Законы и бизнес в России

Постановление Администрации города Когалыма от 25.02.2009 N 341 “О регламенте рассмотрения обращений граждан в Администрации города Когалыма“

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОГАЛЫМА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 25 февраля 2009 г. N 341

О РЕГЛАМЕНТЕ РАССМОТРЕНИЯ

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОГАЛЫМА

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, в целях упорядочения работы Администрации города Когалыма с обращениями граждан:

1. Утвердить регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации города Когалыма (далее - Регламент) согласно приложению.

2. Заместителям Главы города Когалыма, руководителям структурных подразделений Администрации города Когалыма обеспечить надлежащее исполнение Регламента.

3. Заместителю Главы города Когалыма по общим вопросам (Г.Г.Николаева) внести соответствующие изменения в служебные контракты, должностные инструкции муниципальных служащих, осуществляющих рассмотрение обращений граждан в Администрации города Когалыма, а также обеспечить организационно-методическое руководство по
применению Регламента.

4. Управлению муниципальной службы и делопроизводства Администрации города Когалыма (Е.А.Оганесян) направить настоящее постановление в Департамент по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в порядке и сроки, предусмотренные распоряжением Главы города Когалыма от 30.12.2008 N 495-р “О мерах по формированию регистра муниципальных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры“.

5. Опубликовать настоящее постановление в газете “Когалымский вестник“.

6. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Главы города Когалыма Г.Г.Николаеву.

Глава города Когалыма

С.Ф.КАКОТКИН

Приложение

к постановлению Администрации

города Когалыма

от 25.02.2009 N 341

РЕГЛАМЕНТ

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОГАЛЫМА

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет процедуру приема, регистрации, рассмотрения, продления сроков рассмотрения обращений граждан, поступающих в адрес Главы города Когалыма, заместителей Главы города Когалыма, Администрации города Когалыма (далее - обращения граждан, обращение), а также осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан в Администрации города Когалыма.

1.2. Регламент не распространяется на поступившие документы и материалы граждан (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы), направленные в порядке судебного разбирательства.

1.3. Сотрудники Администрации города Когалыма при рассмотрении обращений граждан руководствуются настоящим Регламентом.

1.4. В настоящем Регламенте термин “обращение гражданина“ используется в значении, указанном в статье 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“.

1.5. Обращения граждан, в которых содержится информация о коррупционных правонарушениях, рассматриваются с учетом Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ “О противодействии коррупции“.

2. Прием и регистрация письменных обращений граждан

2.1. Регистрация письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, осуществляется отделом делопроизводства и контроля управления муниципальной службы и делопроизводства Администрации города Когалыма (далее - отдел делопроизводства и контроля).

2.2. Письменные обращения могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи
на официальные номера для приема письменных обращений, в электронном виде по электронной почте и на официальный веб-сайт Администрации города Когалыма по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.3. Регистрация обращений граждан осуществляется отделом делопроизводства и контроля в течение трех дней с момента их поступления.

2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются в отделе делопроизводства и контроля или должностными лицами, ответственными за прием обращений, в том числе при осуществлении личного приема гражданина. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается уведомление о получении письменного обращения (приложение 2 к настоящему Регламенту).

2.5. Регистрация письменных обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.6. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Общее число граждан, подписавших обращение, указывается в аннотации обращения.

2.7. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу.

Если гражданин к обращению приложил конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты, то конверты используются для отправления ответа гражданину. Неиспользованные чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.

2.8. Сотрудник отдела делопроизводства и контроля прочитывает обращение, проверяет правильность адресования корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип вопросов, проверяет историю обращения гражданина
на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, заносит информацию об обращении в электронную базу данных обращений с присвоением регистрационного номера, при этом в специализированной системе учета и контроля заполняет рубрикатор и вводит аннотацию обращения. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

2.9. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если ранее обращение было рассмотрено и гражданину направлен ответ.

2.10. При поступлении дубликата обращения делается отметка о его поступлении. Дубликаты приобщаются к предыдущему обращению с уведомлением автора о результатах их разрешений. Если дубликат поступил после рассмотрения основного обращения, то не позднее 10-дневного срока с момента поступления отдел делопроизводства и контроля направляет копию ответа с сопроводительным письмом, в котором указывается дата и исходящий номер ранее направленного ответа.

2.11. Сотрудник отдела делопроизводства и контроля осуществляет ввод необходимых примечаний в специализированную систему учета и контроля обращений, а также, по решению Главы города Когалыма, передает обращение должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, составляет карточку обращения.

2.12. На карточках обращений с поручениями о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп “Контроль“. На карточках обращений с поручениями, поступившими из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), проставляется штамп “Особый контроль“. В случае если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, на карточках обращений проставляется штамп “Контроль - срок“ с указанием срока исполнения (рассмотрения). Образцы штампов приводятся в приложении 3 к настоящему Регламенту.

2.13. Обращения
граждан, ошибочно поступившие, направляются отделом делопроизводства и контроля по указанному в обращении адресу с сопроводительным письмом, с последующим информированием гражданина.

3. Направление обращений граждан

должностному лицу для определения исполнителя

3.1. После регистрации отделом делопроизводства и контроля обращение гражданина вместе с карточкой обращения передается Главе города Когалыма для определения исполнителя.

3.2. Определение исполнителей не может превышать 7 дней, которые входят в основной срок (30 дней) рассмотрения обращения с момента его регистрации.

3.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Когалыма, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий исполнительный орган государственной власти или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным Главой города Когалыма. Уведомление гражданину о переадресации обращения направляется отделом делопроизводства и контроля. Карточка обращения, копии сопроводительного письма, обращения и приложенных к ним документов возвращаются в отдел делопроизводства и контроля для снятия с контроля.

3.4. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких структурных подразделений Администрации города Когалыма, копии обращения, прилагаемых к нему документов и материалов направляются отделом делопроизводства и контроля на рассмотрение структурным подразделениям и должностным лицам Администрации города Когалыма, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Подготовка необходимого количества копий осуществляется отделом делопроизводства и контроля.

Если по одному обращению определено несколько исполнителей, основным исполнителем считается должностное лицо Администрации города Когалыма, указанное первым в резолюции по карточке обращения.

3.5. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение должностным лицам Администрации города Когалыма и в структурные подразделения Администрации города Когалыма, в
компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается исполнителем гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.6. Обращения граждан для рассмотрения заместителям Главы города Когалыма и руководителям структурных подразделений Администрации города Когалыма передаются через отдел делопроизводства и контроля.

3.7. В поручении о рассмотрении обращения граждан могут быть указания, предусматривающие сокращенный срок исполнения поручения, рассмотрения обращения.

4. Рассмотрение обращений граждан

структурными подразделениями Администрации города Когалыма

4.1. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

4.1.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение.

4.1.2. В случаях, предусмотренных законодательством, запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в структурных подразделениях Администрации города Когалыма, в государственных органах и у должностных лиц по компетенции.

4.1.3. Обеспечивает подготовку письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“.

4.2. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, а также по информационным системам общего пользования в случае указания такой просьбы в обращении гражданина.

4.3. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 (тридцать) дней со дня регистрации обращения.

В установленный 30-дневный срок входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовка текста ответа, его возможное согласование, подписание и направление ответа гражданину.

В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с запросом документов и иных материалов, срок рассмотрения обращения может быть продлен Главой города Когалыма, по поручению которого рассматривается обращение, но не более чем на 30
дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется исполнителем письменно.

4.4. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения и представляет ее Главе города Когалыма, по поручению которого рассматривается обращение.

4.5. На основании служебной записки Главой города Когалыма принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения. Исполнитель обязан за 3 (три) дня до окончания срока рассмотрения обращения согласовать продление срока.

4.6. Глава города Когалыма вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

5. Оформление ответов на обращения граждан

5.1. Ответы на обращения граждан подписывает Глава города Когалыма.

5.2. Подготовку ответа обеспечивает заместитель Главы города Когалыма, руководитель структурного подразделения Администрации города Когалыма (должностное лицо), указанный в поручении. В случае если в поручении указано в качестве исполнителей несколько заместителей Главы города Когалыма или руководителей структурных подразделений Администрации города Когалыма (должностных лиц), ответ на обращение готовит заместитель Главы города Когалыма, руководитель структурного подразделения Администрации города Когалыма (должностное лицо), указанное в поручении первым.

5.3. Ответ на коллективное обращение направляется всем гражданам, указанным в обращении при указании адреса. Если в коллективном обращении указывается, кому из обратившихся граждан направить ответ, ответ направляется одному из граждан по указанному адресу.

5.4. Если письменное обращение поступило в адрес Главы города Когалыма по электронной почте, исполнителем готовится вариант ответа (разъяснение) для размещения его на официальном веб-сайте Администрации города Когалыма, без указания сведений, содержащих персональные данные, а также составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

5.5. Если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный и иной правовой акт, копия соответствующего акта с сопроводительным письмом направляется гражданину.

5.6. К ответу гражданину прилагаются подлинники документов,
приложенные к обращению. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они подлежат списанию в архив.

5.7. Подлинники обращений в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа “Подлежит возврату“ или специальной отметки в сопроводительном письме.

5.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, в нем указывается срок подготовки окончательного ответа.

После завершения рассмотрения обращения копия ответа и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в отдел делопроизводства и контроля.

5.9. Сотрудник отдела делопроизводства и контроля проверяет ответ на соответствие требованиям настоящего Регламента.

Документы, не соответствующие требованиям настоящего Регламента, возвращаются исполнителю для доработки.

Краткое содержание ответа вносится в специализированную систему делопроизводства “Письма и обращения граждан“.

6. Личный прием граждан

6.1. Личный прием граждан проводится заместителями Главы города Когалыма и руководителями структурных подразделений Администрации города Когалыма в соответствии с графиками приема граждан, утвержденными Главой города Когалыма.

6.2. Отдел делопроизводства и контроля в рамках организации личного приема граждан осуществляет:

оказание консультативно-правовой помощи;

документальное обеспечение личного приема граждан, которое включает в себя: регистрацию устных обращений (составление карточки личного приема), внесение информации о результатах рассмотрения обращения в электронную базу данных, формирование и ведение архива рассмотрения устных обращений в течение трех лет, с последующей передачей в архивный отдел Администрации города Когалыма;

контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших во время личного приема граждан, и исполнением поручений, данных в ходе личного приема;

информирование руководителей по итогам рассмотрения обращений граждан.

6.3. Устные обращения граждан подлежат регистрации путем составления карточки личного приема гражданина. Примерная форма карточки личного приема приводится в приложении 4 к настоящему Регламенту.

6.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные
в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.5. По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

6.6. Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает должностное лицо, проводившее личный прием.

Рассмотрение устного обращения гражданина считается завершенным, когда гражданину дан устный ответ (по его согласию) или направлен письменный ответ.

6.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, передается для регистрации в отдел делопроизводства и контроля.

7. Контроль за рассмотрением обращений граждан

7.1. Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан в Администрации города Когалыма в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ возлагается на управление муниципальной службы и делопроизводства Администрации города Когалыма.

7.2. Организация и обеспечение регистрации, учета и контроля за своевременным рассмотрением письменных обращений осуществляется отделом делопроизводства и контроля.

7.3. Организацию и контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений осуществляют заместители Главы города Когалыма и руководители структурных подразделений Администрации города Когалыма.

Приложение 1

к Регламенту рассмотрения обращений

граждан в Администрации города Когалыма

ИНФОРМАЦИЯ

ДЛЯ НАПРАВЛЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН ПО ПОЧТЕ,

ПО ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ, ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Почтовый адрес для направления обращений: 628486, ул. Мира, 24, г. Когалым, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская
область.

Контактные телефоны отдела делопроизводства и контроля Администрации города Когалыма для приема обращений граждан факсимильной связью, получения справочной информации:

8 (34667) 5 14 88, 2 00 98.

Адрес электронной почты для обращений: delo@admkogalym.ru.

Адрес электронного сервиса размещен на главной странице официального веб-сайта Администрации города Когалыма (www. admrogalym.ru).

Приложение 2

к Регламенту рассмотрения обращений

граждан в Администрации города Когалыма

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА

УВЕДОМЛЕНИЯ О ПОЛУЧЕНИИ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА

Уведомление о получении письменного обращения гражданина

Выдано ____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________________________________________________________________

Ваше обращение принято “_____“ _____________________ 20____ года, всего

на ____ листах.

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность, принявшего обращение)

Контактный телефон для получения справочной информации о регистрации

письменного обращения, о ходе рассмотрения обращения:

___________________________________________________________________________

“____“ ________________ 20__ год ________________

дата подпись

Приложение 3

к Регламенту рассмотрения обращений

граждан в Администрации города Когалыма

ОБРАЗЦЫ

ШТАМПОВ

---------------------------¬

¦Контроль ¦

L---------------------------

-------------------------------------¬

¦Особый контроль ¦

L-------------------------------------

-------------------------------------------------------¬

¦Контроль - срок _____________________________________ ¦

¦ ¦

L-------------------------------------------------------

Приложение 4

к Регламенту рассмотрения обращений

граждан в Администрации города Когалыма

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА

КАРТОЧКИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА

Карточка личного приема N ______

ФИО заявителя:

Адрес:

Вид: личный прием

Дата приема:

Социальное положение:

Льготный состав:

Характер вопроса:

Краткое содержание беседы:

Вид контроля:

Ход рассмотрения

Руководитель:

Резолюция:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Исполнитель Дата передачи Срок ответа Доп. контроль Дата

ответа

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Содержание ответа:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

С контроля снял