Постановление Правительства Амурской области от 23.05.2011 N 323 “Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти области“
ПРАВИТЕЛЬСТВО АМУРСКОЙ ОБЛАСТИПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 мая 2011 г. N 323
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“, Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденной постановлением губернатора Амурской области от 27 декабря 2007 г. N 700, Правительство Амурской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти области.
2. Рекомендовать руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований области принять правовые акты, регламентирующие порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрациях муниципальных районов и городских округов области.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя председателя Правительства области В.О.Капканщикова.
Губернатор
Амурской области
О.Н.КОЖЕМЯКО
Утверждена
постановлением
Правительства
Амурской области
от 23 мая 2011 г. N 323
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана на основании Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“, постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 “Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти“. Инструкция определяет общий порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, представленной в виде фото-, кино-, видео- и аудиопленок, машинных (магнитных, лазерных, оптических и других) носителей информации, а также документированной информации (далее именуются документы), в исполнительных органах государственной власти области и аппарате губернатора области и Правительства области (далее - организации).
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организации, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организациях в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией.
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования“.
1.5. Необходимость проставления на документах и снятия пометки “Для служебного пользования“ определяется его исполнителем и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:
губернатором области;
первым заместителем председателя Правительства области;
заместителями председателя Правительства области;
руководителем аппарата губернатора области и Правительства области;
руководителем исполнительного органа государственной власти области.
Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
1.6. Должностное лицо, принявшее решение о проставлении на документе пометки “Для служебного пользования“, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений по отнесению информации к служебной информации ограниченного распространения.
1.7. Сведения, указанные в документе с пометкой “Для служебного пользования“, без санкции должностного лица, указанного в п. 1.5 настоящей Инструкции, разглашению и размножению не подлежат. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.8. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
II. Порядок оформления и учета документов с пометкой
“Для служебного пользования“
2.1. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой “Для служебного пользования“, а также их доклад руководству, выдача исполнителям для работы, контроль за возвратом и наличием, хранение осуществляются структурными подразделениями организации, которым поручен прием и учет несекретной корреспонденции.
Поступающая корреспонденция “Для служебного пользования“ принимается и вскрывается сотрудником, которому поручена работа с этими материалами.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы (по журналу учета согласно приложению N 1), а также издания (по журналу учета согласно приложению N 2), при этом документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам. К регистрационному номеру документа добавляется пометка “ДСП“.
2.2. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой “Для служебного пользования“, составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем организации.
2.3. Передача документов с пометкой “Для служебного пользования“ на доклад руководству осуществляется ответственным работником под подпись в реестре установленной формы (приложение N 3), а для работы исполнителям - в графе журнала учета. Дела и издания с пометкой “Для служебного пользования“ выдаются работникам по карточке выдачи (приложение N 4). Во время работы документы с пометкой “Для служебного пользования“ располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.
2.4. Документы с пометкой “Для служебного пользования“ должны храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), исключающих доступ к ним посторонних лиц.
2.5. Документы с пометкой “Для служебного пользования“ печатаются с применением средств вычислительной техники, аттестованных на соответствие требованиям по безопасности информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и фамилию, номер телефона и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются в канцелярию для регистрации работнику, ответственному за их учет. После регистрации документа черновики подлежат уничтожению.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их утверждения или подписания. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами приобщается в дело.
2.6. Документы с пометкой “Для служебного пользования“ пересылаются сторонним организациям фельдъегерской почтовой связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
2.7. При необходимости направления документов с пометкой “Для служебного пользования“ в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ.
2.8. Исполненные документы с пометкой “Для служебного пользования“ приобщаются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка “Для служебного пользования“.
К работе с делами “Для служебного пользования“ допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица.
Допускается ведение дел по тематическому признаку ответственными исполнителями в структурных подразделениях организации.
2.9. Для проведения экспертизы ценности документов с пометкой “Для служебного пользования“, их отбора для уничтожения в организации создается экспертная комиссия. В состав экспертной комиссии включается не менее трех квалифицированных работников, которые могут правильно определить значение документов с пометкой “Для служебного пользования“ во всех сферах деятельности организации. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя организации.
2.10. Уничтожение документов, дел с пометкой “Для служебного пользования“, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который утверждается руководителем организации. В журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на номер акт.
2.11. Проверка наличия документов, дел с пометкой “Для служебного пользования“ проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем организации. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
2.12. О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю организации.
На утраченные документы, дела с пометкой “Для служебного пользования“ составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.
2.13. При снятии пометки “Для служебного пользования“ на документах, делах, а также в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
Приложение N 1
к Инструкции
Текст: “Количество экз.“, “Экз. номер“, “Количество листов“, в официальном тексте документа повернут против часовой стрелки на 90°.
ЖУРНАЛ
учета входящих (исходящих) документов
“Для служебного пользования“
----------------T----T-----------------T------------T-----------T----------T-----T----------T-------------T------------T-----------T---------------T----------¬
¦Регистрационный¦Дата¦ Откуда поступил ¦ Дата ¦ Вид ¦Количество¦Экз. ¦Количество¦Кому передан ¦ Подпись ¦ Отметка ¦ Отметка ¦Примечание¦
¦ номер ¦ ¦ документ ¦ и индекс ¦ документа ¦ экз. ¦номер¦ листов ¦на исполнение¦в получении,¦о возврате,¦ о подшивке, ¦ ¦
¦ ¦ ¦(или исполнитель)¦поступившего¦или краткое¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦ дата ¦ отправке ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦содержание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или уничтожении¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------T-------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Номер ¦Номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦листов ¦ ¦
+---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ ¦ ¦ 14 ¦
+---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+----+-----------------+------------+-----------+----------+-----+----------+-------------+------------+-----------+-------+-------+-----------
Приложение N 2
к Инструкции
Текст: “Количество экз.“, “Количество листов“, “Номера экз.“, в официальном тексте документа повернут против часовой стрелки на 90°.
ЖУРНАЛ
инвентарного учета письменных сброшюрованных
материалов “Для служебного пользования“
-----------T----T------------T--------------T-----------------T----------T----------T------T-----------------------------T-------------T----------¬
¦Порядковый¦Дата¦Наименование¦ Откуда ¦ Номер ¦Количество¦Количество¦Номера¦ Отправлено ¦ Номер акта ¦Примечание¦
¦ номер ¦ ¦ документа ¦ поступил ¦сопроводительного¦ экз. ¦ листов ¦ экз. +-----------T-----------------+ об ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ или каким ¦ письма и дата ¦ ¦ ¦ ¦Куда, кому ¦ Исходящий номер ¦ уничтожении ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦подразделением¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сопроводительного¦ данного ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ составлен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ письма ¦ экземпляра ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и дата ¦ ¦
+----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----T-----+-----------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----+-----+-----------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----+-----+-----------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----+-----+-----------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----+-----+-----------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+----+------------+--------------+-----------------+----------+----------+------+-----+-----+-----------------+-------------+-----------
Приложение N 3
к Инструкции
РЕЕСТР
документов, переданных на доклад ________________________
“__“ _____________ 20__ г.
--------T-------T--------T--------T-------------T------------T------------¬
¦ Номер ¦ Номер ¦ Номер ¦ Номер ¦ Подпись ¦ Подпись ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ вход. ¦ исход. ¦ инвен. ¦ в получении ¦ в обратном ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приеме ¦ ¦
+-------+-------+--------+--------+-------------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+-------+-------+--------+--------+-------------+------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-------+--------+--------+-------------+------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-------+--------+--------+-------------+------------+-------------
Приложение N 4
к Инструкции
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
дел, изданий с пометкой “Для служебного пользования“
------T------------------------------T-------------T-----------T----------¬
¦Номер¦Номер дела, номера экземпляров¦Подразделение¦ Подпись ¦ Подпись ¦
¦ п/п ¦ изданий и количество листов ¦ и фамилия ¦в получении¦о возврате¦
¦ ¦ ¦ ¦ и дата ¦ и дата ¦
+-----+------------------------------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----+------------------------------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+------------------------------+-------------+-----------+-----------