Законы и бизнес в России

Постановление главы Судогодского района от 31.03.2008 N 505 “Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Судогодского района“

Вступил в силу со дня официального опубликования (пункт 3 данного документа).

ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ

ГЛАВА СУДОГОДСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 31 марта 2008 г. N 505

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В

АДМИНИСТРАЦИИ СУДОГОДСКОГО РАЙОНА

В целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации Судогодского района постановляю:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Судогодского района согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

3. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава Судогодского района

А.С.СТАРОДУБЦЕВ

Приложение

к постановлению

главы Судогодского района

от 31.03.2008 N 505

ПОРЯДОК

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ СУДОГОДСКОГО

РАЙОНА

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Судогодского района разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан и определяет
сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, а также правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации района.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации района организуется отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами в соответствии с:

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ (Собрание законодательства РФ, 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- постановлением главы района от 19.07.2007 N 1140 “Об инструкции по работе с документами в администрации Судогодского района“;

- постановлением главы района от 05.03.2008 N 375 “Об утверждении Положения об отделе организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами администрации Судогодского района“;

- постановлением главы района от 19.03.2008 N 418 “О регламенте работы администрации района“.

1.3. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в здании администрации района;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи.

1.4. Местонахождение администрации района: ул. Коммунистическая, д. 1, г. Судогда, 601351, телефон для справок: 8 (49235) 2-13-34. Адрес электронной почты: e-mail: sudogr@sudogr.sd.elcom.ru

1.5. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

II. Процедуры рассмотрения обращений граждан

2.1. Порядок рассмотрения обращений граждан включает следующие процедуры:

- прием и первичная обработка обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;

- направление обращений граждан на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в администрации района;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- оформление ответов на обращения граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения.

2.2. Прием и первичная обработка обращений граждан.

2.2.1. Основанием для рассмотрения обращений граждан является личное письменное или устное обращение гражданина в администрацию района или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других органов для рассмотрения по поручению.

2.2.2. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке
должно содержать либо наименование органа местного самоуправления района - администрация Судогодского района, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.2.3. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.

2.2.4. Работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания:

“Письма в адрес администрации Судогодского района нет“ с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе, второй приобщается к поступившему обращению.

2.2.5. Работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы
и работы с документами, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт, сообщает об этом заведующему отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

2.2.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами. По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ему ставится отметка с указанием даты приема обращения, подпись принявшего обращение.

2.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан.

2.3.1. Поступившие обращения граждан регистрируются в отделе организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами в течение 3 дней с момента поступления с использованием автоматизированной системы “Документооборот. Обращения граждан“ (далее - ДОГ).

2.3.2. Работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, ответственный за регистрацию обращений:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием даты и присвоенного письму регистрационного номера. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке системы “ДОГ“ указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них
снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

- прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп “Контроль“.

2.3.3. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является регистрация обращений в информационной системе и подготовка их к передаче на рассмотрение.

2.4. Направление обращений граждан на рассмотрение.

2.4.1. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района или ее должностных лиц, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

2.4.2. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

2.4.3. Жалоба не подлежит направлению на
рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

2.4.4. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 2.4.3 настоящего Порядка, невозможно направить жалобу на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.4.5. К обращениям, направляемым на рассмотрение в органы местного самоуправления и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, работником отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, осуществляющим аннотирование, оформляются сопроводительные письма. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение.

Сопроводительные письма подписываются главой района и заместители главы района в соответствии с распределением обязанностей. Уведомление заявителю о переадресации обращения подписывает заведующий отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются заведующим отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

2.4.6. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных обращений под роспись должностным лицам и в структурные подразделения администрации района, направление обращений для рассмотрения соответствующим органам местного самоуправления и должностным лицам.

2.5. Рассмотрение обращений граждан в администрации района.

2.5.1. Поступившие в администрацию района письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

2.5.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного абзацем 3 пункта 2.5.4 настоящего Порядка, срок рассмотрения
обращения гражданина может быть продлен главой района или заместителями главы района, но не более чем на 30 дней на основании соответствующей служебной записки ответственного исполнителя с обязательным уведомлением им гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

2.5.3. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается сотрудниками отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений и в государственные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее чем за семь дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

2.5.4. Структурное подразделение администрации района, должностное лицо, которым поручено рассмотрение обращения гражданина:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 2.5.6 - 2.5.10 настоящего Порядка;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.5.5. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел организационно-контрольной и кадровой
работы и работы с документами, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

2.5.6. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в орган в соответствии с его компетенцией.

2.5.7. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.5.8. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.5.9. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.5.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.5.11. Ответ на обращение, поступившее в администрацию района по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.5.12. В случае, если причины, по которым
ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию района.

2.5.13. Результатом рассмотрения обращений граждан в администрации района является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям.

2.6. Личный прием граждан.

2.6.1. Личный прием граждан осуществляется главой района, первым заместителем главы района, заместителями главы района и руководителями структурных подразделений согласно графику, утвержденному главой района на очередной месяц.

2.6.2. Личный прием граждан в администрации района организуется работниками отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, кроме выходных и праздничных дней. Предварительную запись на прием к главе района ведет главный специалист, секретарь-референт.

2.6.3. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.6.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документов, удостоверяющих их личности. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

2.6.5. Содержание устного приема заносится в карточку личного приема гражданина, которая ведется в электронной системе “Документооборот. Обращение граждан“. В случае повторного обращения работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы с документами осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

2.6.6. На граждан, записанных на прием к руководителям, дополнительно оформляются карточки личного приема на бумажном носителе.

2.6.7. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, поступившее в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и
не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6.8. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, какому структурному подразделению администрации района или должностному лицу будет поручено рассмотрение его обращения.

2.6.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6.10. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина принимает решение о постановке исполнения поручения по данному обращению на контроль.

2.6.11. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, отдел организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами оформляет рассылку документов.

2.6.12. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на контроль, подписываются должностными лицами, проводившими прием граждан.

2.6.13. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, направляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

2.6.14. Руководитель на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения (“Удовлетворено“, “Разъяснено“, “Отказано“, “Поставить на дополнительный контроль“), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.

2.6.15. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

2.6.16. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществлявшим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

2.7. Постановка обращений граждан на контроль.

2.7.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора области, заместителей Губернатора области, Председателя Законодательного Собрания и его заместителей, федеральных органов государственной власти.

2.7.2. Решение о постановке иных обращений и поручений на контроль вправе принять глава района, заместители главы района.

2.7.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

2.8. Оформление ответов на обращения граждан.

2.8.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции.

Ответы в органы государственной власти об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает глава района.

2.8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

2.8.3. В ответе в государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

2.8.4. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

2.8.5. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

2.8.6. Ответы заявителям и в органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по работе с документами в администрации Судогодского района, утвержденной постановлением главы района от 19.07.2007 N 1140 (с изменениями от 19.03.2008 N 442).

В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

2.8.7. Подлинники обращений граждан в органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа “Подлежит возврату“ или специальной отметки в сопроводительном письме.

2.8.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

2.8.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами, затем направляются должностному лицу, давшему поручение на рассмотрение обращения, которое указывает результат рассмотрения (“Удовлетворено“, “Разъяснено“, “Отказано“, “Поставить на дополнительный контроль“, “В дело“), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается. После этого они регистрируются в базе данных ДОГ.

2.9. Представление справочной информации о ходе рассмотрения обращения.

2.9.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.9.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет отдел организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами.

2.9.3. Справки по вопросам рассмотрения обращений граждан представляются работником при личном обращении или посредством телефона.

2.9.4. Справки представляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

2.9.5. При получении запроса по телефону работник отдела организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

2.9.6. Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

2.9.8. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами ежеквартально готовит отчет и информацию о работе по рассмотрению письменных и устных обращений граждан и доводит до сведения главы района.

2.9.9. Результатом представления справочной информации при личном обращении гражданина или по телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

2.10. Заключительные положения.

2.10.1. Соблюдение последовательности действий, определенных настоящим Порядком, принятие решений и соблюдение сроков исполнения осуществляется должностными лицами, структурными подразделениями администрации района, рассматривающими обращения граждан, а также отделом организационно-контрольной и кадровой работы и работы с документами в форме текущего контроля.

2.10.2. Должностные лица и муниципальные служащие администрации района несут ответственность за ненадлежащее исполнение настоящего Порядка рассмотрения обращений граждан в соответствии с действующим законодательством.