Законы и бизнес в России

Постановление главы администрации Старооскольского городского округа Белгородской обл. от 18.05.2011 N 1952 “Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги “Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела“

Вступает в силу со дня его официального опубликования (пункт 3 данного документа).

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СТАРООСКОЛЬСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 мая 2011 г. N 1952

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ “ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ

И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РАБОТЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ОТБОРУ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО

ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОДГОТОВКЕ ПЕРЕДАЧИ ИХ НА

ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЮ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО

ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ

ХРАНЕНИИ, ПОДГОТОВКЕ НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВОПРОСАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА“

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление правительства Белгородской области N 34-пп принято 29.01.2010, а не 24.01.2010.

В целях исполнения постановления правительства Белгородской области от 24 января 2010 года N 34-пп “О
системе мер по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Белгородской области на 2010 - 2012 годы“, руководствуясь Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, на основании Устава Старооскольского городского округа Белгородской области постановляю:

1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги “Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела“ (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа - руководителя аппарата администрации В.П.Заботина.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации

Старооскольского

городского округа

П.Е.ШИШКИН

Утвержден

постановлением

главы администрации

Старооскольского

городского округа

Белгородской области от

от 18.05.2011 N 1952

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ “ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ

И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РАБОТЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ОТБОРУ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ АРХИВНОГО

ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОДГОТОВКЕ ПЕРЕДАЧИ ИХ НА

ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЮ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО

ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ

ХРАНЕНИИ, ПОДГОТОВКЕ НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ПО ВОПРОСАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОГО ДЕЛА“

1. Общие положения

1.1. Цель разработки регламента

Административный регламент предоставления муниципальной услуги “Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов
по вопросам делопроизводства и архивного дела“ (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества оказания методической и практической помощи гражданам и организациям по вопросам архивного дела и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получатели муниципальной услуги (пользователи)

Получателями муниципальной услуги являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства;

- организации;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Правовые основания для предоставления

муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги “Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовки нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела“ (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 26.01.2009, N 4, ст. 445);

Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

законом Белгородской области от 03.07.2006
N 60 “Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области“ (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, N 87, июль, 2006);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“ (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893) (“Российская газета“, N 89, 20.05.2009).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.2. Наименование органа, предоставляющего

муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется администрацией Старооскольского городского округа через архивный отдел департамента по организационно-аналитической и кадровой работе администрации Старооскольского городского округа Белгородской области (далее - архивный отдел).

2.3. Результаты предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- проведение консультаций;

- подготовка заключений на предоставляемые к рассмотрению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного отдела Белгородской области инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах организаций;

- проведение обучающих семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов с раздачей методических рекомендации по теме (при необходимости).

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок
предоставления муниципальной услуги - 30 дней со дня регистрации заявления в архивном отделе.

Срок предоставления муниципальной услуги может устанавливаться по согласованию сторон.

2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых

для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является устное, письменное обращение (заявление) пользователя, а также обращение, поступившее по электронной почте в адрес архивного отдела о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела (приложение N 1). К заявлению могут быть приложены соответствующие документы (акты, инструкции, номенклатуры, описи, положения).

В заявлении пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии), год рождения;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации заявления;

- суть требуемой помощи, название документа, на который необходимо заключение;

- форма получения пользователем информации (устная консультация, методическая помощь, письменное заключение специалистов архивного отдела);

- дата и личная подпись пользователя.

2.6. Исчерпывающий перечень оснований для

отказа в приеме документов, необходимых для

предоставления муниципальной услуги

Заявление не принимается к рассмотрению в следующих случаях:

- если заявления пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если отсутствуют необходимые для подготовки заключения документы (инструкции, номенклатуры, описи, положения);

- если заявление пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в предоставлении муниципальной услуги

Если в заявлении содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник архивного отдела вправе принять решение о
безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одни и те же органы и организации или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.

Если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Начальник архивного отдела вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

2.8. Размер платы, взимаемой с пользователя

при предоставлении муниципальной услуги

Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.

2.9. Порядок информирования пользователей о правилах

предоставления муниципальной услуги

Сведения о местонахождении и графике работы архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте органов местного самоуправления Старооскольского городского округа www.oskolregion.ru.

Местонахождение архивного отдела: Белгородская область, г. Старый Оскол, ул. Ленина, д. 45.

Почтовый адрес: 309514, Белгородская область, г. Старый Оскол, ул. Ленина, д. 46/17, администрация Старооскольского городского округа, архивный отдел.

Электронный адрес архивного отдела: arhiv@so.belregion.ru.

Телефон архивного отдела: (4725) 22-14-66.

Режим работы архивного отдела:

понедельник: 9.00 - 18.00 часов (перерыв: 13.00 - 13.45 часов);

вторник: 9.00 - 18.00 часов (перерыв: 13.00 - 13.45 часов);

среда: 9.00 - 18.00 часов (перерыв: 13.00 - 13.45 часов);

четверг: 9.00 - 18.00 часов (перерыв: 13.00 - 13.45 часов);

пятница: 9.00 - 16.45 часов (перерыв: 13.00 - 13.45 часов);

суббота, воскресенье - выходные дни.

График приема запросов:

вторник: 9.00 - 13.00 часов, 14.00 - 18.00 часов;

четверг: 9.00 - 13.00 часов, 14.00-18.00 часов.

Информирование о процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по почте;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения;

- на официальном сайте
органов местного самоуправления Старооскольского городского округа;

- на информационном стенде в помещении, предназначенном для приема документов от пользователей.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 40 минут.

Основными требованиями к информированию являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- удобство и доступность получения информации о процедурах;

- оперативность предоставления информации о процедурах.

Информирование по телефону осуществляется специалистом архивного отдела в соответствии с графиком работы архивного отдела. Специалист архивного отдела дает исчерпывающую информацию о процедуре предоставления муниципальной услуги.

Информирование при личном обращении осуществляется специалистом архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела.

При информировании о процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, составляющий 10 дней с момента регистрации обращения.

При информировании о процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес пользователя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

Информирование пользователя осуществляется на любой стадии предоставления муниципальной услуги.

2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется

муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для

заполнения запросов о предоставлении муниципальной

услуги, информационным стендам с образцами их

заполнения и перечнем документов, необходимых

для предоставления муниципальной услуги

Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления муниципальной услуги с учетом пешеходной доступности составляет не более 10 минут пешком.

На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

Доступ пользователей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами,
перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ пользователей.

Вход в архивный отдел оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию:

- наименование архивного отдела;

- режим работы архивного отдела.

Места информирования, ожидания оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами для возможности оформления документов;

- образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Информационные стенды должны быть максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, рекомендуется оборудовать информационные стенды карманами формата A4, в которых размещаются информационные листки.

На информационных стендах архивного отдела размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной услуги;

- извлечения из текста Регламента с приложениями.

В архивном отделе непосредственное взаимодействие специалистов с пользователями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста.

2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- отсутствие жалоб со стороны пользователей;

- удовлетворенность пользователей доступностью и качеством муниципальной услуги;

- предоставление муниципальной услуги на безвозмездной основе для пользователей.

3. Состав, последовательность и сроки

выполнения административных процедур,

требования к порядку их выполнения

3.1. Описание последовательности действий

при предоставлении муниципальной услуги

Организация исполнения муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (блок-схема, приложение N 3):

- регистрацию заявления, поступившего от пользователя;

- определение исполнителя муниципальной услуги;

- оказание методической помощи в форме консультирования юридических и физических лиц по устному обращению при личном приеме или по телефону;

- оказание методической помощи по заявлению, поступившему при личном приеме, по почте или в электронном виде;

- оказание методической (при необходимости - практической) помощи с выходом на место в организацию - источник комплектования архивного отдела и предприятие, находящееся в стадии банкротства;

- проведение обучающих семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов.

3.2.
Регистрация заявления, поступившего от пользователя

Юридическим фактом, основанием для начала административной процедуры является письменное заявление, поступившее от пользователя.

Должностное лицо, ответственное за прием, регистрацию заявлений, определяется должностной инструкцией, утвержденной заместителем главы администрации городского округа - руководителем аппарата администрации. Регистрация заявления является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе входящего номера, даты поступления и записью в книге учета запросов.

Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления запроса.

Результат выполнения административной процедуры - зарегистрированное заявление.

3.3. Определение исполнителя муниципальной услуги

Юридическим фактом, основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное заявление.

Определение исполнителя муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела в соответствии с компетентностью и должностными обязанностями специалиста архивного отдела.

Результатом определения исполнителя является проставление на зарегистрированном заявлении визы с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента регистрации заявления.

3.4. Оказание методической помощи в форме консультирования

юридических и физических лиц по устному обращению

при личном приеме или по телефону

Юридическим фактом, основанием для начала административной процедуры является устное обращение пользователя при личном приеме или по телефонному звонку.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения при личном приеме специалисты архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся лиц по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Ответ на обращение дается в день обращения.

Устные консультации не требуют последующего письменного оформления своего содержания.

Максимальное время, затраченное на административное действие, не должно превышать 20 (двадцати) минут.

Результатом выполнения административной процедуры является ответ на обращение пользователя.

Контроль
за выполнением административной процедуры осуществляет начальник архивного отдела.

3.5. Оказание методической помощи по письменному

заявлению, поступившему при личном приеме,

по почте или в электронном виде

Юридическим фактом, основанием для начала административной процедуры является поступление непосредственно исполнителю муниципальной услуги зарегистрированного и завизированного заявления.

Исполнитель готовит методические материалы (образцы бланков описей, актов, номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии и т.д.) и направляет их на почтовый или электронный адрес пользователей.

Для направления документов (инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии, положений об архиве, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу) на рассмотрение ЭПК архивного отдела Белгородской области исполнитель готовит заключение по результатам рассмотрения и вносит регистрационную запись в книгу учета.

Срок исполнения данной административной процедуры - 20 дней. Кроме того, срок может устанавливаться по согласованию сторон.

Результат выполнения административной процедуры - регистрационная запись в книге учета представленных на рассмотрение ЭПК архивного отдела Белгородской области инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии, положений об архиве, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Способ фиксации - заключение по результатам рассмотрения представленных документов.

Контроль за выполнением административной процедуры осуществляет начальник архивного отдела.

При поступлении в архивный отдел обращения пользователя по электронной почте обращение распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.6. Оказание методической (при необходимости -

практической) помощи с выходом на место в организацию -

источник комплектования архивного отдела и предприятие,

находящееся в стадии банкротства

Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является:

- поступление в архивный отдел заявления о необходимости оказания методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела с выходом на место (внеплановые посещения);

- посещение в соответствии с планом работы архивного отдела на текущий год.

В случае поступления заявления от предприятия, находящегося в стадии банкротства, к заявлению должны прилагаться документы, подтверждающие банкротство (решение арбитражного суда).

Решение о плановых и внеплановых посещениях для оказания методической помощи принимает начальник архивного отдела.

В ходе исполнения административной процедуры специалист архивного отдела:

- оказывает помощь в определении состава документов, подлежащих дальнейшему хранению;

- в случае, если предприятие не является источником комплектования архивного отдела, готовит проект договора о передаче дел на хранение;

- определяет обеспеченность организации нормативно-методическими документами в области делопроизводства и архивного дела, внедрение их в практику работы;

- дает рекомендации по обеспечению сохранности, соблюдению нормативных условий и нормативных режимов хранения и организации хранения архивных документов; при отсутствии ответственного за архив - рекомендации о возложении обязанностей о ведении архива и делопроизводства на должностное лицо;

- дает рекомендации по ведению учетных документов, составлению и оформлению описей дел, паспорта архива, ведению и качеству формирования наблюдательных дел.

Срок исполнения данной административной процедуры - 1 день.

Результатом выполнения административной процедуры является оказание методической (при необходимости - практической) помощи получателям муниципальной услуги.

Контроль за выполнением административной процедуры осуществляет начальник архивного отдела.

3.7. Проведение обучающих семинаров и совещаний

по вопросам организации делопроизводства и

ведомственного хранения документов

Юридическим фактом, основанием для начала административной процедуры, является:

- поступление в архивный отдел заявления юридического лица о проведении семинара (совещания) для группы не менее 10 человек;

- в соответствии с планом работы архивного отдела (проведения семинаров).

Основные мероприятия по организации и проведению семинара:

- определение состава оргкомитета и контингента участников, времени и места проведения семинара;

- разработка и утверждение программы семинара (совещания);

- проведение организационных мероприятий;

- проведение семинара, совещания;

- анализ и оценка работы совещания, семинара.

Основанием для отказа (для переноса) в проведении семинара является неукомплектованность группы для проведения семинара.

Срок исполнения данной административной процедуры зависит от объема предоставляемой методической информации и согласовывается с органами и организациями.

Результатом выполнения административной процедуры является проведение семинара или отказ в проведении семинара.

4. Формы контроля за исполнением

административного регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Белгородской области.

Архивный отдел осуществляет мониторинг исполнения поступивших запросов пользователей.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услугу формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие архивного отдела.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

решений и действий (бездействия) органа,

предоставляющего муниципальную услугу, а также

должностных лиц и муниципальных служащих

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, решения, принятые ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы, представленной пользователем лично или направленной в виде почтового отправления (приложение N 2).

В части досудебного (внесудебного) обжалования пользователь обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно в архивный отдел, непосредственно к начальнику архивного отдела, заместителю главы администрации городского округа - руководителю аппарата администрации, главе администрации Старооскольского городского округа.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных вопросов, о чем сообщается пользователю.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.

Порядок подачи, рассмотрения жалоб, направляемых в суды общей юрисдикции и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложение N 1

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

“Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации

и подготовке передачи их на постоянное

хранение, ведению учета документов Архивного

фонда Российской Федерации, находящихся

на временном хранении, подготовке

нормативных и методических документов по

вопросам делопроизводства и архивного дела“

Образец заявления юридического лица

Герб России,

герб Белгородской области

Российская Федерации

Белгородская область ____________________________________________

____________________________ (наименование организации, исполняющей

(наименование организации) функцию, или наименование должности и

____________________________ Ф.И.О. руководителя организации,

(почтовый адрес, NN телефона, исполняющей функцию)

факса)

ОКПО ______, ОГРН ________,

ИНН/КПП _________/_________

E-mail:

http:

____________ N ____________

На N _______ от ___________

Просим рассмотреть номенклатуру“ дел (инструкцию по делопроизводству,

опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, положение об

архиве, положение об экспертной комиссии) и дать заключение.

Приложение: на ___ л. в ___ экз.

________________________ __________________ ____________________

(наименование должности (подпись) (Ф.И.О.)

руководителя организации -

заявителя)

Ф.И.О. исполнителя

N телефона

Приложение N 2

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

“Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации

и подготовке передачи их на постоянное

хранение, ведению учета документов Архивного

фонда Российской Федерации, находящихся

на временном хранении, подготовке

нормативных и методических документов по

вопросам делопроизводства и архивного дела“

Образец жалобы для юридических и физических лиц

на действия (бездействие) и решения, принятые в

ходе исполнения муниципальной услуги

Исх. N __________ от ____________ _________________________________________

(наименование организации,

предоставляющей услугу)

Жалоба

Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица,

индивидуального предпринимателя:

___________________________________________________________________________

Местонахождение юридического лица, индивидуального предпринимателя

(фактический адрес), почтовый адрес физического лица:

___________________________________________________________________________

<*> Телефон: ______________________________________________________________

<*> Адрес электронной почты ______________________________________________,

<*> Код учета: ИНН ________________________________________________________

Ф.И.О. руководителя юридического лица _____________________________________

на действия (бездействие):

___________________________________________________________________________

(наименование организации или Ф.И.О. должностного лица организации,

исполняющего услугу)

Существо жалобы: __________________________________________________________

(краткое изложение обжалуемых действий (бездействий),

___________________________________________________________________________

указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно

___________________________________________________________________________

с действием (бездействием), со ссылками на пункты регламента)

___________________________________________________________________________

(перечень прилагаемой документации)

М.П. ________________

(подпись)

--------------------------------

Поля, отмеченные звездочкой <*>, не обязательны для заполнения.

Приложение N 3

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

“Оказание методической и практической

помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации

и подготовке передачи их на постоянное

хранение, ведению учета документов Архивного

фонда Российской Федерации, находящихся

на временном хранении, подготовке

нормативных и методических документов по

вопросам делопроизводства и архивного дела“

Блок-схема

последовательности действий предоставления муниципальной

услуги “Оказание методической и практической помощи в

работе по организации делопроизводства, отбору документов в

состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке

передачи их на постоянное хранение, ведению учета документов

Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на

временном хранении, подготовке нормативных и методических

документов по вопросам делопроизводства и архивного дела“

Условные обозначения

(-------------------)

( ) Начало или завершение административной процедуры

(-------------------)

--------------------¬

¦ ¦ Операция, действие, мероприятие

L--------------------

---------/--------¬

< > Ситуация выбора, принятие решения

L--------/---------

/------------------¬

/ ¦ Внешний документ (передача документа)

L--------------------

/------------------------------------¬

/ Заявление пользователя ¦

L------------------T-------------------

¦

(----------------------V----------------------)

( Начало исполнения муниципальной услуги: )

( в архивный отдел поступило заявление )

( пользователя )

(----------------------T----------------------)

¦

-----------------------V----------------------¬

¦Регистрация обращения (срок один рабочий день¦

¦ с момента поступления заявления) ¦

L----------------------T-----------------------

¦

-----------------------V----------------------¬

¦Рассмотрение заявления начальником архивного ¦

¦ отдела (срок один рабочий день с момента ¦

¦ передачи заявления после его регистрации) ¦

L----------------------T-----------------------

V

-----------------------/---------------------¬

-----------< Анализ тематики заявления. Принятие решения о >------¬

¦ ¦ возможности исполнения ¦ ¦

¦ L----------------------/---------------------- ¦

¦ ¦

¦ --------------------------------------------V------¬

¦ ¦ Исполнение муниципальной услуги ¦

¦ L--------T-----------------T----------------T-------

¦ ¦ ¦ ¦

¦ /----------------¬ ---------V--------¬ -------V--------¬ ------V------¬

¦ / Уведомление ¦ ¦ Оказание ¦ ¦ Проведение ¦ ¦ Проведение ¦

¦ ¦ пользователя о ¦ ¦ методической и ¦ ¦ консультации ¦ ¦ обучающего ¦

L>¦ невозможности ¦ ¦ практической ¦ ¦ ¦ ¦ семинара ¦

¦ исполнения ¦ ¦помощи (в т.ч. с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ муниципальной ¦ ¦ выходом в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ услуги ¦ ¦ организацию) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-T---------------- L----T--------T---- L-------T-------- L------T------

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ---------------------V-----¬ V-------------V----------------V--¬

¦ ¦ Подготовка заключения на ¦ ¦

¦ ¦согласование методических ¦ ¦

¦ ¦ и нормативных документов ¦ ¦

¦ ¦ на ЭПК архивного отдела ¦ ¦

¦ ¦ Белгородской области ¦ ¦

¦ L--------------------------- ¦

¦ ¦

¦ (---------------------------------------------) ¦

L------>( Исполнение муниципальной услуги завершено )<-----------

(---------------------------------------------)