство Российской Федерации, ______

записей;

о гражданах, принятых на воинскую службу, поступивших в военные

учебные заведения, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда недееспособными, ________

записей;

о гражданах, признанных решением суда дееспособными, ________ записей;

о гражданах, признанных решением суда безвестно отсутствующими,

________ записей;

о гражданах, осужденных отбывать наказание в виде лишения свободы по

приговору суда, ________ записей;

о гражданах, сведения о которых откорректированы, _______ записей.

Не обработано ________ записей по причине _____________________________

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________.

Передал: Принял:

От Избирательной комиссии ЯНАО От администрации муниципального

образования __________________________

(наименование муниципального

_________________________________ образования)

(должность)

информационного центра ______________________________________

Избирательной комиссии ЯНАО (должность)

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

Приложение N 20

Журнал

учета работы со сведениями,

содержащими персональные данные об избирателях

----T------T-----------T----------T---------T----------T----------T-------¬

¦ N ¦Дата, ¦ Краткое ¦ Кому ¦Регистра-¦Регистра- ¦Должность,¦Подпись¦

¦п/п¦время ¦содержание ¦адресовано¦ ционный ¦ ционный ¦ Ф.И.О. ¦ ¦

¦ ¦прове-¦ работ ¦ ¦ номер ¦ номер ¦ выпол- ¦ ¦

¦ ¦дения ¦ ¦ ¦внешнего ¦бумажного ¦ нявшего ¦ ¦

¦ ¦работ ¦ ¦ ¦ машино- ¦носителя, ¦ работу ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦читаемого¦ формат, ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦носителя,¦количество¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ его вид ¦ листов ¦ ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+---------+----------+----------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+---------+----------+----------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+------+-----------+----------+---------+----------+----------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+------+-----------+----------+---------+----------+----------+--------

Приложение N 21

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Избирательной комиссии

Ямало-Ненецкого автономного округа

_______________________ А.Н.Гиберт

“_____“ ________________ 200__ г.

АКТ N ___ от “____“ ___________ 200__ года

приема-передачи базы данных ГАС “Выборы“ в части информации

об избирателях, зарегистрированных на территории

________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

Руководствуясь Положением о Государственной системе регистрации

(учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации,

утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской

Федерации от 29 декабря 2005 года N 164/1084-4, Избирательная комиссия

Ямало-Ненецкого автономного округа в лице

___________________________________________________________________________

(наименование должности, Ф.И.О.)

передает, а администрация муниципального образования

___________________________________________________________________________

(наименование муниципального района, городского округа)

в лице ____________________________________________________________________

(наименование должности, Ф.И.О.)

принимает территориальный фрагмент Регистра избирателей, участников

референдума по состоянию на 1 января (июля) 200__ года по форме N 2.1 риур

на защищенном от записи машиночитаемом носителе.

База данных содержит сведения о __________________ избирателе.

(число записей БД)

После записи информации подготовленный компьютерный внешний носитель

информации (_______________) проконтролирован. Повреждения или другие

(наименование)

дефекты не обнаружены.

Передал: Принял:

От Избирательной комиссии ЯНАО От администрации муниципального

образования ____________________________

(наименование муниципального

_________________________________ образования)

(должность)

информационного центра ________________________________________

Избирательной комиссии ЯНАО (должность)

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

М.П.

Приложение N 22

ЖУРНАЛ

регистрации носителей информационных ресурсов ГАС “Выборы“

со сведениями, содержащими персональные данные

об избирателях

-----T-----T-----T-----T-----T------T-----T-----T-----T-----T------T------¬

¦Рег.¦Дата ¦ От- ¦ Вид ¦Коли-¦ N и ¦Учет-¦Кому ¦Дата ¦Дата ¦Ф.И.О.¦Ф.И.О.¦

¦ N ¦пос- ¦куда ¦носи-¦чест-¦ дата ¦ ный ¦пере-¦пере-¦ и N ¦пере- ¦полу- ¦

¦ ¦туп- ¦пос- ¦теля ¦ во ¦сопро-¦номер¦ дан ¦дачи ¦акта ¦ дав- ¦ чив- ¦

¦ ¦ления¦тупил¦ ¦носи-¦води- ¦носи-¦носи-¦носи-¦унич-¦ шего ¦ шего ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦телей¦тель- ¦теля ¦тель ¦теля ¦тоже-¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ного ¦ ¦ ¦ ¦ ния ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+-----+------+------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+-----+------+------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-----+-----+-----+-----+------+-----+-----+-----+-----+------+-------

Приложение N 23

ПРОТОКОЛ

передачи фрагмента базы данных ГАС “Выборы“

__________________

(дата составления)

Фрагмент базы данных ГАС “Выборы“ в части информации об избирателях

сформирован в соответствии с Положением о Государственной системе

регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской

Федерации по состоянию на ____ _________ 200__ года.

Наименование избирательной комиссии __________________________________.

Заводской номер КСА ________________.

После записи информации подготовленные компьютерные внешние носители

информации в количестве ________ штук проконтролированы. Повреждения или

другие дефекты не обнаружены.

Фрагмент базы данных ГАС “Выборы“ в части информации об избирателях

готов для передачи на КСА _____________________________________.

(наименование избирательной комиссии)

Ответственный за обеспечение

функционирования Государственной

системы регистрации (учета) избирателей

на территории __________________________ ___________ ___________

(наименование субъекта РФ) (подпись) (ФИО)

Системный администратор КСА ________________ _______________

(подпись) (ФИО)