Законы и бизнес в России

Как правильно написать деловое письмо?

Деловое письмо представляет собой специализированный и очень важный инструмент деловой переписки, посредством которого осуществляется своеобразное удаленное взаимодействие между всеми участниками различных бизнес процессов. Сразу же нужно сказать о том, что при помощи деловых писем решаются различные вопросы, как организационного, так и юридического, а также коммерческого направления. Стиль делового письма отличается сдержанностью, точностью, строгостью, лаконичностью и ясностью. Чтобы написать деловое письмо нужно в первую очередь составить его структуру и проработать формулировки. Причем, нужно стараться максимально избегать сложных для понимания терминов.
Если Вам требуется квалифицированный Аутсорсинг охраны труда - ищите его на сайте standartk.ru. Профессиональный подход, приемлемые условия и высокое качество ждут Вас на предложенном сайте.

Как правильно составить деловое письмо?

Сразу же нужно сказать о том, что все деловые письма подразделяются на различные виды:
  1. Обычные письма, которые направлены одному адресату, и определяют четкое описание вопросов. В данном случае сохраняются основные черты точности, четкости и минимализма;
  2. Регламентированные письма. Нужно сразу же отметить, что данные письма используются в стандартных ситуациях, тем не менее, составляются они исключительно в соответствии с внутренним регламентом предприятия. То есть, в данном случае должны сохраняться жесткие требования по форме, структуре и содержанию;
  3. Нерегламентированные письма. Данный вариант предполагает, что письмо составляется в свободной форме. Тем не менее, нужно соблюдать установленные нормы лаконичности и делового стиля.
Заметим, что в принципе, форма делового письма не регламентируется законодательством, как например определенные бланки первичной документации или же формы договоров. Тут вы можете использовать различные варианты составления документа, но нужно помнить о том, что ваше письмо должно быть составлено таким образом, чтобы возникало желание дочитать его до конца.

Структура делового письма

  1. Обязательно нужно указать реквизиты отправителя. В настоящий момент по данному вопросу существует масса споров, тем не менее, все же лучше использовать стандартный вариант с применением реквизитов, чтобы получатель четко знал, от кого ему предоставлено то или же иное письмо. Фактически, указание реквизитов – это указание адресной информации;
  2. Нужно указать наименование организации-адресата. Вы должны понимать, что ваше письмо составляется в деловом стиле, а значит, получатель письма должен получить четкие и точные данные;
  3. Рекомендуется составить заголовок письма. В данном случае, указывается кратко информация о том, что содержит в себе данный документ. Например - претензия, запрос, предложение. То есть, как вы понимаете, формируется определенное указание на суть предоставленного письма;
  4. Составляется уважительное обращение к адресату, после чего, обязательно осуществляется составление описательной части. То есть, фактически, вы должны указать все данные, которые собирались изложить в документе;
  5. В заключении письма вы должны составить своеобразные выводы. Например, если речь идет о претензии, то вы должны указать на требования, которые предоставляете получателю, и указать на то, какие именно действия вы будете осуществлять в том случае, если никакой реакции на ваше письмо не последует. То есть, фактически, вы должны подытожить информацию, которая указана в письме.
Как вы понимаете, такая структура делового письма не является обязательной. Сегодня разработано много интересных технологий составления деловых писем, и вы смело можете использовать любую, так как они основаны на изучении современных тенденций в данной сфере деятельности. В тоже время, старайтесь выбирать ту методику составления документов, которая будет понятной и доступной именно для вас.